Bestand zählen, während Ihr Shopify-Shop geöffnet ist: so geht es

Ja, Sie können zählen, während weiter Bestellungen eingehen, wenn Sie die Zählung als Änderung und nicht als Summe übernehmen. Angenommen, Shopify zeigte 12, als Sie eine Zeile zählten, und Sie fanden 10. Übernehmen Sie das als „minus 2“. Jeder Verkauf und jede Lieferung, die vor Ihrem Abschluss eintrifft, bleibt erhalten. Schreiben Sie stattdessen „10“, löschen Sie sie.

Der Rest dieses Artikels zeigt, warum, mit Zahlen, die Sie nachrechnen können.

Eine Zählung ist ein Foto, und das Regal bewegt sich nach dem Auslöser#

Eine Inventur hält einen Moment fest. Sie zählen um 10:00 Uhr ein Regal. Um 10:40 Uhr kauft ein Kunde zwei. Am nächsten Morgen drücken Sie auf Übernehmen. Das Regal hat sich seit Ihrer Zählung verändert, Ihre Zählung nicht.

Shopifys eigener Leitfaden zum Zählen mit POS Quick Count empfiehlt, bei geschlossenem oder ruhigem Laden zu zählen. Er sagt auch, dass das Absenden einer Zählung den Bestand an das angleicht, was Sie gezählt haben, und dass Sie bei einem Verkauf zwischen Zählen und Absenden „den Artikel vielleicht nachzählen oder manuell korrigieren“ sollten. Das ist ehrlicher Rat für einen Laden mit Türen und Öffnungszeiten.

Ein Onlineshop hat keine Schließzeit. Bestellungen kommen um 3 Uhr nachts. Für solche Shops ist „zählen, wenn niemand kauft“ kein Plan.

Zwei Wege, eine Zählung zu übernehmen#

Überschreiben. Das Werkzeug nimmt Ihre gezählte Zahl und schreibt sie als neue Summe. Einfach, und nur richtig, wenn sich zwischen Zählen und Schreiben nichts bewegt hat.

Änderung. Das Werkzeug merkt sich, was Shopify im Moment des Zählens dieser Zeile zeigte. Das ist die Ausgangsbasis. Beim Übernehmen liest es die Menge, die Shopify jetzt hält, nimmt nur die Zählkorrektur zurück und lässt alles andere unberührt.

zu schreibende Menge = jetzt aktuell - Menge beim Zählen + gezählt

Lesen Sie es von links nach rechts. Beginnen Sie mit dem, was Shopify in dieser Sekunde hält. Ziehen Sie die Menge ab, die Shopify beim Zählen hielt. Addieren Sie, was Sie gezählt haben. Die Lücke zwischen den letzten beiden Zahlen ist die Korrektur, die Ihre Zählung gefunden hat. Alles, was dazwischen passiert ist, steckt schon in „jetzt aktuell“ und bleibt daher erhalten.

Durchgerechnetes Beispiel: 10 gezählt, 2 verkauft, am nächsten Morgen übernommen#

Shopify zeigte 12, als Sie die Zeile zählten. Sie fanden 10, die Zählung sagt also minus 2. Am Abend werden zwei Einheiten verkauft und die Bestellungen versandt. Am nächsten Morgen zeigt Shopify 10, und im Regal liegen 8.

Jetzt die beiden Methoden nebeneinander.

Überschreiben schreibt 10. Shopify sagt jetzt 10, und im Regal liegen 8. Shopify ist 2 zu hoch, und nichts weist darauf hin.

Änderung schreibt dies:

10 - 12 + 10 = 8

Shopify sagt 8. Im Regal liegen 8. Richtig.

Dieselbe Zählung, mit einer Lieferung#

Machen Sie es schwerer. Nach Ihrer Zählung kommen fünf Einheiten an und werden in Shopify gebucht. Die Ausgangsbasis ist weiter 12, Sie haben weiter 10 gezählt, und zwei Einheiten wurden weiter verkauft.

Jetzt aktuell:   12 - 2 + 5 = 15
Änderungsmethode: 15 - 12 + 10 = 13
Regal:           10 - 2 + 5 = 13

Die Änderungsmethode ergibt 13, und im Regal liegen 13. Überschreiben schreibt 10 und lässt Shopify um 3 zu niedrig.

