Eine Einkaufsbestellung in Shopify erfassen: zu wenig, beschädigt, verspätet

Erfassen Sie, was Sie auf dem Tisch gezählt haben, nicht, was auf dem Lieferschein steht. Zählen Sie jede Position, tragen Sie angenommene und abgelehnte Einheiten getrennt ein und lassen Sie die Bestellung offen, wenn der Lieferant noch etwas schuldet. Nur angenommene Einheiten kommen in den Bestand. Wenn die Rechnung kommt, prüfen Sie sie vor dem Bezahlen gegen die angenommene Menge.

Drei Dokumente, drei verschiedene Wahrheiten#

Eine Lieferung kommt mit bis zu drei Papieren, und sie stimmen selten überein.

Die Einkaufsbestellung sagt, was Sie angefragt haben. Der Lieferschein sagt, was der Lieferant glaubt, gepackt zu haben. Die Rechnung sagt, was der Lieferant Ihnen berechnen wird. Keines sagt, was im Karton ist. Das sagt nur eine Zählung.

Das klingt offensichtlich, bis ein Dienstag mit sechs Kartons und einem wartenden Fahrer kommt. Der einfache Weg ist, den Lieferschein in Ihr System zu übertragen. Ein Team, das das tut, hat am Ende Bestand, der zum Papier passt und nicht zum Regal. Angenommen, der Lieferschein führt 24 Teller auf und drei kamen zerbrochen an. Das System zeigt jetzt 24, im Regal liegen 21, und niemand findet die Lücke bis zur nächsten Zählung, Wochen später, ohne Möglichkeit, sie nachzuverfolgen.

Legen Sie, bevor Sie etwas öffnen, die Einkaufsbestellung und den Lieferschein auf den Tisch, mit einem Smartphone oder Scanner zum Erfassen der Zahlen. Halten Sie einen Platz für Einheiten bereit, die Sie ablehnen werden. Enthalten Kartons 6 oder 12 Einheiten, zählen Sie Einheiten, nicht Kartons. Eine Kartonzahl in ein Stückfeld zu tippen ist ein leichter Weg, einen Wareneingang falsch zu erfassen.

Eine vollständige Lieferung erfassen#

Die meisten Lieferungen sind vollständig, machen Sie diesen Weg also schnell.

1. Öffnen Sie die Einkaufsbestellung für diesen Lieferanten.
2. Zählen Sie jede Position gegen das, was im Karton ist. Scannen Sie den Barcode, wenn das Produkt einen hat, oder tippen Sie die Zahl.
3. Vergleichen Sie Ihre Zählung mit dem Lieferschein. Stimmen sie überein, machen Sie weiter. Wenn nicht, zählen Sie diese Position einmal nach, bevor Sie etwas notieren.
4. Prüfen Sie die Summe gegen die Bestellung. Alles darunter ist eine Unterlieferung, alles darüber eine Überlieferung. Beide haben unten einen eigenen Abschnitt.
5. Speichern Sie den Wareneingang, damit die Mengen Shopify erreichen.
6. Wenn die Rechnung kommt, legen Sie sie neben den Wareneingang, nicht neben die Bestellung.

Schritt 3 verdient eine Regel.

Zuerst zählen. Danach den Lieferschein lesen. Lesen Sie zuerst den Lieferschein, sehen Ihre Augen 24 Teller, und Ihre Hände hören bei 24 auf.

Bei einer Palette mit 200 Positionen ist es langsam, jede Einheit an der Tür zu zählen. Unsere Sicht: Zählen Sie alles bei einem neuen Lieferanten und bei teuren Positionen und zählen Sie bei billigen Positionen eines Lieferanten mit sauberer Bilanz die Kartons. Das Risiko der Abkürzung ist klar: Sie erben die Fehler des Lieferanten. Entscheiden Sie das pro Lieferant und schreiben Sie die Entscheidung auf. Unsere Seite zum Erfassen von Einkaufsbestellungen per Scan zeigt denselben Ablauf auf einem Smartphone.

