Le scorte di Shopify non corrispondono allo scaffale? 9 cause e controlli

Shopify e il tuo scaffale divergono per uno di tre motivi. La merce si è mossa senza registrazione. Un record è finito nel posto sbagliato. Oppure un conteggio è stato applicato nel modo sbagliato. Qui sotto ci sono nove cause concrete dentro questi tre, un controllo per ciascuna e una routine di 15 minuti per un prodotto.

Leggi prima i numeri. Molte discrepanze apparenti sono due numeri diversi messi uno accanto all'altro.

Prima leggi bene i numeri#

Shopify divide la quantità di una sede in stati. La sua pagina del centro assistenza sugli stati delle scorte li definisce così:

• Disponibile è ciò che puoi ancora vendere.
• Impegnato è riservato agli ordini che non hai ancora evaso, più gli ordini in bozza e i trasferimenti segnati come pronti per la spedizione.
• Non disponibile è trattenuto per motivi come danni, controllo qualità o scorta di sicurezza.
• Giacenza è ogni unità della sede: impegnato più non disponibile più disponibile.
• In arrivo è in viaggio da un trasferimento o da un ordine di acquisto. Non può essere venduto finché non viene ricevuto.

Ora l'esempio. Diciamo che un prodotto mostra 14 disponibili, 3 impegnati e 2 non disponibili nel tuo negozio.

Giacenza = 3 + 2 + 14 = 19

Fisicamente hai 14 unità sullo scaffale, 3 ordini imballati in attesa alla postazione di imballaggio e 2 unità scheggiate nel contenitore dei danneggiati. Con cosa confronti decide se i numeri corrispondono.

Schermate e strumenti diversi possono mostrare stati diversi, quindi è facile confrontare la coppia sbagliata. Prima di cercare una causa, annota quale stato stai confrontando e cosa hai contato.

In che direzione va la differenza?#

Differenza significa contato meno Shopify. Una differenza di meno 6 significa che lo scaffale ha 6 in meno di quanto dice Shopify. Il segno restringe la ricerca.

Nove cause, con un controllo per ciascuna#

1. Una consegna non è stata registrata, o è stata registrata male#

Shopify finisce troppo basso. Una scatola viene aperta, sistemata e venduta, e nessuno l'ha aggiunta in Shopify. Oppure qualcuno ha registrato dei colli come unità: 4 colli da 12 inseriti come 4.

4 colli x 12 unità = 48 unità arrivate. 4 sono state registrate. Differenza = 48 - 4 = 44.

Controllo: prendi i tuoi ultimi tre documenti di trasporto. Per ciascuno, trova l'aumento corrispondente nello storico delle scorte della variante a quella data. Un aumento mancante, o molto troppo piccolo, è la tua risposta.

2. Un reso non è mai stato rimesso in magazzino#

Shopify di nuovo troppo basso. Quando rimborsi un ordine, la schermata di rimborso di Shopify ha un'opzione per rimettere in magazzino. Secondo la pagina di assistenza di Shopify sui rimborsi, è selezionata per impostazione predefinita ed è disponibile solo quando tieni traccia delle scorte degli articoli. È facile deselezionarla mentre aspetti di ispezionare la merce, e allora l'unità non torna mai sulla carta. Uno scambio gestito fuori da Shopify non rimette mai in magazzino nulla.

Controllo: elenca i rimborsi del mese scorso. Per ogni unità resa tornata sullo scaffale, cerca un aumento corrispondente nello storico.

3. La merce danneggiata o persa non è mai stata rettificata#

Shopify troppo alto. La tazza incrinata va nel contenitore e Shopify la conta ancora come vendibile. Shopify ha un posto per questo: le scorte non disponibili sono trattenute per motivi come i danni.

Controllo: guarda nel tuo contenitore dei danneggiati e nella pila dei resi. Ogni unità lì che Shopify non mostra come non disponibile fa parte della differenza.

4. La merce è stata portata in un'altra sede senza un trasferimento#

In una direzione diversa in ogni sede, e le due si annullano. Porti 10 unità dal retrobottega alla sala vendita. Shopify le mostra ancora nel retrobottega.

Controllo: somma i conteggi di entrambe le sedi per il prodotto. Se il retrobottega è 10 sotto e la sala vendita 10 sopra, il totale è giusto e solo i luoghi sono sbagliati.

