¿El inventario de Shopify no coincide con el estante? 9 causas y comprobaciones

Shopify y su estante discrepan por uno de tres motivos. El stock se movió sin registro. Un registro cayó en el lugar equivocado. O un recuento se aplicó de la manera equivocada. Abajo hay nueve causas concretas dentro de esos tres, una comprobación para cada una y una rutina de 15 minutos para un producto.

Lea primero las cifras. Muchas discrepancias aparentes son dos números distintos puestos uno al lado del otro.

Primero lea bien las cifras#

Shopify divide la cantidad de una ubicación en estados. Su página del centro de ayuda sobre estados de inventario los define así:

• Disponible es lo que aún puede vender.
• Comprometido está reservado para pedidos que aún no ha preparado, más pedidos en borrador y traspasos marcados como listos para enviar.
• No disponible se retiene por motivos como daños, control de calidad o stock de seguridad.
• Existencias es cada unidad de la ubicación: comprometido más no disponible más disponible.
• En camino viene de un traspaso o de una orden de compra. No se puede vender hasta que se recibe.

Ahora el ejemplo. Digamos que un producto muestra 14 disponibles, 3 comprometidos y 2 no disponibles en su tienda.

Existencias = 3 + 2 + 14 = 19

Físicamente tiene 14 unidades en el estante, 3 pedidos empaquetados esperando en la mesa de embalaje y 2 unidades astilladas en la caja de dañados. Con qué compara decide si las cifras coinciden.

Pantallas y herramientas distintas pueden mostrar estados distintos, así que es fácil comparar el par equivocado. Antes de buscar una causa, anote qué estado está comparando y qué contó.

¿Hacia dónde apunta la diferencia?#

Diferencia significa contado menos Shopify. Una diferencia de menos 6 significa que el estante tiene 6 menos de lo que dice Shopify. El signo acota la búsqueda.

Nueve causas, con una comprobación para cada una#

1. Una entrega no se registró, o se registró mal#

Shopify queda demasiado bajo. Se abre una caja, se coloca en el estante, se vende y nadie la añadió en Shopify. O alguien registró cajas como unidades: 4 cajas de 12 anotadas como 4.

4 cajas x 12 unidades = 48 unidades llegaron. Se registraron 4. Diferencia = 48 - 4 = 44.

Comprobación: tome sus últimos tres albaranes. Para cada uno, busque el aumento correspondiente en el historial de inventario de la variante en esa fecha. Un aumento que falta, o uno mucho más pequeño, es su respuesta.

2. Una devolución nunca se repuso#

Shopify demasiado bajo otra vez. Cuando reembolsa un pedido, la pantalla de reembolso de Shopify tiene una opción de reponer. Según la página de ayuda de reembolsos de Shopify, viene marcada por defecto y solo está disponible cuando hace seguimiento del inventario de los artículos. Es fácil desmarcarla mientras espera a inspeccionar la mercancía, y entonces la unidad nunca vuelve en el papel. Un cambio gestionado fuera de Shopify no repone nada.

Comprobación: haga una lista de los reembolsos del mes pasado. Para cada unidad devuelta que volvió al estante, busque un aumento correspondiente en el historial.

3. El stock dañado o perdido nunca se ajustó#

Shopify demasiado alto. La taza rota va a la caja y Shopify sigue contándola como vendible. Shopify tiene un lugar para esto: el stock no disponible se retiene por motivos como daños.

Comprobación: mire en su caja de dañados y en la pila de devoluciones. Cada unidad ahí que Shopify no muestra como no disponible forma parte de la diferencia.

4. Se llevó stock a otra ubicación sin un traspaso#

En una dirección en cada ubicación, y las dos se cancelan. Lleva 10 unidades de la trastienda a la sala de ventas. Shopify las sigue mostrando en la trastienda.

Comprobación: sume los recuentos de ambas ubicaciones para el producto. Si la trastienda está 10 por debajo y la tienda 10 por encima, el total es correcto y solo los lugares están mal.

