Shopify-Bestand stimmt nicht? 9 Ursachen

In diesem Artikel

Shopify und Ihr Regal weichen aus einem von drei Gründen voneinander ab. Bestand wurde ohne Buchung bewegt. Eine Buchung landete am falschen Ort. Oder eine Zählung wurde falsch übernommen. Unten stehen neun konkrete Ursachen innerhalb dieser drei, eine Prüfung für jede und eine 15-Minuten-Routine für ein Produkt.

Lesen Sie zuerst die Zahlen. Viele scheinbare Abweichungen sind zwei verschiedene Zahlen, die nebeneinandergestellt wurden.

Zuerst die Zahlen richtig lesen#

Shopify teilt die Menge an einem Standort in Zustände auf. Die Hilfeseite zu Bestandszuständen definiert sie so:

Verfügbar ist, was Sie noch verkaufen können.
Zugesagt ist für Bestellungen reserviert, die Sie noch nicht versandt haben, plus Entwurfsbestellungen und Umlagerungen, die als versandbereit markiert sind.
Nicht verfügbar wird aus Gründen wie Beschädigung, Qualitätskontrolle oder Sicherheitsbestand zurückgehalten.
Lagerbestand ist jede Einheit am Standort: zugesagt plus nicht verfügbar plus verfügbar.
Eingehend ist auf dem Weg per Umlagerung oder Einkaufsbestellung. Sie kann erst verkauft werden, wenn sie eingegangen ist.

Jetzt das Beispiel. Angenommen, ein Produkt zeigt in Ihrem Shop 14 verfügbar, 3 zugesagt und 2 nicht verfügbar.

Lagerbestand = 3 + 2 + 14 = 19

Physisch haben Sie 14 Einheiten im Regal, 3 gepackte Bestellungen an der Packstation und 2 angeschlagene Einheiten im Ausschussfach. Womit Sie vergleichen, entscheidet, ob die Zahlen übereinstimmen.

Derselbe Bestand, drei Vergleiche. Nur einer der drei ist falsch.
Sie zählen	Sie erhalten	Vergleichen mit	Ergebnis
Nur das Regal	14	Lagerbestand (19)	„5 fehlen“, was falsch ist
Nur das Regal	14	Verfügbar (14)	Stimmt überein
Alles im Gebäude	19	Lagerbestand (19)	Stimmt überein

Verschiedene Ansichten und Werkzeuge können verschiedene Zustände zeigen, deshalb vergleicht man leicht das falsche Paar. Notieren Sie, bevor Sie nach einer Ursache suchen, welchen Zustand Sie vergleichen und was Sie gezählt haben.

In welche Richtung zeigt die Lücke?#

Lücke heißt gezählt minus Shopify. Eine Lücke von minus 6 bedeutet, dass im Regal 6 weniger liegen, als Shopify sagt. Das Vorzeichen grenzt die Suche ein.

Ein Ausgangspunkt, kein Urteil. Hinter einer Lücke können mehrere Ursachen stecken.
Lücke	Shopify ist	Zuerst prüfen bei
Negativ	Zu hoch	Beschädigter oder verlorener Bestand, Bundle-Teile, an einen anderen Standort getragener Bestand
Positiv	Zu niedrig	Nicht gebuchte Lieferungen, nicht wieder eingebuchte Retouren
Beides	In beide Richtungen falsch	Manuelle Änderungen, Apps, Barcodes, durch Überschreiben übernommene Zählungen

Neun Ursachen, mit je einer Prüfung#

1. Eine Lieferung wurde nicht oder falsch gebucht#

Shopify ist am Ende zu niedrig. Ein Karton wird geöffnet, eingeräumt und verkauft, und niemand hat ihn in Shopify hinzugefügt. Oder jemand hat Kartons als Stück gebucht: 4 Kartons mit je 12 als 4 eingegeben.

4 Kartons x 12 Stück = 48 Stück angekommen. 4 wurden gebucht. Lücke = 48 - 4 = 44.

Prüfung: Nehmen Sie Ihre letzten drei Lieferscheine. Suchen Sie für jeden den passenden Zugang im Bestandsverlauf der Variante an diesem Datum. Ein fehlender Zugang oder einer, der viel zu klein ist, ist Ihre Antwort.

