In questo articolo
Ricevi ciò che hai contato sul tavolo, non ciò che dice il documento di trasporto. Conta ogni riga, inserisci separatamente le unità accettate e quelle rifiutate e tieni aperto l'ordine se il fornitore ti deve ancora qualcosa. Solo le unità accettate entrano in magazzino. Quando arriva la fattura, controllala con il conteggio accettato prima di pagare.
Tre documenti, tre verità diverse#
Una consegna arriva con fino a tre fogli di carta, e raramente concordano.
L'ordine di acquisto dice cosa hai chiesto. Il documento di trasporto dice cosa il fornitore crede di aver imballato. La fattura dice cosa il fornitore ti fatturerà. Nessuno dice cosa c'è nella scatola. Solo un conteggio lo dice.
Sembra ovvio finché non arriva un martedì con sei colli e un autista che aspetta. La mossa facile è copiare il documento nel tuo sistema. Un team che lo fa finisce con scorte che corrispondono alle carte e non allo scaffale. Diciamo che il documento elenca 24 piatti e tre sono arrivati incrinati. Il sistema ora mostra 24, lo scaffale ne ha 21 e nessuno trova la differenza fino al conteggio successivo, settimane dopo, senza modo di rintracciarla.
Prima di aprire qualcosa, metti sul tavolo l'ordine di acquisto e il documento di trasporto, con uno smartphone o uno scanner per registrare i numeri. Tieni un posto per le unità che rifiuterai. Se i colli contengono 6 o 12 unità, conta unità, non colli. Un numero di colli digitato in un campo unità è un modo facile di sbagliare una ricezione.
Ricevi una consegna completa#
La maggior parte delle consegne è completa, quindi rendi veloce questo percorso.
- Apri l'ordine di acquisto di questo fornitore.
- Conta ogni riga rispetto a ciò che c'è nella scatola. Scansiona il codice a barre se il prodotto ne ha uno, o digita il numero.
- Confronta il tuo conteggio con il documento di trasporto. Se corrispondono, vai avanti. Se no, riconta quella riga una volta prima di scrivere qualsiasi cosa.
- Controlla il totale rispetto all'ordine. Qualsiasi cosa sotto è una consegna incompleta, e qualsiasi cosa sopra è una consegna in eccesso. Entrambe hanno una sezione a parte più sotto.
- Salva la ricezione così le quantità raggiungono Shopify.
- Quando arriva la fattura, tienila accanto alla ricezione, non accanto all'ordine.
Il passaggio 3 merita una regola.
Prima conta. Poi leggi il documento. Se leggi prima il documento, i tuoi occhi vedono 24 piatti e le tue mani si fermano a 24.
Su un bancale con 200 righe, contare ogni unità alla porta è lento. La nostra posizione è contare tutto per un nuovo fornitore e per le righe costose, e contare i colli sulle righe economiche di un fornitore con un buon storico. Il rischio della scorciatoia è chiaro: erediti gli errori del fornitore. Decidilo per fornitore e scrivi la decisione. La nostra pagina sulla ricezione di ordini di acquisto con scansione mostra lo stesso flusso su uno smartphone.
Cosa fanno gli ordini di acquisto di Shopify stesso#
Il centro assistenza di Shopify descrive la ricezione sul trasferimento di scorte collegato a un ordine di acquisto, non sull'ordine stesso (Shopify help: receiving inventory, consultato il 14 ott 2026). Apri il trasferimento, scegli Receive items e scegli un'azione per ogni riga: accettare, rifiutare o annullare.
Le unità accettate diventano disponibili alla sede di destinazione. Le unità rifiutate sono registrate sul trasferimento ma non aggiungono nulla alle scorte disponibili. Il trasferimento resta In corso finché ogni unità non è contabilizzata, e puoi ricevere ogni spedizione man mano che arriva. I nomi dei menu cambiano, quindi controlla la pagina per il tuo negozio.
Le abitudini intorno a quella schermata sono le stesse in qualsiasi strumento, ed è ciò che copre il resto di questo articolo.
