Neste artigo
Receba o que você contou na mesa, não o que a nota de entrega diz. Conte cada linha, informe separadamente as unidades aceitas e as rejeitadas e mantenha o pedido aberto se o fornecedor ainda lhe deve alguma coisa. Só as unidades aceitas entram no estoque. Quando a fatura chegar, confira-a com a contagem aceita antes de pagar.
Três documentos, três verdades diferentes#
Uma entrega vem com até três papéis, e eles raramente concordam.
O pedido de compra diz o que você pediu. A nota de entrega diz o que o fornecedor acredita ter embalado. A fatura diz o que o fornecedor vai cobrar de você. Nenhum diz o que está na caixa. Só uma contagem diz.
Isso parece óbvio até uma terça-feira com seis caixas e um motorista esperando. O caminho fácil é copiar a nota para o seu sistema. Uma equipe que faz isso acaba com um estoque que bate com a papelada e não com a prateleira. Digamos que a nota liste 24 pratos e três chegaram trincados. O sistema agora mostra 24, a prateleira tem 21 e ninguém acha a diferença até a próxima contagem, semanas depois, sem como rastreá-la.
Antes de abrir qualquer coisa, ponha o pedido de compra e a nota de entrega na mesa, com um celular ou leitor para registrar os números. Reserve um lugar para as unidades que você vai recusar. Se as caixas têm 6 ou 12 unidades, conte unidades, não caixas. Uma contagem de caixas digitada em um campo de unidades é um jeito fácil de errar um recebimento.
Receba uma entrega completa#
A maioria das entregas está completa, então faça esse caminho rápido.
- Abra o pedido de compra deste fornecedor.
- Conte cada linha contra o que está na caixa. Escaneie o código de barras se o produto tiver um, ou digite o número.
- Compare a sua contagem com a nota de entrega. Se baterem, siga em frente. Se não, conte essa linha de novo uma vez antes de anotar qualquer coisa.
- Confira o total contra o pedido. Qualquer valor menor é uma entrega curta, e qualquer valor maior é uma entrega a mais. As duas têm a sua própria seção abaixo.
- Salve o recebimento para que as quantidades cheguem à Shopify.
- Quando a fatura chegar, ponha-a ao lado do recebimento, não ao lado do pedido.
O passo 3 merece uma regra.
Primeiro conte. Depois leia a nota. Se você ler a nota primeiro, seus olhos veem 24 pratos e suas mãos param em 24.
Em um palete com 200 linhas, contar cada unidade na porta é lento. Nossa visão é contar tudo para um fornecedor novo e para as linhas caras, e contar caixas nas linhas baratas de um fornecedor com bom histórico. O risco do atalho é claro: você herda os erros do fornecedor. Decida por fornecedor e anote a decisão. Nossa página sobre receber pedidos de compra por escaneamento mostra o mesmo fluxo em um celular.
O que os pedidos de compra da própria Shopify fazem#
A central de ajuda da Shopify descreve o recebimento na transferência de estoque ligada a um pedido de compra, não no pedido em si (Shopify help: receiving inventory, consultado em 14 out 2026). Você abre a transferência, escolhe Receive items e escolhe uma ação para cada linha: aceitar, rejeitar ou cancelar.
As unidades aceitas ficam disponíveis no local de destino. As rejeitadas são registradas na transferência, mas não somam nada ao estoque disponível. A transferência fica Em andamento até que cada unidade esteja contabilizada, e você pode receber cada remessa conforme ela chega. Os nomes dos menus mudam, então confira a página da sua própria loja.
Os hábitos em torno dessa tela são os mesmos em qualquer ferramenta, e são o que o resto deste artigo cobre.
Entregas curtas: registre o que chegou, mantenha o pedido aberto#
Um fornecedor envia 120 unidades de um pedido de 200 e diz que o resto vai depois. Receba 120. Deixe 80 pendentes. (Pendente significa pedido menos o aceito até agora.)
Nunca receba 200 porque o pedido diz 200. Nunca feche o pedido porque o fornecedor prometeu mandar o resto. Uma equipe que fecha um pedido curto perde o controle do saldo, e o fornecedor não tem motivo para tocar no assunto. Dois meses depois alguém pergunta por que um produto está em falta se “nós pedimos”.
Um recebimento parcial dá a você um status para trabalhar: este pedido está aberto, estas linhas estão completas, estas linhas são devidas. Escreva no pedido a data prevista do saldo. Se o fornecedor disser que o saldo nunca será enviado, peça um crédito e feche a linha só depois de recebê-lo.
Mercadoria danificada, errada ou a mais#
Mercadoria danificada e errada tem dois números, não um: aceita e rejeitada.
As unidades aceitas estão na sua prateleira e à venda. As rejeitadas chegaram e depois voltaram, ou ficam em um canto esperando uma etiqueta de devolução. São unidades reais, mas não são estoque, e não deveriam levar custo para os seus livros. Registre-as no recebimento para que o histórico mostre o que o fornecedor realmente enviou e depois mantenha-as fora da sua contagem.
As unidades rejeitadas ainda são devidas. O fornecedor lhe deve uma reposição ou um crédito, então a linha deve continuar mostrando-as como pendentes. Se você trata uma rejeição como “recebido”, perde a reclamação, e se a deixa de fora do registro, perde a prova.