2. Eine Retoure wurde nie wieder eingebucht#

Shopify wieder zu niedrig. Wenn Sie eine Bestellung erstatten, hat der Erstattungsbildschirm von Shopify eine Option zum Wiedereinlagern. Laut der Hilfeseite zu Erstattungen von Shopify ist sie standardmäßig ausgewählt und nur verfügbar, wenn Sie den Bestand der Artikel verfolgen. Man hakt sie leicht ab, solange man die Ware prüft, und dann kommt die Einheit auf dem Papier nie zurück. Ein Umtausch außerhalb von Shopify lagert nie etwas wieder ein.

Prüfung: Listen Sie die Erstattungen des letzten Monats auf. Suchen Sie für jede zurückgegebene Einheit, die wieder ins Regal kam, einen passenden Zugang im Verlauf.

3. Beschädigter oder verlorener Bestand wurde nie korrigiert#

Shopify zu hoch. Die zerbrochene Tasse kommt in die Tonne, und Shopify zählt sie weiter als verkäuflich. Shopify hat dafür einen Platz: Nicht verfügbarer Bestand wird aus Gründen wie Beschädigung zurückgehalten.

Prüfung: Schauen Sie in Ihr Ausschussfach und auf den Retourenstapel. Jede Einheit dort, die Shopify nicht als nicht verfügbar zeigt, ist Teil der Lücke.

4. Bestand wurde ohne Umlagerung an einen anderen Standort getragen#

An jedem Standort in eine andere Richtung, und beides hebt sich auf. Sie tragen 10 Einheiten vom Hinterzimmer auf die Verkaufsfläche. Shopify zeigt sie weiter im Hinterzimmer.

Prüfung: Addieren Sie die Zählungen beider Standorte für das Produkt. Ist das Hinterzimmer 10 zu niedrig und die Verkaufsfläche 10 zu hoch, stimmt die Summe, und nur die Orte sind falsch.

-10 + 10 = 0

5. Jemand hat die Menge von Hand geändert#

In beide Richtungen möglich. Jemand tippt 40, wo 4 gemeint waren, oder ändert den Lagerbestand, damit ein Bericht gut aussieht. Manche Änderungen sind ehrlich gemeint und trotzdem falsch.

Prüfung: Öffnen Sie den Korrekturverlauf der Variante. Laut dem Changelog von Shopify deckt die Tabelle auf Produkt- und Variantenseiten 180 Tage ab. Suchen Sie nach runden Zahlen und nach Änderungen ohne Bestellung oder Lieferung dahinter.

6. Eine App oder ein Vertriebskanal schreibt Mengen#

In beide Richtungen möglich. Alles mit Berechtigung zum Schreiben von Bestand kann Ihre Zahlen überschreiben oder ihnen hinterherhinken: ein Marktplatz-Connector, eine Lager-App, ein zweiter Shop.

Prüfung: Erstellen Sie eine Liste aller installierten Apps, die Bestand berühren. Suchen Sie dann im Verlauf nach Änderungen, die in einem Muster ankommen, etwa jede Nacht zur selben Stunde. Ein Muster bedeutet eine Maschine.

7. Ein Bundle hat seine Teile nicht abgebucht#

Shopify ist bei den Teilen zu hoch. Ein Bundle verkauft sich als ein Produkt. Ob die Teile den Bestand verlassen, hängt davon ab, wie das Bundle gebaut wurde. Ist es ein eigenes Produkt mit eigener Menge, bewegen sich die Teile nie.

Prüfung: Vergleichen Sie Verkäufe mit Bewegung. Angenommen, Sie haben 20 Bundles mit je 3 Tassen verkauft.

20 Bundles x 3 Tassen = 60 Tassen hätten den Bestand verlassen müssen.

Ist die Tassenmenge um 5 gesunken, zieht das Bundle nicht von ihr ab.

8. Ein Barcode zeigt auf das Falsche oder auf nichts#

In beide Richtungen möglich. Zwei Varianten können denselben Barcode tragen, sodass jeder Scan auf der ersten landet. Eine weitere Falle ist ein Code, der nur wie ein Barcode aussieht.