-10 + 10 = 0

5. Qualcuno ha modificato la quantità a mano#

In una direzione o nell'altra. Una persona digita 40 dove intendeva 4, o modifica la giacenza per far sembrare giusto un report. Alcune modifiche sono oneste e comunque sbagliate.

Controllo: apri lo storico delle rettifiche della variante. Il changelog di Shopify dice che la tabella nelle pagine di prodotto e variante copre 180 giorni. Cerca numeri tondi e modifiche senza un ordine o una consegna dietro.

6. Un'app o un canale di vendita sta scrivendo quantità#

In una direzione o nell'altra. Qualsiasi cosa con il permesso di scrivere scorte può sovrascrivere i tuoi numeri o restare indietro rispetto a loro: un connettore di marketplace, un'app di magazzino, un secondo negozio.

Controllo: fai un elenco di tutte le app installate che toccano le scorte. Poi cerca nello storico modifiche che arrivano secondo uno schema, come ogni notte alla stessa ora. Uno schema significa una macchina.

7. Un bundle non ha scalato le sue parti#

Shopify troppo alto sulle parti. Un bundle si vende come un prodotto. Se le parti escono dalle scorte dipende da come è stato costruito il bundle. Se è un prodotto separato con la sua quantità, le parti non si muovono mai.

Controllo: confronta le vendite con i movimenti. Diciamo che hai venduto 20 bundle da 3 tazze.

20 bundle x 3 tazze = 60 tazze avrebbero dovuto lasciare le scorte.

Se la quantità di tazze è scesa di 5, il bundle non attinge da lì.

8. Un codice a barre punta alla cosa sbagliata, o a nulla#

In una direzione o nell'altra. Due varianti possono avere lo stesso codice a barre, quindi ogni scansione finisce sulla prima. Un'altra trappola è un codice che sembra solo un codice a barre.

Diciamo che un negozio ha numerato i prodotti 10000001, 10000002 e così via, e li ha stampati come codici a barre a otto cifre. Otto cifre sembrano un EAN-8. L'EAN-8 ha una cifra di controllo come ultima cifra. Per verificarne una, pesa le prime sette cifre con 3, 1, 3, 1, 3, 1, 3, sommale e prendi il numero che porta la somma al multiplo di dieci successivo.

1 0 0 0 0 0 0   x   3 1 3 1 3 1 3
3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3
Cifra di controllo = 10 - 3 = 7

Un codice vero che inizia con 1000000 finirebbe con 7. Questi finiscono con 1, quindi uno scanner che controlla la cifra li tratta come letture errate, e scaffale e sistema non vengono mai abbinati.

Controllo: esporta le tue varianti in un foglio di calcolo e ordina la colonna dei codici a barre. I duplicati stanno uno accanto all'altro. Poi scansiona tre prodotti dallo scaffale e guarda cosa compare. Se i tuoi prodotti non hanno ancora veri codici a barre, la nostra pagina sulle etichette con codice a barre spiega come crearli.

9. Un conteggio è stato applicato come totale#

In una direzione o nell'altra. Se un conteggio scrive il numero contato come nuova quantità, qualsiasi vendita o consegna avvenuta dopo il conteggio viene cancellata. Conti 10 dove Shopify diceva 12, vendi 2, applichi la mattina dopo. Lo strumento scrive 10. Lo scaffale ne ha 8, e Shopify è 2 sopra.

Controllo: trova il tuo ultimo conteggio nello storico. Guarda l'ora del conteggio e l'ora in cui è stato applicato. Qualsiasi ordine tra quelle due ore può essere stato cancellato. Il nostro articolo su contare mentre il negozio continua a vendere mostra come applicare un conteggio perché quegli ordini sopravvivano.

Un controllo di 15 minuti su un prodotto#

Scegli il prodotto che ti dà più fastidio. Poi:

1. Due minuti. Apri la variante. Annota giacenza, disponibile, impegnato e non disponibile per una sede.
2. Tre minuti. Conta le unità nell'edificio: scaffale, ordini imballati, contenitore dei danneggiati. Abbina ciò che conti allo stato giusto, come nella tabella qui sopra.
3. Due minuti. Calcola la differenza: contato meno giacenza.
4. Quattro minuti. Apri lo storico delle rettifiche. Per ogni voce dall'ultimo conteggio, trova l'evento dietro: un documento di trasporto, un rimborso, un ordine. Segna le voci senza evento.
5. Due minuti. Controlla le altre sedi per il prodotto e verifica il suo codice a barre per i duplicati.
6. Due minuti. Annota la differenza, cosa hai spiegato e cosa resta.