Quando chega mais do que você pediu, conte, registre e diga em voz alta. Um fornecedor que envia 8 em um pedido de 6 enviou 8. Se você limita o lançamento a 6, duas unidades ficam na sua prateleira sem que o seu sistema saiba. Receba as 8 e depois decida com o fornecedor se fica com o extra e é cobrado ou se devolve. Confira a nota de entrega antes de aceitar. Uma caixa a mais pode ser um erro de embalagem do fornecedor ou um erro de contagem do seu lado, e você quer saber qual.
Um dano que você encontra depois de desembalar é um caso diferente. O recebimento já está salvo, então corrija-o com um ajuste de estoque e um motivo (“danificado”), e mande as fotos ao fornecedor.
Exemplo resolvido: duas linhas, uma faltando, uma danificada#
Digamos que um pedido de compra tenha duas linhas.
- Canecas: 120 pedidas a $4,10 cada.
- Pratos: 60 pedidos a $6,30 cada.
O total do pedido é:
120 x $4,10 = $492,00
60 x $6,30 = $378,00
$492,00 + $378,00 = $870,00A entrega traz 120 canecas e 24 pratos. Três dos 24 pratos estão quebrados. Você informa isto:
| Linha | Pedido | Na caixa | Rejeitado | Aceito |
|---|---|---|---|---|
| Canecas | 120 | 120 | 0 | 120 |
| Pratos | 60 | 24 | 3 | 21 |
A mercadoria aceita vale:
120 x $4,10 = $492,00
21 x $6,30 = $132,30
$492,00 + $132,30 = $624,30As canecas estão completas. Os pratos não. O saldo da linha dos pratos é:
60 - 21 = 39Esses 39 são duas coisas diferentes. Três são as unidades quebradas pelas quais o fornecedor deve uma reposição, e 36 ainda não foram enviadas. O valor delas é:
39 x $6,30 = $245,70
Conferência: $378,00 - $132,30 = $245,70Agora a fatura. O fornecedor cobra o que enviou, que são 24 pratos, não 21:
24 x $6,30 = $151,20
$492,00 + $151,20 = $643,20
$643,20 - $624,30 = $18,90
3 x $6,30 = $18,90A diferença de $18,90 é igual aos três pratos quebrados. É o valor que você deve reclamar ao fornecedor como crédito ou reposição. Sem o número de rejeitados, a diferença é um mistério na fatura.
O que o recebimento faz com o custo#
O recebimento é o momento em que um custo entra nos seus livros, então também é o momento em que um custo errado entra neles.
Duas regras cobrem quase tudo. Primeiro, unidades rejeitadas não levam custo para o estoque. No exemplo acima, o seu estoque vale $624,30, não $643,20. Segundo, o preço unitário do fornecedor não é o seu custo. Frete, imposto de importação e taxas fazem parte do custo do que você aceitou. Nosso exemplo de custo de aquisição percorre a aritmética com números reais.
A central de ajuda da Shopify diz que frete, impostos aduaneiros e outras taxas podem ser adicionados como ajustes de custo a remessas individuais na transferência vinculada, e que a transferência mostra um resumo de custos para comparar o custo combinado com o real. A página não diz se esses ajustes mudam o campo Cost per item do produto. Teste um pedido antes de confiar.
Quando a fatura chegar, compare três números: o total do pedido, o valor aceito e o total da fatura. No nosso exemplo são $870,00, $624,30 e $643,20, e cada diferença tem um motivo que você sabe nomear. Uma diferença que você não sabe nomear é a que deve ser perseguida.
Uma lista de recebimento de cinco linhas#
- Conte antes de ler a nota de entrega.
- Informe as unidades aceitas e as rejeitadas em linhas separadas.
- Deixe o pedido aberto para o que ainda for devido e anote a data prometida pelo fornecedor.
- Mantenha os três documentos juntos: pedido, nota de entrega, fatura.
- Compare a fatura com a contagem aceita, não com o pedido.
Faça isso na próxima entrega que chegar. Escolha um fornecedor, conte a caixa antes de ler a nota de entrega e anote qualquer diferença, mesmo pequena. Depois de algumas entregas você saberá em quais fornecedores se pode confiar e quais precisam de uma recontagem na porta.
Perguntas frequentes#
Como recebo parcialmente um pedido de compra na Shopify?
Informe só as unidades que chegaram e deixe o resto no pedido. A central de ajuda da Shopify diz que, nos pedidos de compra dela, você recebe na transferência de estoque vinculada, e que a transferência fica Em andamento até que cada unidade esteja contabilizada. Receba cada remessa posterior do mesmo jeito.
O que faço quando um fornecedor envia menos do que pedi?
Receba as unidades que estão na caixa, não as do pedido. Mantenha o pedido aberto para o resto e pergunte ao fornecedor quando o saldo será enviado. Se o fornecedor disser que nunca será enviado, peça um crédito e feche a linha só depois de recebê-lo.
Como registro mercadoria danificada no recebimento?
Conte-a como rejeitada, não como recebida. Uma unidade rejeitada é escrita no registro da entrega, mas nunca somada ao seu estoque. O fluxo de recebimento da própria Shopify funciona do mesmo jeito, e o Binly também.
Devo receber contra o pedido de compra ou contra a fatura?
Receba contra a contagem física. O pedido de compra diz o que você pediu, e a fatura diz o que o fornecedor cobra. Nenhum dos dois diz o que está na sua mesa. Use-os depois para conferir a contagem e o dinheiro.
Receber um pedido de compra atualiza o meu custo?
Pode. A central de ajuda da Shopify diz que frete, impostos aduaneiros e outras taxas são adicionados como ajustes de custo na remessa, e que a transferência mostra um resumo de custos. Essa página não diz se isso muda o campo Cost per item, então teste um pedido antes de confiar.