-10 + 10 = 0

5. Alguien editó la cantidad a mano#

En cualquier dirección. Una persona escribe 40 donde quería poner 4, o edita las existencias para que un informe parezca correcto. Algunas ediciones son honestas y aun así erróneas.

Comprobación: abra el historial de ajustes de la variante. El registro de cambios de Shopify dice que la tabla de las páginas de producto y variante abarca 180 días. Busque números redondos y cambios sin un pedido o una entrega detrás.

6. Una app o canal de venta está escribiendo cantidades#

En cualquier dirección. Cualquier cosa con permiso para escribir stock puede sobrescribir sus cifras o ir por detrás de ellas: un conector de marketplace, una app de almacén, una segunda tienda.

Comprobación: haga una lista de todas las apps instaladas que tocan el stock. Después busque en el historial cambios que lleguen siguiendo un patrón, como cada noche a la misma hora. Un patrón significa una máquina.

7. Un pack no descontó sus piezas#

Shopify demasiado alto en las piezas. Un pack se vende como un producto. Que las piezas salgan del stock depende de cómo se construyó el pack. Si es un producto aparte con su propia cantidad, las piezas nunca se mueven.

Comprobación: compare las ventas con el movimiento. Digamos que vendió 20 packs de 3 tazas.

20 packs x 3 tazas = 60 tazas deberían haber salido del stock.

Si la cantidad de tazas bajó 5, el pack no descuenta de ella.

8. Un código de barras apunta a lo que no es, o a nada#

En cualquier dirección. Dos variantes pueden llevar el mismo código de barras, así que cada escaneo cae en la primera. Otra trampa es un código que solo parece un código de barras.

Digamos que una tienda numeró sus productos 10000001, 10000002 y así sucesivamente, y los imprimió como códigos de barras de ocho dígitos. Ocho dígitos parecen EAN-8. EAN-8 tiene un dígito de control como último dígito. Para comprobar uno, pondere los primeros siete dígitos con 3, 1, 3, 1, 3, 1, 3, súmelos y tome el número que lleva la suma al siguiente múltiplo de diez.

1 0 0 0 0 0 0   x   3 1 3 1 3 1 3
3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3
Dígito de control = 10 - 3 = 7

Un código real que empieza por 1000000 terminaría en 7. Estos terminan en 1, así que un escáner que comprueba el dígito los trata como lecturas erróneas, y el estante y el sistema nunca se emparejan.

Comprobación: exporte sus variantes a una hoja de cálculo y ordene la columna de códigos de barras. Los duplicados quedan juntos. Luego escanee tres productos del estante y mire qué aparece. Si sus productos aún no tienen códigos de barras reales, nuestra página sobre etiquetas de código de barras explica cómo crearlos.

9. Un recuento se aplicó como total#

En cualquier dirección. Si un recuento escribe su cifra contada como la nueva cantidad, cualquier venta o entrega posterior al recuento se borra. Cuenta 10 donde Shopify decía 12, vende 2 y aplica a la mañana siguiente. La herramienta escribe 10. El estante tiene 8 y Shopify está 2 por encima.

Comprobación: encuentre su último recuento en el historial. Mire la hora del recuento y la hora a la que se aplicó. Cualquier pedido entre esas dos horas puede haberse borrado. Nuestro artículo sobre contar mientras la tienda sigue vendiendo muestra cómo aplicar un recuento para que esos pedidos sobrevivan.

Una comprobación de 15 minutos en un producto#

Elija el producto que más le moleste. Después:

1. Dos minutos. Abra la variante. Anote existencias, disponible, comprometido y no disponible de una ubicación.
2. Tres minutos. Cuente las unidades del edificio: estante, pedidos empaquetados, caja de dañados. Empareje lo que cuenta con el estado correcto, como en la tabla de arriba.
3. Dos minutos. Calcule la diferencia: contado menos existencias.
4. Cuatro minutos. Abra el historial de ajustes. Para cada entrada desde su último recuento, busque el suceso detrás: un albarán, un reembolso, un pedido. Marque las entradas sin suceso.
5. Dos minutos. Revise las otras ubicaciones del producto y compruebe su código de barras por si hay duplicados.
6. Dos minutos. Anote la diferencia, lo que explicó y lo que queda.

