Réceptionner un bon de commande dans Shopify : incomplet, abîmé, en retard

Réceptionnez ce que vous avez compté sur la table, pas ce que dit le bon de livraison. Comptez chaque ligne, saisissez séparément les unités acceptées et refusées, et gardez le bon ouvert si le fournisseur vous doit encore quelque chose. Seules les unités acceptées entrent en stock. Quand la facture arrive, vérifiez-la par rapport à la quantité acceptée avant de payer.

Trois documents, trois vérités différentes#

Une livraison arrive avec jusqu'à trois papiers, et ils concordent rarement.

Le bon de commande dit ce que vous avez demandé. Le bon de livraison dit ce que le fournisseur croit avoir emballé. La facture dit ce que le fournisseur va vous facturer. Aucun ne dit ce qui est dans le carton. Seul un comptage le dit.

Cela semble évident jusqu'à un mardi avec six cartons et un chauffeur qui attend. Le plus facile est de recopier le bon dans votre système. Une équipe qui fait cela se retrouve avec un stock qui correspond aux papiers et pas à l'étagère. Disons que le bon liste 24 assiettes et que trois sont arrivées fêlées. Le système affiche maintenant 24, l'étagère en contient 21, et personne ne trouve l'écart avant le prochain comptage, des semaines plus tard, sans moyen de le retracer.

Avant d'ouvrir quoi que ce soit, posez le bon de commande et le bon de livraison sur la table, avec un téléphone ou un scanner pour noter les chiffres. Prévoyez un endroit pour les unités que vous allez refuser. Si les cartons contiennent 6 ou 12 unités, comptez des unités, pas des cartons. Un nombre de cartons saisi dans un champ d'unités est un moyen facile de rater une réception.

Réceptionner une livraison complète#

La plupart des livraisons sont complètes, rendez donc ce parcours rapide.

1. Ouvrez le bon de commande de ce fournisseur.
2. Comptez chaque ligne par rapport à ce qui est dans le carton. Scannez le code-barres si le produit en a un, ou tapez le chiffre.
3. Comparez votre comptage au bon de livraison. S'ils concordent, passez à la suite. Sinon, recomptez cette ligne une fois avant de noter quoi que ce soit.
4. Vérifiez le total par rapport à la commande. Tout ce qui est inférieur est une livraison incomplète, et tout ce qui est supérieur est une livraison en trop. Les deux ont leur propre section plus bas.
5. Enregistrez la réception pour que les quantités arrivent dans Shopify.
6. Quand la facture arrive, placez-la à côté de la réception, pas à côté de la commande.

L'étape 3 mérite une règle.

Comptez d'abord. Lisez le bon de livraison ensuite. Si vous lisez le bon d'abord, vos yeux voient 24 assiettes et vos mains s'arrêtent à 24.

Sur une palette de 200 lignes, compter chaque unité à la porte est lent. Notre avis est de tout compter pour un nouveau fournisseur et pour les lignes coûteuses, et de compter les cartons sur les lignes bon marché d'un fournisseur au dossier propre. Le risque du raccourci est clair : vous héritez des erreurs du fournisseur. Décidez-le par fournisseur et écrivez la décision. Notre page sur la réception de bons de commande par scan montre le même parcours sur un téléphone.

Ce que font les bons de commande propres à Shopify#

Le centre d'aide de Shopify décrit la réception sur le transfert de stock lié à un bon de commande, pas sur la commande elle-même (Shopify help: receiving inventory, consulté le 14 oct. 2026). Vous ouvrez le transfert, choisissez Receive items et choisissez une action pour chaque ligne : accepter, refuser ou annuler.

Les unités acceptées deviennent disponibles à l'emplacement de destination. Les unités refusées sont enregistrées sur le transfert mais n'ajoutent rien au stock disponible. Le transfert reste En cours jusqu'à ce que chaque unité soit justifiée, et vous pouvez réceptionner chaque expédition à son arrivée. Les noms de menus changent, vérifiez donc la page pour votre propre boutique.

Les habitudes autour de cet écran sont les mêmes dans n'importe quel outil, et c'est ce que couvre le reste de cet article.

Livraisons incomplètes : enregistrez ce qui est arrivé, gardez le bon ouvert#

Un fournisseur expédie 120 unités sur une commande de 200 et dit que le reste suit. Réceptionnez 120. Laissez 80 en attente. (En attente signifie commandé moins accepté jusqu'ici.)

Ne réceptionnez jamais 200 parce que la commande dit 200. Ne fermez jamais la commande parce que le fournisseur a promis d'envoyer le reste. Une équipe qui ferme une commande incomplète perd la trace du solde, et le fournisseur n'a aucune raison d'en parler. Deux mois plus tard quelqu'un demande pourquoi un produit est en rupture alors que « nous l'avons commandé ».

Une réception partielle vous donne un statut sur lequel travailler : cette commande est ouverte, ces lignes sont complètes, ces lignes sont dues. Écrivez sur la commande la date attendue pour le solde. Si le fournisseur dit que le solde ne sera jamais expédié, demandez un avoir et ne fermez la ligne qu'après l'avoir obtenu.