Was die Einkaufsbestellungen von Shopify leisten#

Das Hilfecenter von Shopify beschreibt den Wareneingang auf der Umlagerung, die mit einer Einkaufsbestellung verknüpft ist, nicht auf der Bestellung selbst (Shopify help: receiving inventory, geprüft am 14. Okt. 2026). Sie öffnen die Umlagerung, wählen Receive items und wählen für jede Position eine Aktion: annehmen, ablehnen oder stornieren.

Angenommene Einheiten werden am Zielstandort verfügbar. Abgelehnte Einheiten werden auf der Umlagerung vermerkt, fügen dem verfügbaren Bestand aber nichts hinzu. Die Umlagerung bleibt In Bearbeitung, bis jede Einheit abgerechnet ist, und Sie können jede Sendung beim Eintreffen erfassen. Menünamen ändern sich, prüfen Sie also die Seite für Ihren eigenen Shop.

Die Gewohnheiten rund um diesen Bildschirm sind in jedem Werkzeug dieselben, und um sie geht es im Rest dieses Artikels.

Zu kleine Lieferungen: erfassen, was ankam, die Bestellung offen halten#

Ein Lieferant sendet 120 Einheiten auf eine Bestellung über 200 und sagt, der Rest folge. Erfassen Sie 120. Lassen Sie 80 ausstehend. (Ausstehend heißt bestellt minus bisher angenommen.)

Erfassen Sie niemals 200, nur weil die Bestellung 200 sagt. Schließen Sie die Bestellung niemals, nur weil der Lieferant versprochen hat, den Rest zu senden. Ein Team, das eine zu kleine Bestellung schließt, verliert den Überblick über den Rest, und der Lieferant hat keinen Grund, ihn anzusprechen. Zwei Monate später fragt jemand, warum ein Produkt nicht auf Lager ist, obwohl „wir es bestellt haben“.

Ein Teilwareneingang gibt Ihnen einen Status, mit dem Sie arbeiten können: Diese Bestellung ist offen, diese Positionen sind komplett, diese Positionen sind noch geschuldet. Tragen Sie das erwartete Datum für den Rest in die Bestellung ein. Sagt der Lieferant, der Rest werde nie geliefert, bitten Sie um eine Gutschrift und schließen Sie die Position erst, wenn Sie sie haben.

Beschädigte, falsche oder zusätzliche Ware#

Beschädigte und falsche Ware hat zwei Zahlen, nicht eine: angenommen und abgelehnt.

Angenommene Einheiten liegen in Ihrem Regal und sind verkäuflich. Abgelehnte Einheiten kamen an und gingen dann zurück oder stehen in einer Ecke und warten auf ein Rücksendeetikett. Sie sind echte Einheiten, aber kein Bestand, und sie sollten keine Kosten in Ihre Bücher tragen. Erfassen Sie sie auf dem Wareneingang, damit der Verlauf zeigt, was der Lieferant tatsächlich gesandt hat, und halten Sie sie dann aus Ihrer Zählung heraus.

Abgelehnte Einheiten sind weiter geschuldet. Der Lieferant schuldet Ihnen Ersatz oder eine Gutschrift, die Position sollte sie also weiter als ausstehend zeigen. Behandeln Sie eine Ablehnung als „erhalten“, verlieren Sie den Anspruch, und lassen Sie sie aus dem Protokoll, verlieren Sie den Nachweis.

Kommt mehr an, als Sie bestellt haben, zählen Sie es, erfassen Sie es und sagen Sie es laut. Ein Lieferant, der 8 auf eine Bestellung über 6 sendet, hat 8 gesendet. Deckeln Sie den Eintrag bei 6, liegen zwei Einheiten in Ihrem Regal, von denen Ihr System nie gehört hat. Erfassen Sie die 8 und entscheiden Sie dann mit dem Lieferanten, ob Sie den Überschuss behalten und berechnet bekommen oder zurücksenden. Prüfen Sie den Lieferschein, bevor Sie annehmen. Ein zusätzlicher Karton kann ein Packfehler des Lieferanten oder ein Zählfehler bei Ihnen sein, und Sie wollen wissen, welches von beiden.

Beschädigung, die Sie nach dem Auspacken finden, ist ein anderer Fall. Der Wareneingang ist schon gespeichert, korrigieren Sie ihn also mit einer Bestandskorrektur und einem Grund („beschädigt“), und senden Sie dem Lieferanten die Fotos.