Angenommen, ein Shop hat seine Produkte 10000001, 10000002 und so weiter nummeriert und als achtstellige Barcodes gedruckt. Acht Ziffern sehen nach EAN-8 aus. EAN-8 hat als letzte Ziffer eine Prüfziffer. Um eine zu testen, gewichten Sie die ersten sieben Ziffern mit 3, 1, 3, 1, 3, 1, 3, addieren sie und nehmen die Zahl, die die Summe zum nächsten Vielfachen von zehn bringt.

1 0 0 0 0 0 0   x   3 1 3 1 3 1 3
3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3
Prüfziffer = 10 - 3 = 7

Ein echter Code, der mit 1000000 beginnt, würde auf 7 enden. Diese hier enden auf 1, sodass ein Scanner, der die Ziffer prüft, sie als Fehllesungen behandelt, und Regal und System nie zusammenfinden.

Prüfung: Exportieren Sie Ihre Varianten in eine Tabelle und sortieren Sie die Barcode-Spalte. Duplikate stehen nebeneinander. Scannen Sie dann drei Produkte aus dem Regal und sehen Sie, was erscheint. Haben Ihre Produkte noch keine echten Barcodes, erklärt unsere Seite zu Barcode-Etiketten, wie Sie welche erstellen.

9. Eine Zählung wurde als Summe übernommen#

In beide Richtungen möglich. Schreibt eine Zählung Ihre gezählte Zahl als neue Menge, wird jeder Verkauf und jede Lieferung nach dem Zählen ausgelöscht. Sie zählen 10, wo Shopify 12 sagte, verkaufen 2 und übernehmen am nächsten Morgen. Das Werkzeug schreibt 10. Im Regal liegen 8, und Shopify ist 2 zu hoch.

Prüfung: Suchen Sie Ihre letzte Zählung im Verlauf. Sehen Sie sich die Zeit der Zählung und die Zeit der Übernahme an. Jede Bestellung zwischen diesen beiden Zeiten kann gelöscht worden sein. Unser Artikel zum Zählen, während der Shop weiterverkauft, zeigt, wie Sie eine Zählung so übernehmen, dass diese Bestellungen erhalten bleiben.

Eine 15-Minuten-Prüfung an einem Produkt#

Nehmen Sie das Produkt, das Sie am meisten ärgert. Dann:

Zwei Minuten. Öffnen Sie die Variante. Notieren Sie Lagerbestand, verfügbar, zugesagt und nicht verfügbar für einen Standort.
Drei Minuten. Zählen Sie die Einheiten im Gebäude: Regal, gepackte Bestellungen, Ausschussfach. Ordnen Sie, was Sie zählen, dem richtigen Zustand zu, wie in der Tabelle oben.
Zwei Minuten. Berechnen Sie die Lücke: gezählt minus Lagerbestand.
Vier Minuten. Öffnen Sie den Korrekturverlauf. Suchen Sie für jeden Eintrag seit Ihrer letzten Zählung das Ereignis dahinter: ein Lieferschein, eine Erstattung, eine Bestellung. Markieren Sie Einträge ohne Ereignis.
Zwei Minuten. Prüfen Sie die anderen Standorte für das Produkt und prüfen Sie seinen Barcode auf Duplikate.
Zwei Minuten. Notieren Sie die Lücke, was Sie erklärt haben und was übrig ist.

Das sind 2 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 = 15 Minuten.

So kann es enden. Shopify zeigt 30 im Lagerbestand und Sie zählen 24.

Lücke = 24 - 30 = -6

Der Verlauf sieht normal aus. Im Ausschussfach liegen 4 Einheiten, die niemand korrigiert hat, was 4 der 6 erklärt. Zwei bleiben übrig.

6 - 4 = 2 Stück ungeklärt

Erzwingen Sie für die letzten zwei keine Antwort. Notieren Sie sie, korrigieren Sie und zählen Sie die Zeile nächste Woche erneut. Weicht sie wieder ab, haben Sie ein Muster, dem Sie nachgehen können. Wenn nicht, war es Rauschen.

