En este artículo
Reciba lo que contó sobre la mesa, no lo que dice el albarán. Cuente cada línea, introduzca por separado las unidades aceptadas y las rechazadas y mantenga abierta la orden si el proveedor aún le debe algo. Solo las unidades aceptadas entran en stock. Cuando llegue la factura, compárela con la cantidad aceptada antes de pagar.
Tres documentos, tres verdades distintas#
Una entrega viene con hasta tres papeles, y rara vez coinciden.
La orden de compra dice lo que usted pidió. El albarán dice lo que el proveedor cree haber empaquetado. La factura dice lo que el proveedor le cobrará. Ninguno dice lo que hay en la caja. Solo un recuento lo dice.
Eso suena obvio hasta un martes con seis cajas y un conductor esperando. Lo fácil es copiar el albarán en su sistema. Un equipo que hace esto acaba con un stock que coincide con el papeleo y no con el estante. Digamos que el albarán lista 24 platos y tres llegaron rotos. El sistema muestra ahora 24, el estante tiene 21 y nadie encuentra la diferencia hasta el siguiente recuento, semanas después, sin forma de rastrearla.
Antes de abrir nada, ponga la orden de compra y el albarán sobre la mesa, con un teléfono o escáner para anotar cifras. Reserve un sitio para las unidades que va a rechazar. Si las cajas contienen 6 o 12 unidades, cuente unidades, no cajas. Un recuento de cajas escrito en un campo de unidades es una forma fácil de equivocarse en una recepción.
Reciba una entrega completa#
La mayoría de las entregas están completas, así que haga rápido este camino.
- Abra la orden de compra de este proveedor.
- Cuente cada línea contra lo que hay en la caja. Escanee el código de barras si el producto lo tiene, o escriba la cifra.
- Compare su recuento con el albarán. Si coinciden, siga. Si no, vuelva a contar esa línea una vez antes de anotar nada.
- Compruebe el total contra la orden. Lo que sea menos es una entrega corta, y lo que sea más es una entrega de más. Ambas tienen su propia sección más abajo.
- Guarde la recepción para que las cantidades lleguen a Shopify.
- Cuando llegue la factura, póngala junto a la recepción, no junto a la orden.
El paso 3 merece una regla.
Primero cuente. Después lea el albarán. Si lee el albarán primero, sus ojos ven 24 platos y sus manos se paran en 24.
En un palé con 200 líneas, contar cada unidad en la puerta es lento. Nuestra opinión es contar todo para un proveedor nuevo y para las líneas caras, y contar cajas en las líneas baratas de un proveedor con buen historial. El riesgo del atajo es claro: hereda los errores del proveedor. Decídalo por proveedor y anote la decisión. Nuestra página sobre recibir órdenes de compra por escaneo muestra el mismo flujo en un teléfono.
Qué hacen las órdenes de compra propias de Shopify#
El centro de ayuda de Shopify describe la recepción en el traspaso de inventario vinculado a una orden de compra, no en la propia orden (Shopify help: receiving inventory, consultado el 14 oct 2026). Abre el traspaso, elige Receive items y escoge una acción para cada línea: aceptar, rechazar o cancelar.
Las unidades aceptadas pasan a estar disponibles en la ubicación de destino. Las rechazadas se registran en el traspaso pero no suman nada al stock disponible. El traspaso sigue En curso hasta que cada unidad queda justificada, y puede recibir cada envío según llega. Los nombres de los menús cambian, así que consulte la página de su propia tienda.
Los hábitos en torno a esa pantalla son los mismos en cualquier herramienta, y son lo que cubre el resto de este artículo.
Entregas cortas: registre lo que llegó, mantenga abierta la orden#
Un proveedor envía 120 unidades de una orden de 200 y dice que el resto sigue. Reciba 120. Deje 80 pendientes. (Pendiente significa pedido menos lo aceptado hasta ahora.)
No reciba nunca 200 porque la orden diga 200. No cierre nunca la orden porque el proveedor prometiera enviar el resto. Un equipo que cierra una orden corta pierde la pista del saldo, y el proveedor no tiene motivo para mencionarlo. Dos meses después alguien pregunta por qué un producto está agotado si “lo pedimos”.
Una recepción parcial le da un estado con el que trabajar: esta orden está abierta, estas líneas están completas, estas líneas se deben. Anote en la orden la fecha prevista del saldo. Si el proveedor dice que el saldo nunca se enviará, pida un abono y cierre la línea solo cuando lo tenga.
Mercancía dañada, equivocada o de más#
La mercancía dañada y equivocada tiene dos cifras, no una: aceptada y rechazada.
Las unidades aceptadas están en su estante y a la venta. Las rechazadas llegaron y luego se devolvieron, o están en un rincón esperando una etiqueta de devolución. Son unidades reales, pero no son stock, y no deberían llevar un costo a sus libros. Regístrelas en la recepción para que el historial muestre lo que el proveedor envió realmente, y manténgalas fuera de su recuento.
Las unidades rechazadas siguen debiéndose. El proveedor le debe una sustitución o un abono, así que la línea debería seguir mostrándolas como pendientes. Si trata un rechazo como “recibido” pierde la reclamación, y si lo deja fuera del registro pierde la prueba.
Cuando llega más de lo que pidió, cuéntelo, regístrelo y dígalo en voz alta. Un proveedor que envía 8 de una orden de 6 ha enviado 8. Si limita la entrada a 6, dos unidades quedan en su estante sin que su sistema lo sepa. Reciba las 8 y decida después con el proveedor si se queda el extra y se lo facturan o lo devuelve. Compruebe el albarán antes de aceptar. Una caja de más puede ser un error de empaquetado del proveedor o un error de conteo de su lado, y quiere saber cuál.