Wenn das Ergebnis unter null fiele#

Angenommen, die Ausgangsbasis war 12 und Sie zählten nur 1, es fehlen also 11. Dann werden sechs verkauft. Jetzt aktuell ist 12 minus 6, also 6.

6 - 12 + 1 = -5

Sie können nicht minus 5 Einheiten halten. Es haben mehr das Regal verlassen, als Ihre Zählung dort fand, also stimmt etwas nicht: eine Fehlzählung oder Verkäufe, die von woanders versandt wurden. Ein gutes Werkzeug schreibt 0 und weist Sie auf diese Zeile hin. Lesen Sie eine auf null begrenzte Zahl nicht als sauberes Ergebnis.

Wessen Schuld ist die Lücke? Wareneingänge, Retouren und Umlagerungen stören Zählungen auch#

Den Verkäufen wird die Schuld gegeben, aber jede Änderung der Menge nach Ihrer Zählung hat dieselbe Wirkung. Eine in Shopify gebuchte Lieferung, eine wieder ins Regal gelegte Retoure, eine von einem anderen Standort erhaltene Umlagerung, eine manuelle Änderung. Die Änderungsmethode behält sie alle, weil sie Teil von „jetzt aktuell“ sind.

Sie kann keine Bewegung behalten, die niemand erfasst hat. Hier das Muster, das schiefgeht. Eine Lieferung von 5 steht auf dem Boden des Abschnitts, den Sie zählen, noch versiegelt in ihrem Karton, und niemand hat sie in Shopify gebucht. Sie öffnen den Karton, räumen die Einheiten ein und zählen sie. Ihre Zählung enthält 5, die Shopify nie gesehen hat. Später bucht jemand die Lieferung, und Shopify addiert erneut 5. Jetzt ist die Zeile um 5 zu hoch.

Zwei Gewohnheiten beheben das. Buchen Sie jede Lieferung ein oder legen Sie sie beiseite, bevor Sie den Abschnitt zählen. Oder lassen Sie Kartons versiegelt und außerhalb des Abschnitts, bis die Zählung übernommen ist.

Eine weitere Falle steckt im Wort „Menge“. Laut dem Hilfecenter von Shopify lässt die verfügbare Menge zugesagte Einheiten weg, also Einheiten in Bestellungen, die Sie noch nicht versandt haben (Bestandszustände). Diese Einheiten können physisch noch in Ihrem Gebäude liegen, gepackt in einem Karton an der Tür. Ein Werkzeug, das gegen den verfügbaren Bestand vergleicht, erwartet, dass diese gepackten Einheiten in Ihrer Zählung fehlen. Fragen Sie vor dem ersten Scan, welche Zahl Ihres nutzt.

In Abschnitten zählen, damit jeder kurz ist#

Eine lange Zählung ist eine riskante Zählung. Mit jeder Stunde, in der eine Zeile offen bleibt, kann sich mehr unter ihr bewegen. Schneiden Sie den Katalog daher in Stücke, die Sie abschließen können.

Wählen Sie den Schnitt, der dazu passt, wie Sie ohnehin über Bestand denken. Nach Kollektion, nach Lieferant, nach Tag, nach Regal oder Fach. Ein Bekleidungsshop zählt vielleicht eine Kollektion pro Tag. Ein Shop, der bei drei Lieferanten kauft, zählt vielleicht die Ware eines Lieferanten auf einmal. Unser Inventur-Ratgeber zeigt, wie Sie Abschnitte wählen, und die Seite zu zyklischen Zählungen behandelt einen rollierenden Plan.

Beginnen Sie mit den Schnelldrehern, denn sie bewegen sich in einer Stunde am meisten. Übernehmen Sie sie auch zuerst.

Eine kleine Zählung hat einen zweiten Vorteil. Weicht sie von Shopify ab, ist die Liste der Verdächtigen kurz.

Regeln für eine Zählung, die einen Tag oder länger offen bleibt#

Manche Zählungen gehen über eine Sitzung hinaus, besonders bei Tausenden von Varianten. Diese Regeln halten eine lange Zählung ehrlich.