Consegne incomplete: registra ciò che è arrivato, tieni aperto l'ordine#
Un fornitore spedisce 120 unità su un ordine da 200 e dice che il resto segue. Ricevi 120. Lascia 80 in sospeso. (In sospeso significa ordinato meno accettato finora.)
Non ricevere mai 200 perché l'ordine dice 200. Non chiudere mai l'ordine perché il fornitore ha promesso di mandare il resto. Un team che chiude un ordine incompleto perde traccia del saldo, e il fornitore non ha motivo di tirarlo fuori. Due mesi dopo qualcuno chiede perché un prodotto è esaurito se “l'abbiamo ordinato”.
Una ricezione parziale ti dà uno stato su cui lavorare: questo ordine è aperto, queste righe sono complete, queste righe sono dovute. Scrivi sull'ordine la data prevista per il saldo. Se il fornitore dice che il saldo non verrà mai spedito, chiedi una nota di credito e chiudi la riga solo dopo averla ricevuta.
Merce danneggiata, sbagliata o in eccesso#
La merce danneggiata e sbagliata ha due numeri, non uno: accettata e rifiutata.
Le unità accettate sono sul tuo scaffale e in vendita. Le unità rifiutate sono arrivate e poi sono state rimandate indietro, o stanno in un angolo in attesa di un'etichetta di reso. Sono unità reali, ma non sono scorte, e non dovrebbero portare un costo nei tuoi libri. Registrale sulla ricezione perché lo storico mostri ciò che il fornitore ha davvero inviato, poi tienile fuori dal tuo conteggio.
Le unità rifiutate sono ancora dovute. Il fornitore ti deve una sostituzione o una nota di credito, quindi la riga dovrebbe continuare a mostrarle come in sospeso. Se tratti un rifiuto come “ricevuto” perdi il diritto di reclamo, e se lo lasci fuori dal registro perdi la prova.
Quando arriva più di quanto hai ordinato, contalo, registralo e dillo ad alta voce. Un fornitore che spedisce 8 su un ordine da 6 ha spedito 8. Se limiti l'inserimento a 6, due unità stanno sul tuo scaffale senza che il tuo sistema lo sappia. Ricevi le 8, poi decidi con il fornitore se tenere l'extra e farti fatturare o rimandarlo. Controlla il documento di trasporto prima di accettare. Un collo in più può essere un errore di imballaggio del fornitore o un errore di conteggio da parte tua, e vuoi sapere quale.
Un danno che trovi dopo aver disimballato è un caso diverso. La ricezione è già salvata, quindi correggila con una rettifica di scorte e un motivo (“danneggiato”), e manda le foto al fornitore.
Esempio svolto: due righe, una incompleta, una danneggiata#
Diciamo che un ordine di acquisto ha due righe.
- Tazze: 120 ordinate a $4,10 ciascuna.
- Piatti: 60 ordinati a $6,30 ciascuno.
Il totale dell'ordine è:
120 x $4,10 = $492,00
60 x $6,30 = $378,00
$492,00 + $378,00 = $870,00La consegna ha 120 tazze e 24 piatti. Tre dei 24 piatti sono rotti. Inserisci questo:
| Riga | Ordinato | Nella scatola | Rifiutato | Accettato |
|---|---|---|---|---|
| Tazze | 120 | 120 | 0 | 120 |
| Piatti | 60 | 24 | 3 | 21 |
La merce accettata vale:
120 x $4,10 = $492,00
21 x $6,30 = $132,30
$492,00 + $132,30 = $624,30Le tazze sono complete. I piatti no. Il saldo sulla riga dei piatti è:
60 - 21 = 39Quei 39 sono due cose diverse. Tre sono le unità rotte per cui il fornitore ti deve una sostituzione, e 36 non sono ancora partite. Il loro valore è:
39 x $6,30 = $245,70
Controllo: $378,00 - $132,30 = $245,70Ora la fattura. Il fornitore fattura ciò che ha spedito, cioè 24 piatti, non 21:
24 x $6,30 = $151,20
$492,00 + $151,20 = $643,20
$643,20 - $624,30 = $18,90
3 x $6,30 = $18,90La differenza di $18,90 è uguale ai tre piatti rotti. È l'importo da chiedere al fornitore come nota di credito o sostituzione. Senza il conteggio dei rifiutati, la differenza è un mistero sulla fattura.