Manche Lücken sind Timing, kein Verlust#

Eine Lücke ist nicht immer ein Verlust. Sie zählen um 10:40 Uhr, und um 10:41 Uhr kommt eine Bestellung. Eine Umlagerung ist auf einem Lkw, die Einheiten liegen also in keinem Regal. Shopify behandelt sie am Ziel als eingehend, und eingehende Einheiten können erst verkauft werden, wenn sie eingegangen sind. Eine Synchronisierung hinkt um Minuten hinterher.

Wie unterscheiden Sie Timing von Verlust? Zählen Sie dieselbe Zeile am nächsten Tag erneut. Eine Lücke, die sich geschlossen oder verschoben hat, war Timing. Eine Lücke, die stehen bleibt, ist Bestand.

Überspringen Sie an einem geschäftigen Tag also die Lücken von einem oder zwei Stück. Verfolgen Sie die Lücken, die sich wiederholen.

Drei Gewohnheiten, die der Drift vorbeugen#

Buchen Sie jede Lieferung am Tag ihres Eintreffens, bevor die Einheiten ins Regal kommen. Diese eine Gewohnheit beseitigt die größte Ursache auf der Liste.

Führen Sie ein einziges Fach für Retouren und ein einziges Fach für beschädigte Ware und leeren Sie beide am Ende jedes Tages in Shopify.

Schreiben Sie neben jede manuelle Änderung einen Grund, und sei es nur eine Zeile in einer gemeinsamen Notiz.

Was Sie zuerst zählen sollten und wann Sie nachzählen#

Zählen Sie das Hinterzimmer vor der Verkaufsfläche, denn dort warten Lieferungen, bevor sie jemand bucht. Zählen Sie danach Ihre Bestseller und dann die Produkte mit den größten Lücken in Ihrer letzten Prüfung.

Zählen Sie eine Zeile erneut, wenn sich ihre Lücke wiederholt, wenn sie negativ wird oder nach einer Umlagerung. Unser Leitfaden zum Bestandszählen in Shopify enthält die vollständige Routine, und der Plan fürs Zählen in Scheiben steht im Artikel zum Zählplan für zyklische Inventur.

Nehmen Sie sich heute ein Produkt vor, führen Sie die 15-Minuten-Prüfung durch und behalten Sie die Notiz. Damit haben Sie eine erste Zahl, mit der Sie nächsten Monat vergleichen können.

Häufige Fragen#

Warum zeigt Shopify einen anderen Bestand als den im Regal?

Bestand wurde ohne Buchung bewegt, eine Buchung landete am falschen Ort oder eine Zählung wurde falsch übernommen. Vergleichen Sie zuerst Gleiches mit Gleichem: Der Lagerbestand von Shopify enthält Einheiten in nicht versandten Bestellungen und als nicht verfügbar zurückgestellte Einheiten. Arbeiten Sie dann die Ursachen unten ab, beginnend mit Wareneingang und Retouren.

Was ist der Unterschied zwischen verfügbar und Lagerbestand in Shopify?

Der Lagerbestand ist jede Einheit an einem Standort. Das Hilfecenter von Shopify definiert ihn als zugesagt plus nicht verfügbar plus verfügbar. Verfügbar ist der Teil, den Sie noch verkaufen können, ohne Einheiten in nicht versandten Bestellungen und zurückgestellte Einheiten.

Warum enthält meine Bestandszahl Einheiten, die ich schon verkauft habe?

Einheiten in Bestellungen, die Sie noch nicht versandt haben, sind zugesagt, und zugesagte Einheiten sind Teil des Lagerbestands. Sie sind verkauft, aber noch in Ihrem Gebäude, daher zählt eine Zahl, die aus dem Lagerbestand gebildet wird, sie mit. Verfügbar lässt sie weg.

Wie weit zurück kann ich Bestandsänderungen in Shopify sehen?

Laut dem Changelog von Shopify deckt die Tabelle mit dem Korrekturverlauf auf Produkt- und Variantenseiten 180 Tage ab. Sie wurde am 8. November 2024 von 90 Tagen verlängert. Für eine ältere Lücke brauchen Sie Ihre eigenen Unterlagen, etwa die Lieferscheine der Lieferanten.