El daño que encuentra tras desembalar es otro caso. La recepción ya está guardada, así que corríjala con un ajuste de stock y un motivo (“dañado”), y envíe las fotos al proveedor.
Ejemplo resuelto: dos líneas, una corta y una dañada#
Digamos que una orden de compra tiene dos líneas.
- Tazas: 120 pedidas a $4,10 cada una.
- Platos: 60 pedidos a $6,30 cada uno.
El total de la orden es:
120 x $4,10 = $492,00
60 x $6,30 = $378,00
$492,00 + $378,00 = $870,00La entrega trae 120 tazas y 24 platos. Tres de los 24 platos están rotos. Usted anota esto:
| Línea | Pedido | En la caja | Rechazado | Aceptado |
|---|---|---|---|---|
| Tazas | 120 | 120 | 0 | 120 |
| Platos | 60 | 24 | 3 | 21 |
La mercancía aceptada vale:
120 x $4,10 = $492,00
21 x $6,30 = $132,30
$492,00 + $132,30 = $624,30Las tazas están completas. Los platos no. El saldo de la línea de platos es:
60 - 21 = 39Esos 39 son dos cosas distintas. Tres son las unidades rotas por las que el proveedor le debe una sustitución, y 36 aún no se han enviado. Su valor es:
39 x $6,30 = $245,70
Comprobación: $378,00 - $132,30 = $245,70Ahora la factura. El proveedor factura lo que envió, que son 24 platos, no 21:
24 x $6,30 = $151,20
$492,00 + $151,20 = $643,20
$643,20 - $624,30 = $18,90
3 x $6,30 = $18,90La diferencia de $18,90 es igual a los tres platos rotos. Es la cantidad que debe reclamar al proveedor como abono o sustitución. Sin la cifra de rechazados, la diferencia es un misterio en la factura.
Qué le hace la recepción al costo#
La recepción es el momento en que un costo entra en sus libros, así que también es el momento en que entra un costo equivocado.
Dos reglas cubren casi todo. Primero, las unidades rechazadas no llevan costo al stock. En el ejemplo de arriba, su stock vale $624,30, no $643,20. Segundo, el precio unitario del proveedor no es su costo. El flete, los aranceles y las tasas pertenecen al costo de lo que aceptó. Nuestro ejemplo de costo puesto en destino recorre la aritmética con cifras reales.
El centro de ayuda de Shopify dice que el flete, los aranceles de aduana y otras tasas pueden añadirse como ajustes de costo a envíos individuales en el traspaso vinculado, y que el traspaso muestra un resumen de costos para comparar el costo acordado con el real. La página no dice si esos ajustes cambian el campo Cost per item del producto. Pruebe con una orden antes de fiarse.
Cuando llegue la factura, compare tres cifras: el total de la orden, el valor aceptado y el total de la factura. En nuestro ejemplo son $870,00, $624,30 y $643,20, y cada diferencia tiene un motivo que puede nombrar. Una diferencia que no puede nombrar es la que hay que perseguir.
Una lista de recepción de cinco líneas#
- Cuente antes de leer el albarán.
- Introduzca las unidades aceptadas y rechazadas en líneas separadas.
- Deje abierta la orden por lo que aún se deba y anote la fecha que prometió el proveedor.
- Mantenga juntos los tres documentos: orden, albarán, factura.
- Compare la factura con el recuento aceptado, no con la orden.
Hágalo en la próxima entrega que llegue. Elija un proveedor, cuente la caja antes de leer el albarán y anote cualquier diferencia, aunque sea pequeña. Tras unas cuantas entregas sabrá de qué proveedores se puede fiar y cuáles necesitan un reconteo en la puerta.
Preguntas frecuentes#
¿Cómo recibo parcialmente una orden de compra en Shopify?
Introduzca solo las unidades que llegaron y deje el resto en la orden. El centro de ayuda de Shopify dice que en sus propias órdenes de compra se recibe en el traspaso de inventario vinculado, y que el traspaso sigue En curso hasta que cada unidad queda justificada. Reciba cada envío posterior de la misma manera.
¿Qué hago cuando un proveedor envía menos de lo que pedí?
Reciba las unidades que hay en la caja, no las de la orden. Deje abierta la orden por el resto y pregunte al proveedor cuándo se envía el saldo. Si el proveedor dice que nunca se enviará, pida un abono y cierre la línea solo cuando lo tenga.
¿Cómo registro la mercancía dañada al recibirla?
Cuéntela como rechazada, no como recibida. Una unidad rechazada se escribe en el registro de la entrega pero nunca se suma a su stock. El flujo de recepción de la propia Shopify funciona igual, y Binly también.
¿Debo recibir contra la orden de compra o contra la factura?
Reciba contra el recuento físico. La orden de compra dice lo que usted pidió y la factura dice lo que factura el proveedor. Ninguna dice lo que hay en su mesa. Úselas después para comprobar el recuento y el dinero.
¿Recibir una orden de compra actualiza mi costo?
Puede. El centro de ayuda de Shopify dice que el flete, los aranceles de aduana y otras tasas se añaden como ajustes de costo al envío, y que el traspaso muestra un resumen de costos. Esa página no dice si esto cambia el campo Cost per item, así que pruebe con una orden antes de fiarse.
