Shopifyで発注書を入荷する：不足、破損、遅延の場合

納品書の記載ではなく、テーブルの上で数えたものを入荷します。明細ごとに数え、受入数と不合格数を別々に入力し、仕入先にまだ未納がある場合は発注書を開いたままにします。在庫に入るのは受入数だけです。請求書が届いたら、支払う前に受入数と照合します。

3つの書類、3つの異なる真実#

納品には、最大で3種類の紙が付いてきますが、それらが一致することはまれです。

発注書は、あなたが頼んだものを示します。納品書は、仕入先が梱包したと考えているものを示します。請求書は、仕入先があなたに請求するものを示します。箱の中身を示すものは、どれもありません。それを示すのは、数えることだけです。

当たり前のようですが、6ケースが届き、運転手が待っている火曜日になるまでの話です。簡単なのは、納品書をそのままシステムに写すことです。それをするチームは、書類に合っていても棚には合わない在庫を抱えることになります。納品書に皿が24枚と書かれていて、3枚が割れて届いたとします。システムは24を示し、棚には21あり、次の棚卸しの数週間後まで誰もその差に気づかず、追跡する手段もありません。

何かを開ける前に、発注書と納品書をテーブルに置き、数字を記録するスマホかスキャナーも用意してください。拒否する商品のための場所も確保しておきます。ケースに6個または12個入っているなら、ケースではなく個数を数えます。ケース数を個数の欄に入力するのは、入荷を誤りやすい典型です。

完全な納品を入荷する#

ほとんどの納品は完全なので、この流れは速くしてください。

1. この仕入先の発注書を開きます。
2. 各明細を、箱の中身と照らして数えます。商品にバーコードがあればスキャンし、なければ数字を入力します。
3. 数えた数を納品書と比べます。一致すれば先に進みます。一致しなければ、何かを書く前に、その明細を1回だけ数え直します。
4. 合計を注文と照合します。それより少なければ不足の納品、多ければ過剰な納品です。どちらも、以下に専用のセクションがあります。
5. 数量がShopifyに届くよう、入荷を保存します。
6. 請求書が届いたら、発注書ではなく入荷の記録の隣に置きます。

ステップ3にはルールが必要です。

先に数える。納品書を読むのは、そのあとです。先に納品書を読むと、目は皿24枚を見て、手は24で止まってしまいます。

200明細のパレットで、ドアで1個ずつ数えるのは時間がかかります。私たちの考えは、新しい仕入先と高額な明細はすべて数え、実績のある仕入先の安い明細はケース単位で数える、というものです。近道のリスクは明らかで、仕入先のミスを引き継ぎます。仕入先ごとに決め、その決定を書き留めてください。スキャンで発注書を入荷するページに、同じ流れをスマホで行う様子があります。

Shopify標準の発注書でできること#

Shopifyのヘルプセンターは、入荷を、発注書そのものではなく、発注書に紐づく在庫移動で行うと説明しています（Shopify help: receiving inventory、2026年10月14日確認）。移動を開き、Receive itemsを選び、各明細についてアクション（受入、拒否、キャンセル）を選びます。

受け入れた数量は、移動先のロケーションで販売可能になります。拒否した数量は移動に記録されますが、販売可能在庫には加わりません。移動は、すべての数量が処理されるまで「進行中」のままで、各便は到着するたびに入荷できます。メニュー名は変わるので、自分のストアのページを確認してください。

この画面にまつわる習慣は、どのツールでも同じで、この記事の残りが扱うのも、それです。

不足の納品：届いた分を記録し、発注書は開いたままにする#

仕入先が、200の注文に対して120個を出荷し、残りは後で送ると言います。120を入荷します。80を未着のままにします。（未着とは、発注数 − これまでの受入数です。）

注文が200とあるからといって、200を入荷してはいけません。仕入先が残りを送ると約束したからといって、注文を閉じてはいけません。不足の注文を閉じてしまうチームは、残りを見失い、仕入先にはそれを持ち出す理由がありません。2か月後、誰かが「注文したはず」なのに、なぜ商品が在庫切れなのかと尋ねます。

一部の入荷は、作業の基準となる状態を与えます。この発注書は開いており、これらの明細は完了、これらの明細は未納です。残りの納品予定日を発注書に書き込みます。仕入先が残りは出荷しないと言うなら、クレジット（返金）を求め、それを受け取ってから明細を閉じてください。

