Kostenlose Inventurtabelle und Checkliste für Shopify-Shops

Laden Sie die Tabelle und die Checkliste herunter, kopieren Sie Ihre Lagerbestandsmengen aus Shopify in die Spalte Erwartet, blenden Sie diese Spalte aus, zählen Sie in Gezählt und lesen Sie dann Differenz. Rote Zeilen sind zu wenig, bernsteinfarbene sind zu viel. Zählen Sie die großen Lücken nach, bevor Sie in Shopify etwas ändern. Beide Dateien sind kostenlos, ohne Anmeldung.

• Die Inventurtabelle herunterladen (.xlsx)
• Die einseitige Checkliste herunterladen (PDF)

Was in der Tabelle steckt#

Eine Inventur ist eine Zählung dessen, was in Ihren Regalen liegt, verglichen mit dem, was Ihre Aufzeichnungen sagen. Die Datei hat drei Tabs. Anleitung erklärt die Schritte in einfachem Deutsch. Zählung ist dort, wo Sie arbeiten, eine Zeile pro Variante. Zusammenfassung liest den Tab Zählung und zeigt die Summen. Hier ist jede Spalte des Tabs Zählung.

Drei Dinge sind eingebaut. Gezählt akzeptiert nur ganze Zahlen ab 0. Eine Summenzeile bleibt unter der Kopfzeile auf dem Bildschirm. Der Tab druckt quer, eine Seite breit, mit wiederholter Kopfzeile auf jeder Seite. Es gibt keine Makros, denn eine Datei, die wir Ihnen senden, sollte nie Code auf Ihrem Computer ausführen.

Die Tabelle fasst 200 Zeilen. Sie ist für einen Abschnitt Ihres Bestands gemacht, nicht für einen ganzen Katalog auf einmal.

Ausfüllen: eine Blindzählung in fünf Schritten#

1. Kopieren Sie Erwartet aus Shopify. Gehen Sie zu Products, dann Inventory, dann Export, und wählen Sie All states für einen Standort. Kopieren Sie SKU, Produkt, Variante, Fachname und On hand (current) in die Tabelle. Notieren Sie Datum und Uhrzeit.
2. Löschen Sie die 8 Beispielzeilen. Markieren Sie die Zellen und drücken Sie Entf. Lassen Sie die grauen Spalten Differenz und Wertdifferenz in Ruhe, denn sie enthalten die Formeln.
3. Blenden Sie die Spalte Erwartet aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Ausblenden.
4. Zählen. Eine Person pro Regal. Tippen Sie, was Sie finden, in Gezählt. Tippen Sie 0 für ein leeres Regal.
5. Blenden Sie Erwartet wieder ein und lesen Sie das Ergebnis.

Eine Blindzählung heißt, dass die Zählenden die Antwort, die sie finden sollen, nicht sehen können. Wir empfehlen sie aus einem schlichten Grund. Wer 24 erwartet und 23 findet, zählt oft erneut, bis dort 24 steht. Das Ausblenden der Spalte nimmt diesen Sog weg.

Der Export von Shopify liefert Ihnen eine Spalte Bin name, sodass Regalbezeichnungen direkt aus Ihrem eigenen Katalog kommen können, wenn Sie Fächer nutzen. Wenn nicht, tippen Sie Ihre eigenen Regalnamen.

Durchgerechnetes Beispiel: die acht Zeilen in der Tabelle#

Die Beispielzeilen sind erfunden und mit BEISPIEL markiert. Sieben sind gezählt, eine nicht.

Der Tab Zusammenfassung addiert für Sie. Sie können es auch von Hand nachrechnen.

Gezählte Zeilen:       7
Zeilen mit Lücke:      5   (die Tasse in Grün, T-Shirt S, T-Shirt M, Tasche, Teller)
Stück zu viel:         1 + 3 = 4
Stück zu wenig:        2 + 3 + 3 = 8
Netto Stück:           4 - 8 = -4

Wert der Überbestände:    7,50 + 11,40 = 18,90
Wert der Fehlbestände:    -8,20 - 22,50 - 18,90 = -49,60
Nettowertdifferenz:       18,90 - 49,60 = -30,70

Die Tabelle zeigt netto minus 30,70 in Ihrer Währung (die Beispiele nutzen Dollar). Der Nettowert verdeckt, was passiert ist. Zwei Zeilen sind zu viel und drei zu wenig, und die Fehlbestände kosten mehr als das Doppelte dessen, was die Überbestände zurückbrachten. Lesen Sie die Zeilen, nicht nur die Summe.

Die Nachzählregel#

Zählen Sie vor dem Ändern von Shopify die Zeilen nach, die sich am meisten bewegt haben. Wir nutzen eine Regel mit zwei Teilen: Zählen Sie jede Zeile nach, die um 2 Stück oder mehr oder um $50 oder mehr im Wert abweicht. Es ist unsere Faustregel, kein Standard, legen Sie also Ihre eigene fest und halten Sie sie bei jeder Zählung gleich.