Cosa fa la ricezione al costo#
La ricezione è il momento in cui un costo entra nei tuoi libri, quindi è anche il momento in cui vi entra un costo sbagliato.
Due regole coprono quasi tutto. Primo, le unità rifiutate non portano costo nelle scorte. Nell'esempio sopra, le tue scorte valgono $624,30, non $643,20. Secondo, il prezzo unitario del fornitore non è il tuo costo. Trasporto, dazi e spese fanno parte del costo di ciò che hai accettato. Il nostro esempio di landed cost ripercorre l'aritmetica con numeri reali.
Il centro assistenza di Shopify dice che trasporto, dazi doganali e altre spese possono essere aggiunti come rettifiche di costo a singole spedizioni sul trasferimento collegato, e che il trasferimento mostra un riepilogo dei costi per confrontare il costo concordato con quello effettivo. La pagina non dice se quelle rettifiche cambiano il campo Cost per item del prodotto. Prova con un ordine prima di fartene affidamento.
Quando arriva la fattura, confronta tre numeri: il totale dell'ordine, il valore accettato e il totale della fattura. Nel nostro esempio sono $870,00, $624,30 e $643,20, e ogni differenza ha un motivo che sai nominare. Una differenza che non sai nominare è quella da inseguire.
Una lista di ricezione di cinque righe#
- Conta prima di leggere il documento di trasporto.
- Inserisci le unità accettate e rifiutate su righe separate.
- Lascia aperto l'ordine per tutto ciò che è ancora dovuto e scrivi la data promessa dal fornitore.
- Tieni insieme i tre documenti: ordine, documento di trasporto, fattura.
- Confronta la fattura con il conteggio accettato, non con l'ordine.
Fallo alla prossima consegna che arriva. Scegli un fornitore, conta la scatola prima di leggere il documento di trasporto e annota qualsiasi differenza, anche piccola. Dopo qualche consegna saprai di quali fornitori ti puoi fidare e quali richiedono un riconteggio alla porta.
Domande frequenti#
Come ricevo parzialmente un ordine di acquisto in Shopify?
Inserisci solo le unità arrivate e lascia il resto sull'ordine. Il centro assistenza di Shopify dice che sui suoi ordini di acquisto si riceve sul trasferimento di scorte collegato, e che il trasferimento resta In corso finché ogni unità non è contabilizzata. Ricevi ogni spedizione successiva allo stesso modo.
Cosa faccio quando un fornitore spedisce meno di quanto ho ordinato?
Ricevi le unità che sono nella scatola, non quelle dell'ordine. Tieni aperto l'ordine per il resto e chiedi al fornitore quando parte il saldo. Se il fornitore dice che non partirà mai, chiedi una nota di credito e chiudi la riga solo dopo averla ricevuta.
Come registro la merce danneggiata alla ricezione?
Contala come rifiutata, non come ricevuta. Un'unità rifiutata viene scritta sul record della consegna ma mai aggiunta alle tue scorte. Il flusso di ricezione di Shopify funziona allo stesso modo, e anche Binly.
Devo ricevere rispetto all'ordine di acquisto o alla fattura?
Ricevi rispetto al conteggio fisico. L'ordine di acquisto dice cosa hai chiesto, e la fattura dice cosa fattura il fornitore. Nessuno dei due dice cosa c'è sul tuo tavolo. Usali dopo per controllare il conteggio e il denaro.
Ricevere un ordine di acquisto aggiorna il mio costo?
Può. Il centro assistenza di Shopify dice che trasporto, dazi doganali e altre spese vengono aggiunti come rettifiche di costo sulla spedizione, e che il trasferimento mostra un riepilogo dei costi. Quella pagina non dice se questo cambia il campo Cost per item, quindi prova con un ordine prima di fartene affidamento.