Sono 2 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 = 15 minuti.

Ecco come può finire. Shopify mostra 30 in giacenza e tu conti 24.

Differenza = 24 - 30 = -6

Lo storico sembra normale. Il contenitore dei danneggiati contiene 4 unità che nessuno ha rettificato, il che spiega 4 delle 6. Ne restano due.

6 - 4 = 2 unità inspiegate

Non forzare una risposta per le ultime due. Annotale, rettifica e riconta la riga la settimana dopo. Se è di nuovo sbagliata, hai uno schema da inseguire. Se no, era rumore.

Alcune differenze sono di tempistica, non perdite#

Una differenza non è sempre una perdita. Conti alle 10:40 e un ordine arriva alle 10:41. Un trasferimento è su un camion, quindi le unità non sono su nessuno scaffale. Shopify le tratta come in arrivo a destinazione, e le unità in arrivo non possono essere vendute finché non vengono ricevute. Una sincronizzazione ha qualche minuto di ritardo.

Come distingui la tempistica dalla perdita? Riconta la stessa riga il giorno dopo. Una differenza che si è chiusa o spostata era tempistica. Una differenza che resta ferma è merce.

Quindi salta le differenze di una o due unità in una giornata movimentata. Insegui quelle che si ripetono.

Tre abitudini che frenano la deriva#

Registra ogni consegna il giorno in cui arriva, prima che le unità vadano su uno scaffale. Questa sola abitudine elimina la causa più grande dell'elenco.

Tieni un unico contenitore per i resi e uno per la merce danneggiata, e svuota entrambi in Shopify alla fine di ogni giornata.

Scrivi un motivo accanto a ogni modifica manuale, anche se è solo una riga in una nota condivisa.

Cosa contare per primo e quando ricontare#

Conta il retrobottega prima della sala vendita, perché è lì che le consegne aspettano prima che qualcuno le registri. Dopo, conta i tuoi best seller, poi i prodotti con le differenze più grandi nel tuo ultimo controllo.

Riconta una riga quando la sua differenza si ripete, quando diventa negativa o dopo un trasferimento. La nostra guida al conteggio delle scorte in Shopify ha la routine completa, e il piano per contare a fette è nell'articolo su un calendario di inventario ciclico.

Scegli un prodotto oggi, fai il controllo di 15 minuti e conserva la nota. Ora hai un primo numero con cui confrontare il mese prossimo.

Domande frequenti#

Perché Shopify mostra scorte diverse da quelle che ho a scaffale?

La merce si è mossa senza registrazione, un record è finito nel posto sbagliato o un conteggio è stato applicato nel modo sbagliato. Confronta prima cose confrontabili: il numero di giacenza di Shopify include le unità degli ordini non evasi e le unità messe da parte come non disponibili. Poi scorri le cause qui sotto, iniziando da ricezione e resi.

Qual è la differenza tra disponibile e giacenza in Shopify?

La giacenza è ogni unità di una sede. Il centro assistenza di Shopify la definisce come impegnato più non disponibile più disponibile. Disponibile è la parte che puoi ancora vendere, che esclude le unità degli ordini non evasi e le unità messe da parte.

Perché il mio numero di scorte include unità che ho già venduto?

Le unità degli ordini che non hai ancora evaso sono impegnate, e le unità impegnate fanno parte della giacenza. Sono vendute ma ancora nel tuo edificio, quindi un numero costruito dalla giacenza le conta. Disponibile le esclude.

Fino a quanto indietro posso vedere le modifiche alle scorte in Shopify?

Il changelog di Shopify dice che la tabella dello storico delle rettifiche di scorta nelle pagine di prodotto e variante copre 180 giorni. È stata estesa da 90 giorni l'8 novembre 2024. Per una differenza più vecchia ti servono i tuoi record, come i documenti di trasporto dei fornitori.