Im Beispiel schickt Sie das zu vier Zeilen zurück: die grüne Tasse (2 Stück), T-Shirt M (3 Stück), die Tasche (3 Stück) und der Teller (3 Stück). T-Shirt S weicht um 1 Stück im Wert von $7,50 ab und besteht damit.

Eine Prozentregel liegt bei kleinen Regalen falsch. Ein Stück zu wenig in einem Regal mit 6 sind 16,7 %, aber es ist ein Stück. Zwanzig zu wenig in einem Regal mit 400 sind 5 %, und es ist viel Bestand. Stück und Wert zusammen erfassen beides.

Ein Fehler, den Sie vermeiden sollten: auf jeder Zeile, die Sie nicht erreicht haben, 0 einzutippen, damit die Tabelle fertig aussieht. Eine 0 ist eine Zählung. Sie sagt „Ich habe nachgesehen, und da war keins“, und wird sie übernommen, setzt sie den Bestand auf nichts. Lassen Sie nicht erreichte Zeilen leer.

Die Zahlen zurück in Shopify bringen, ohne sie zu zerstören#

Die Tabelle schreibt nie nach Shopify. Sie haben zwei Wege.

Von Hand tragen Sie für jede Zeile, die sich bewegt hat, die korrigierte Menge ein. Bei einem Dutzend Zeilen ist das in Ordnung.

Per CSV nutzen Sie die Bestandsdatei von Shopify. Ihr Export hat eine Spalte On hand (current) und eine Spalte On hand (new). Tragen Sie Ihre gezählten Zahlen in On hand (new) ein und importieren Sie die Datei über Products, dann Inventory, dann Import. Laut dem Hilfecenter von Shopify vergleicht es, wenn beide Spalten in der Datei sind, Ihre erwarteten Zahlen mit den aktuellen, und Zeilen, die sich nach Ihrem Export geändert haben, werden übersprungen, mit einer E-Mail, die sie auflistet (Shopify help: inventory CSV, geprüft am 15. Okt. 2026). Das Zuordnen der Zeilen liegt bei Ihnen, weil die Tabelle und die Shopify-Datei unterschiedliche Spalten nutzen.

Hier ist, warum diese Prüfung wichtig ist. Angenommen, Shopify zeigte 12, als Sie kopierten, Sie zählten 10, und dann wurden zwei verkauft.

Erwartet 12, gezählt 10, Differenz -2
Shopify hält jetzt 10 (12 - 2 verkauft)
Regal hält 8 (10 gezählt - 2 verkauft)
Die gezählte Summe 10 schreiben: Shopify sagt 10, Regal sagt 8. Zwei zu hoch.
Die Differenz -2 schreiben:   10 - 2 = 8. Richtig.

Shopify überspringt diese Zeile beim Import, weil die aktuelle 10 nicht mehr zur 12 in Ihrer Datei passt. Exportieren Sie erneut oder tragen Sie minus 2 von Hand ein. Laut Shopify schaltet das Leeren von On hand (current) den Schutz ab, lassen Sie es also stehen.

Deshalb ist eine Zählung auch in einem kleinen Abschnitt am sichersten, in einer Sitzung abgeschlossen. Unser Artikel zum Zählen, während der Shop weiterverkauft, geht die Arithmetik genauer durch, und unser vollständiger Inventur-Ratgeber behandelt den Rest der Methode.

Wenn eine Tabelle nicht mehr ausreicht#

Eine Tabelle ist eine gute erste Zählung. Sie reicht nicht mehr aus, wenn:

• Das Hineinkopieren und Zurücktippen der Mengen mehr Zeit kostet als die Zählung. Bei 2.000 Varianten sind das 2.000 herauskopierte und 2.000 zurückgetippte Zahlen, plus ein Papierschritt, wenn Sie mit Klemmbrettern zählen.
• Während der Zählung weiter Bestellungen eingehen. Die Tabelle weiß nichts davon.
• Sie oft zählen. Wöchentliche Zählungen von ein paar hundert Zeilen bedeuten, jedes Mal die Tabelle neu zu bauen.
• Ein Tippfehler durchrutscht. Die Tabelle lehnt Text und negative Zahlen ab, kann aber nicht erkennen, dass 100 als 10 gemeint war.

Ein USB-Scanner kann einen Code in eine Zelle tippen, aber die Tabelle addiert pro Scan nichts zu Gezählt. Wägen Sie andere kostenlose Optionen ab, listet unsere Seite zu kostenloser Inventursoftware auf, worauf Sie achten sollten.

Wählen Sie morgen ein Regal. Zählen Sie es blind, notieren Sie die Lücke und zählen Sie dasselbe Regal nächste Woche erneut.