Durchgerechnetes Beispiel: zwei Positionen, eine zu klein, eine beschädigt#

Angenommen, eine Einkaufsbestellung hat zwei Positionen.

• Tassen: 120 bestellt zu je $4,10.
• Teller: 60 bestellt zu je $6,30.

Die Bestellsumme ist:

120 x $4,10 = $492,00
60 x $6,30 = $378,00
$492,00 + $378,00 = $870,00

Die Lieferung enthält 120 Tassen und 24 Teller. Drei der 24 Teller sind zerbrochen. Sie tragen Folgendes ein:

Die angenommene Ware ist wert:

120 x $4,10 = $492,00
21 x $6,30 = $132,30
$492,00 + $132,30 = $624,30

Tassen sind komplett. Teller nicht. Der Rest auf der Tellerposition ist:

60 - 21 = 39

Diese 39 sind zwei verschiedene Dinge. Drei sind die zerbrochenen Einheiten, für die der Lieferant Ihnen Ersatz schuldet, und 36 sind noch nicht geliefert. Ihr Wert ist:

39 x $6,30 = $245,70
Kontrolle: $378,00 - $132,30 = $245,70

Nun die Rechnung. Der Lieferant berechnet, was er gesandt hat, also 24 Teller, nicht 21:

24 x $6,30 = $151,20
$492,00 + $151,20 = $643,20
$643,20 - $624,30 = $18,90
3 x $6,30 = $18,90

Die Lücke von $18,90 entspricht den drei zerbrochenen Tellern. Das ist der Betrag, den Sie beim Lieferanten als Gutschrift oder Ersatz einfordern. Ohne die Zahl der abgelehnten Einheiten ist die Lücke auf der Rechnung ein Rätsel.

Was der Wareneingang mit den Kosten macht#

Der Wareneingang ist der Moment, in dem ein Preis in Ihre Bücher kommt, also auch der Moment, in dem ein falscher Preis hineinkommt.

Zwei Regeln decken das meiste ab. Erstens tragen abgelehnte Einheiten keine Kosten in den Bestand. Im Beispiel oben ist Ihr Bestand $624,30 wert, nicht $643,20. Zweitens ist der Stückpreis des Lieferanten nicht Ihr Einstandspreis. Fracht, Zoll und Gebühren gehören zu den Kosten dessen, was Sie angenommen haben. Unser Beispiel zum Einstandspreis rechnet das mit echten Zahlen durch.

Das Hilfecenter von Shopify sagt, dass Fracht, Zölle und andere Gebühren als Kostenanpassungen zu einzelnen Sendungen auf der verknüpften Umlagerung hinzugefügt werden können und dass die Umlagerung eine Kostenübersicht zeigt, mit der Sie die vereinbarten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen können. Die Seite sagt nicht, ob diese Anpassungen das Feld Cost per item am Produkt ändern. Testen Sie eine Bestellung, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wenn die Rechnung kommt, vergleichen Sie drei Zahlen: die Bestellsumme, den angenommenen Wert und die Rechnungssumme. In unserem Beispiel sind das $870,00, $624,30 und $643,20, und jede Lücke hat einen Grund, den Sie benennen können. Eine Lücke, die Sie nicht benennen können, ist die, der Sie nachgehen sollten.

Eine Checkliste für den Wareneingang in fünf Zeilen#

1. Zählen, bevor Sie den Lieferschein lesen.
2. Tragen Sie angenommene und abgelehnte Einheiten in getrennten Zeilen ein.
3. Lassen Sie die Bestellung für alles Ausstehende offen und notieren Sie das vom Lieferanten zugesagte Datum.
4. Halten Sie die drei Dokumente zusammen: Bestellung, Lieferschein, Rechnung.
5. Vergleichen Sie die Rechnung mit der angenommenen Menge, nicht mit der Bestellung.

Tun Sie es bei der nächsten Lieferung, die eintrifft. Wählen Sie einen Lieferanten, zählen Sie den Karton, bevor Sie den Lieferschein lesen, und notieren Sie jede Lücke, auch eine kleine. Nach ein paar Lieferungen wissen Sie, welchen Lieferanten Sie vertrauen können und welche an der Tür ein Nachzählen brauchen.