Marchandise abîmée, erronée ou en trop#

La marchandise abîmée et erronée a deux chiffres, pas un : accepté et refusé.

Les unités acceptées sont sur votre étagère et en vente. Les unités refusées sont arrivées puis repartent, ou attendent dans un coin une étiquette de retour. Ce sont de vraies unités, mais pas du stock, et elles ne devraient pas porter un coût dans vos livres. Enregistrez-les sur la réception pour que l'historique montre ce que le fournisseur a réellement envoyé, puis gardez-les hors de votre comptage.

Les unités refusées restent dues. Le fournisseur vous doit un remplacement ou un avoir, la ligne devrait donc continuer à les montrer comme en attente. Si vous traitez un refus comme « reçu », vous perdez la réclamation, et si vous l'omettez du dossier, vous perdez la preuve.

Quand il arrive plus que ce que vous avez commandé, comptez-le, enregistrez-le et dites-le à voix haute. Un fournisseur qui expédie 8 sur une commande de 6 a expédié 8. Si vous plafonnez la saisie à 6, deux unités se trouvent sur votre étagère sans que votre système le sache. Réceptionnez les 8, puis décidez avec le fournisseur si vous gardez l'excédent en étant facturé ou si vous le renvoyez. Vérifiez le bon de livraison avant d'accepter. Un carton en plus peut être une erreur d'emballage du fournisseur ou une erreur de comptage de votre côté, et vous voulez savoir laquelle.

Les dommages que vous trouvez après le déballage sont un cas différent. La réception est déjà enregistrée, corrigez-la donc avec un ajustement de stock et un motif (« abîmé »), et envoyez les photos au fournisseur.

Exemple chiffré : deux lignes, une incomplète, une abîmée#

Disons qu'un bon de commande comporte deux lignes.

• Mugs : 120 commandés à $4,10 pièce.
• Assiettes : 60 commandées à $6,30 pièce.

Le total de la commande est :

120 x $4,10 = $492,00
60 x $6,30 = $378,00
$492,00 + $378,00 = $870,00

La livraison contient 120 mugs et 24 assiettes. Trois des 24 assiettes sont cassées. Vous saisissez ceci :

La marchandise acceptée vaut :

120 x $4,10 = $492,00
21 x $6,30 = $132,30
$492,00 + $132,30 = $624,30

Les mugs sont complets. Les assiettes non. Le solde de la ligne des assiettes est :

60 - 21 = 39

Ces 39 sont deux choses différentes. Trois sont les unités cassées pour lesquelles le fournisseur vous doit un remplacement, et 36 ne sont pas encore parties. Leur valeur est :

39 x $6,30 = $245,70
Vérification : $378,00 - $132,30 = $245,70

Passons à la facture. Le fournisseur facture ce qu'il a expédié, soit 24 assiettes, pas 21 :

24 x $6,30 = $151,20
$492,00 + $151,20 = $643,20
$643,20 - $624,30 = $18,90
3 x $6,30 = $18,90

L'écart de $18,90 est égal aux trois assiettes cassées. C'est le montant à réclamer au fournisseur sous forme d'avoir ou de remplacement. Sans le nombre de refusées, l'écart est un mystère sur la facture.

Ce que la réception fait au coût#

La réception est le moment où un coût entre dans vos livres, c'est donc aussi le moment où un mauvais coût y entre.

Deux règles couvrent l'essentiel. D'abord, les unités refusées ne portent aucun coût dans le stock. Dans l'exemple ci-dessus, votre stock vaut $624,30, pas $643,20. Ensuite, le prix unitaire du fournisseur n'est pas votre coût. Le fret, les droits et les frais font partie du coût de ce que vous avez accepté. Notre exemple de coût de revient déroule l'arithmétique avec de vrais chiffres.

Le centre d'aide de Shopify indique que le fret, les droits de douane et d'autres frais peuvent être ajoutés comme ajustements de coût à des expéditions individuelles sur le transfert lié, et que le transfert affiche un récapitulatif des coûts pour comparer le coût convenu au coût réel. La page ne dit pas si ces ajustements modifient le champ Cost per item du produit. Testez avec une commande avant de vous y fier.

Quand la facture arrive, comparez trois chiffres : le total de la commande, la valeur acceptée et le total de la facture. Dans notre exemple ce sont $870,00, $624,30 et $643,20, et chaque écart a une raison que vous pouvez nommer. Un écart que vous ne pouvez pas nommer est celui à poursuivre.

Une liste de contrôle de réception en cinq lignes#

1. Comptez avant de lire le bon de livraison.
2. Saisissez les unités acceptées et refusées sur des lignes séparées.
3. Laissez le bon ouvert pour tout ce qui reste dû et notez la date promise par le fournisseur.
4. Gardez les trois documents ensemble : commande, bon de livraison, facture.
5. Comparez la facture au comptage accepté, pas à la commande.

Faites-le à la prochaine livraison. Choisissez un fournisseur, comptez le carton avant de lire le bon de livraison et notez tout écart, même petit. Après quelques livraisons, vous saurez quels fournisseurs sont fiables et lesquels exigent un recomptage à la porte.