Foglio di calcolo e lista di controllo gratuiti per l'inventario dei negozi Shopify

Scarica il foglio e la lista di controllo, copia le tue quantità in giacenza da Shopify nella colonna Atteso, nascondi quella colonna, conta in Contato e poi leggi Differenza. Le righe rosse sono ammanchi e quelle ambra sono eccedenze. Riconta le differenze grandi prima di cambiare qualcosa in Shopify. Entrambi i file sono gratuiti, senza registrazione.

• Scarica il foglio di inventario (.xlsx)
• Scarica la lista di controllo di una pagina (PDF)

Cosa c'è nel foglio#

Un inventario è un conteggio di ciò che c'è sui tuoi scaffali, confrontato con ciò che dicono i tuoi record. Il file ha tre schede. Istruzioni spiega i passaggi in parole semplici. Conteggio è dove lavori, una riga per variante. Riepilogo legge la scheda Conteggio e mostra i totali. Ecco ogni colonna della scheda Conteggio.

Tre cose sono già integrate. Contato accetta solo numeri interi da 0 in su. Una riga dei totali resta sullo schermo sotto l'intestazione. La scheda si stampa in orizzontale, larga una pagina, con l'intestazione ripetuta su ogni pagina. Non ci sono macro, perché un file che ti inviamo non dovrebbe mai eseguire codice sul tuo computer.

Il foglio contiene 200 righe. È fatto per una sezione delle tue scorte, non per un intero catalogo in una volta.

Compilalo: un conteggio alla cieca in cinque passaggi#

1. Copia Atteso da Shopify. Vai su Products, poi Inventory, poi Export, e scegli All states per una sede. Copia SKU, prodotto, variante, nome del contenitore e On hand (current) nel foglio. Annota data e ora.
2. Cancella le 8 righe di esempio. Seleziona le celle e premi Canc. Lascia stare le colonne grigie Differenza e Differenza di valore, perché contengono le formule.
3. Nascondi la colonna Atteso. Clic destro sulla colonna e scegli Nascondi.
4. Conta. Una persona per scaffale. Digita ciò che trovi in Contato. Digita 0 per uno scaffale vuoto.
5. Mostra di nuovo Atteso e leggi il risultato.

Un conteggio alla cieca significa che chi conta non può vedere la risposta che ci si aspetta di trovare. Lo consigliamo per una ragione semplice. Chi si aspetta 24 e trova 23 spesso riconta finché non dice 24. Nascondere la colonna elimina quella spinta.

L'esportazione di Shopify ti dà una colonna Bin name, quindi le etichette degli scaffali possono venire direttamente dal tuo catalogo se usi i contenitori. Se no, digita i nomi dei tuoi scaffali.

Esempio svolto: le otto righe del foglio#

Le righe di esempio sono inventate e contrassegnate ESEMPIO. Sette sono contate e una no.

La scheda Riepilogo somma per te. Puoi rifarlo a mano.

Righe contate:        7
Righe con differenza: 5   (la tazza verde, maglietta S, maglietta M, borsa, piatto)
Unità in eccedenza:   1 + 3 = 4
Unità in ammanco:     2 + 3 + 3 = 8
Unità nette:          4 - 8 = -4

Valore delle eccedenze: 7,50 + 11,40 = 18,90
Valore degli ammanchi:  -8,20 - 22,50 - 18,90 = -49,60
Differenza netta di valore: 18,90 - 49,60 = -30,70

Il foglio mostra un netto di meno 30,70 nella tua valuta (gli esempi usano dollari). Il netto nasconde ciò che è successo. Due righe sono in eccedenza e tre in ammanco, e gli ammanchi costano più del doppio di ciò che le eccedenze hanno recuperato. Leggi le righe, non solo il totale.