Son 2 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 = 15 minutos.

Así puede acabar. Shopify muestra 30 en existencias y usted cuenta 24.

Diferencia = 24 - 30 = -6

El historial parece normal. La caja de dañados tiene 4 unidades que nadie ajustó, lo que explica 4 de las 6. Quedan dos.

6 - 4 = 2 unidades sin explicar

No fuerce una respuesta para las dos últimas. Anótelas, ajuste y vuelva a contar la línea la semana siguiente. Si vuelve a fallar, tiene un patrón que perseguir. Si no, era ruido.

Algunas diferencias son de sincronía, no pérdidas#

Una diferencia no siempre es una pérdida. Cuenta a las 10:40 y entra un pedido a las 10:41. Un traspaso va en un camión, así que las unidades no están en ningún estante. Shopify las trata como en camino en el destino, y las unidades en camino no se pueden vender hasta que se reciben. Una sincronización se retrasa unos minutos.

¿Cómo distingue la sincronía de la pérdida? Vuelva a contar la misma línea al día siguiente. Una diferencia que se cerró o se movió era sincronía. Una diferencia que se queda quieta es stock.

Así que ignore las diferencias de una o dos unidades en un día ajetreado. Persiga las que se repiten.

Tres hábitos que frenan la deriva#

Registre cada entrega el día que llega, antes de que las unidades vayan a un estante. Este solo hábito elimina la mayor causa de la lista.

Tenga un único contenedor para devoluciones y otro para mercancía dañada, y vacíe ambos en Shopify al final de cada día.

Escriba un motivo junto a cada edición manual, aunque sea solo una línea en una nota compartida.

Qué contar primero y cuándo volver a contar#

Cuente la trastienda antes que la sala de ventas, porque ahí esperan las entregas antes de que alguien las registre. Después cuente sus productos más vendidos y luego los productos con las mayores diferencias en su última revisión.

Vuelva a contar una línea cuando su diferencia se repita, cuando pase a negativa o tras un traspaso. Nuestra guía de recuento de stock en Shopify trae la rutina completa, y el plan para contar por porciones está en el artículo sobre un calendario de recuento cíclico.

Elija hoy un producto, haga la comprobación de 15 minutos y guarde la nota. Ya tiene una primera cifra con la que comparar el mes que viene.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué Shopify muestra un stock distinto del que tengo en el estante?

El stock se movió sin registro, un registro cayó en el lugar equivocado o un recuento se aplicó de la manera equivocada. Compare primero lo comparable: la cifra de existencias de Shopify incluye unidades de pedidos sin preparar y unidades apartadas como no disponibles. Después repase las causas de abajo, empezando por recepción y devoluciones.

¿Cuál es la diferencia entre disponible y existencias en Shopify?

Existencias es cada unidad de una ubicación. El centro de ayuda de Shopify lo define como comprometido más no disponible más disponible. Disponible es la parte que aún puede vender, que deja fuera las unidades de pedidos sin preparar y las unidades apartadas.

¿Por qué mi cifra de stock incluye unidades que ya vendí?

Las unidades de pedidos que aún no ha preparado están comprometidas, y las unidades comprometidas forman parte de las existencias. Están vendidas pero todavía en su edificio, así que una cifra construida a partir de las existencias las cuenta. Disponible las deja fuera.

¿Hasta cuándo atrás puedo ver cambios de inventario en Shopify?

El registro de cambios de Shopify dice que la tabla del historial de ajustes de inventario de las páginas de producto y variante abarca 180 días. Se amplió desde 90 días el 8 de noviembre de 2024. Para una diferencia más antigua necesita sus propios registros, como los albaranes de proveedores.