破損、誤り、または余分な商品#

破損や誤りのある商品には、数字が1つではなく、2つあります。受入と拒否です。

受け入れた数量は棚にあり、販売できます。拒否した数量は、届いたあとに返送されたか、返品ラベルを待って隅に置かれています。実際の個数ではありますが在庫ではなく、帳簿に原価を持ち込むべきではありません。仕入先が実際に送ったものを履歴が示せるよう入荷に記録し、そのあと、棚卸しの対象から外します。

拒否した数量は、引き続き仕入先の未納です。仕入先は、交換またはクレジットを負っているので、明細にはそれらを未着として表示したままにします。拒否を「受領」として扱えば請求権を失い、記録から外せば証拠を失います。

注文より多く届いたら、数えて、記録して、はっきり伝えます。6の注文に対して8を出荷した仕入先は、8を出荷したのです。入力を6で止めれば、システムが知らない2個が棚に残ります。8を入荷し、余分を受け取って請求されるか、返送するかを、仕入先と決めます。受け入れる前に納品書を確認します。余分な箱は、仕入先の梱包ミスか、こちらの数え間違いかもしれず、どちらかを知っておくべきです。

開梱後に見つかった破損は、別のケースです。入荷はすでに保存済みなので、在庫調整と理由（「破損」）で修正し、写真を仕入先に送ります。

計算例：2明細、1つは不足、1つは破損#

発注書に2つの明細があるとします。

• マグカップ：120個を1個$4.10で発注。
• 皿：60枚を1枚$6.30で発注。

発注の合計は：

120 x $4.10 = $492.00
60 x $6.30 = $378.00
$492.00 + $378.00 = $870.00

納品は、マグカップ120個と皿24枚です。24枚の皿のうち3枚が割れています。次のように入力します：

受け入れた商品の金額は：

120 x $4.10 = $492.00
21 x $6.30 = $132.30
$492.00 + $132.30 = $624.30

マグカップは完納です。皿は完納ではありません。皿の明細の残りは：

60 - 21 = 39

この39は2つの別のものです。3つは割れた商品で、仕入先に交換の責任があり、36はまだ出荷されていません。その金額は：

39 x $6.30 = $245.70
確認：$378.00 - $132.30 = $245.70

次に請求書です。仕入先は出荷したものを請求し、それは21枚ではなく24枚です：

24 x $6.30 = $151.20
$492.00 + $151.20 = $643.20
$643.20 - $624.30 = $18.90
3 x $6.30 = $18.90

$18.90の差は、割れた3枚の皿に等しくなります。これが、クレジットまたは交換として仕入先に求める金額です。拒否数を記録していなければ、この差は請求書上の謎になります。

入荷が原価に与える影響#

入荷は、原価が帳簿に入る瞬間であり、したがって、誤った原価が入る瞬間でもあります。

ほとんどは2つのルールで足ります。第1に、拒否した数量は、在庫に原価を持ち込みません。上の例では、在庫は$643.20ではなく、$624.30の価値です。第2に、仕入先の単価は、あなたの原価ではありません。運賃、関税、手数料は、受け入れた商品の原価に含まれます。諸経費込み原価の例で、実際の数字を使って計算を順に追っています。

Shopifyのヘルプセンターによると、運賃、関税、その他の手数料は、紐づいた移動の個々の出荷に原価調整として追加でき、移動には、合意した原価と実際の原価を比べられる原価サマリーが表示されます。ページには、それらの調整が商品のCost per item欄を変更するかどうかは書かれていません。頼る前に、1つの注文で試してください。

請求書が届いたら、3つの数字を比べます：発注の合計、受入金額、請求書の合計です。この例では$870.00、$624.30、$643.20で、それぞれの差には、説明できる理由があります。説明できない差が、追うべきものです。

5項目の入荷チェックリスト#

1. 納品書を読む前に数える。
2. 受入数と拒否数を、別々の行に入力します。
3. まだ未納の分は発注書を開いたままにし、仕入先が約束した日付を書き込みます。
4. 3つの書類（発注書、納品書、請求書）を一緒に保管します。
5. 請求書は、発注書ではなく、受入数と照合します。

次に届く納品で試してください。仕入先を1社選び、納品書を読む前に箱を数え、小さな差でも書き留めます。数回の納品のあとには、信頼できる仕入先と、ドアで再カウントが必要な仕入先が分かります。