La regola del riconteggio#

Prima di cambiare Shopify, riconta le righe che si sono mosse di più. Usiamo una regola in due parti: riconta qualsiasi riga con scarto di 2 unità o più, o di $50 o più in valore. È la nostra regola pratica, non uno standard, quindi fissa la tua e tienila uguale a ogni conteggio.

Nell'esempio, questo ti rimanda a quattro righe: la tazza verde (2 unità), maglietta M (3 unità), la borsa (3 unità) e il piatto (3 unità). Maglietta S ha uno scarto di 1 unità per $7,50, quindi passa.

Una regola in percentuale sbaglia con gli scaffali piccoli. Un'unità in ammanco su uno scaffale da 6 è 16,7%, ma è un'unità. Venti in ammanco su uno scaffale da 400 è 5%, ed è molta merce. Unità e valore insieme colgono entrambi i casi.

Un errore da evitare: digitare 0 su ogni riga a cui non sei arrivato, per far sembrare finito il foglio. Uno 0 è un conteggio. Dice “ho guardato e non ce n'era”, e se viene applicato porta le scorte a zero. Lascia vuote le righe non raggiunte.

Riportare i numeri in Shopify senza rovinarli#

Il foglio non scrive mai in Shopify. Hai due strade.

A mano, inserisci la quantità corretta per ogni riga che si è mossa. Va bene per una dozzina di righe.

Con CSV, usa il file di inventario di Shopify. La sua esportazione ha una colonna On hand (current) e una colonna On hand (new). Metti i tuoi numeri contati in On hand (new) e importa il file da Products, poi Inventory, poi Import. Il centro assistenza di Shopify dice che quando entrambe le colonne sono nel file, confronta i tuoi numeri attesi con quelli in diretta, e le righe cambiate dopo la tua esportazione vengono saltate, con un'e-mail che le elenca (Shopify help: inventory CSV, consultato il 15 ott 2026). Abbinare le righe spetta a te, perché il foglio e il file di Shopify usano colonne diverse.

Ecco perché quel controllo è importante. Diciamo che Shopify mostrava 12 quando hai copiato, hai contato 10 e poi due si sono vendute.

Atteso 12, contato 10, differenza -2
Shopify ora ha 10 (12 - 2 vendute)
Lo scaffale ha 8 (10 contate - 2 vendute)
Scrivere il totale contato 10: Shopify dice 10, lo scaffale dice 8. Due in più.
Scrivere la differenza -2:    10 - 2 = 8. Giusto.

Shopify salta quella riga all'importazione, perché il 10 in diretta non corrisponde più al 12 nel tuo file. Esporta di nuovo, o inserisci meno 2 a mano. Shopify dice che svuotare On hand (current) disattiva la protezione, quindi lasciala.

È anche per questo che un conteggio è più sicuro in una piccola sezione, finita in una seduta. Il nostro articolo su contare mentre il negozio continua a vendere ripercorre l'aritmetica più nel dettaglio, e la nostra guida completa all'inventario copre il resto del metodo.

Quando un foglio di calcolo non basta più#

Un foglio è un buon primo conteggio. Smette di bastare quando:

• Copiare le quantità dentro e ridigitarle costa più tempo del conteggio. Con 2.000 varianti, sono 2.000 numeri copiati fuori e 2.000 ridigitati, più un passaggio su carta se conti con le cartelline.
• Gli ordini continuano ad arrivare durante il conteggio. Il foglio non lo sa.
• Conti spesso. Conteggi settimanali di qualche centinaio di righe significano ricostruire il foglio ogni volta.
• Un errore di battitura passa. Il foglio rifiuta testo e negativi, ma non può sapere che 100 voleva essere 10.

Uno scanner USB può digitare un codice in una cella, ma il foglio non aggiungerà uno a Contato a ogni scansione. Se stai valutando altre opzioni gratuite, la nostra pagina sul software di inventario gratuito elenca cosa controllare.

Scegli uno scaffale domani. Contalo alla cieca, annota la differenza, poi riconta lo stesso scaffale la settimana prossima.