1. Zählen Sie einen Abschnitt pro Sitzung und schließen Sie jede Zeile in dieser Sitzung ab. Kommen Sie Stunden später zu einer Zeile zurück und ändern die Zahl, vermischen Sie zwei Momente.
2. Buchen Sie Lieferungen, bevor Sie ihren Abschnitt zählen. Siehe das Muster oben.
3. Packen und versenden Sie die Bestellungen für Artikel im Abschnitt oder legen Sie sie beiseite. Dann bedeuten das Regal und die verfügbare Zahl dasselbe.
4. Übernehmen Sie am selben Tag, wenn möglich. Eine um 17 Uhr übernommene Zählung hatte Stunden zum Abdriften. Eine drei Tage später übernommene hatte Tage.
5. Löschen Sie eine fast fertige Zählung nicht, weil Sie sich vor dem Übernehmen scheuen. Ein Team zählt einen Tag lang, findet den Schritt Übernehmen beängstigend und sieht nur zwei Auswege: übernehmen oder löschen. Der Tag ist verloren. Speichern Sie die Zählung stattdessen, ohne Shopify zu ändern. In Binly heißt das Als geprüft markieren, und Wieder öffnen bringt sie später zurück zum Zählen.
6. Schreiben Sie Start- und Endzeit auf die Zählung. Wenn Sie einer Lücke nachgehen, lautet die erste Frage, was zwischen diesen Zeiten passiert ist.

Nach dem Übernehmen einige Zeilen in Shopify prüfen#

Eine Zählung ist erst fertig, wenn Shopify die richtige Zahl zeigt. Wählen Sie fünf Zeilen, darunter zwei mit großen Abweichungen, und öffnen Sie sie in Shopify.

Erwarten Sie nicht, dass Shopify Ihrer gezählten Zahl entspricht. Es sollte Ihrer gezählten Zahl plus allem entsprechen, was sich seitdem bewegt hat. Im ersten Beispiel haben Sie 10 gezählt, und Shopify zeigt 8, was richtig ist, weil zwei Einheiten verkauft wurden. Binly führt diese Prüfung nach dem Übernehmen selbst aus und meldet „In Shopify geprüft“ mit der Zahl der geänderten Zeilen, die jetzt stimmen. Ein manueller Blick auf fünf Zeilen lohnt sich trotzdem beim ersten Mal, wenn Sie einer neuen Methode trauen.

Was kein Werkzeug beheben kann#

Die Änderungsmethode behebt Timing. Sie behebt keine Zählung, die beim Zählen falsch war, keine Einheit, die das Gebäude ohne Erfassung verlassen hat, und keinen Karton, der beim Gehen zwischen Abschnitten wanderte. Jedes davon kann nach einer sorgfältigen Zählung eine Lücke hinterlassen, und unser Leitfaden dazu, warum der Shopify-Bestand nicht zum Regal passt, geht sie einzeln durch.

Zwei Grenzen, offen gesagt. Erstens kann ein spätes Nachzählen einer Zeile den Schutz aufheben. Angenommen, die Ausgangsbasis war 12 und Sie zählten um 10:00 Uhr 10. Zwei Einheiten werden verkauft, der aktuelle Stand ist also 10. Um 15 Uhr zählen Sie nach, finden 8 und tippen 8. Das Werkzeug misst das gegen die Ausgangsbasis von 10:00 Uhr.

10 - 12 + 8 = 6

Im Regal liegen 8, Shopify ist also um 2 zu niedrig. Die 8, die Sie getippt haben, enthalten die zwei Verkäufe schon, und die Formel zieht sie ein zweites Mal ab. Müssen Sie eine Zeile nach Verkäufen nachzählen, schreiben Sie eine Notiz an die Zählung und prüfen Sie diese Zeile danach in Shopify.

Zweitens ist Bestand im Transit für eine Zählung unsichtbar. Einheiten auf einem Lkw sind weder in Ihrem Abschnitt noch in Ihrem Regal, also kann nichts, was Sie scannen, sie erfassen.

Wählen Sie morgen einen Abschnitt, zählen Sie ihn in einer Sitzung von Anfang bis Ende, übernehmen Sie ihn und öffnen Sie fünf seiner Zeilen in Shopify. Dann wissen Sie, wie sich Ihr eigener Shop verhält.