O estoque da Shopify não bate com a prateleira? 9 causas e verificações

A Shopify e a sua prateleira divergem por um de três motivos. O estoque se moveu sem registro. Um registro caiu no lugar errado. Ou uma contagem foi aplicada do jeito errado. Abaixo estão nove causas concretas dentro desses três, uma verificação para cada uma e uma rotina de 15 minutos para um produto.

Leia primeiro os números. Muitas divergências aparentes são dois números diferentes postos lado a lado.

Primeiro, leia bem os números#

A Shopify divide a quantidade de um local em estados. A página da central de ajuda sobre estados de estoque os define assim:

• Disponível é o que você ainda pode vender.
• Comprometido é reservado para pedidos que você ainda não atendeu, mais pedidos em rascunho e transferências marcadas como prontas para envio.
• Indisponível é retido por motivos como dano, controle de qualidade ou estoque de segurança.
• Em estoque é cada unidade do local: comprometido mais indisponível mais disponível.
• A caminho está chegando por uma transferência ou um pedido de compra. Não pode ser vendido até ser recebido.

Agora o exemplo. Digamos que um produto mostre 14 disponíveis, 3 comprometidos e 2 indisponíveis na sua loja.

Em estoque = 3 + 2 + 14 = 19

Fisicamente, você tem 14 unidades na prateleira, 3 pedidos embalados esperando na bancada de embalagem e 2 unidades lascadas na caixa de danificados. Com o que você compara é o que decide se os números batem.

Telas e ferramentas diferentes podem mostrar estados diferentes, então é fácil comparar o par errado. Antes de procurar uma causa, anote qual estado você está comparando e o que contou.

Para que lado aponta a diferença?#

Diferença significa contado menos Shopify. Uma diferença de menos 6 significa que a prateleira tem 6 a menos do que a Shopify diz. O sinal estreita a busca.

Nove causas, com uma verificação para cada uma#

1. Uma entrega não foi registrada, ou foi registrada errada#

A Shopify fica baixa demais. Uma caixa é aberta, guardada e vendida, e ninguém a acrescentou na Shopify. Ou alguém registrou caixas como unidades: 4 caixas de 12 lançadas como 4.

4 caixas x 12 unidades = 48 unidades chegaram. 4 foram registradas. Diferença = 48 - 4 = 44.

Verificação: pegue as suas últimas três notas de entrega. Para cada uma, ache o aumento correspondente no histórico de estoque da variante naquela data. Um aumento que falta, ou um bem pequeno demais, é a sua resposta.

2. Uma devolução nunca foi reposta#

A Shopify baixa de novo. Quando você reembolsa um pedido, a tela de reembolso da Shopify tem uma opção de repor no estoque. Segundo a página de ajuda da Shopify sobre reembolsos, ela vem marcada por padrão e só está disponível quando você controla o estoque dos itens. É fácil desmarcá-la enquanto espera inspecionar a mercadoria, e então a unidade nunca volta no papel. Uma troca tratada fora da Shopify nunca repõe nada.

Verificação: liste os reembolsos do mês passado. Para cada unidade devolvida que voltou para a prateleira, procure um aumento correspondente no histórico.

3. Estoque danificado ou perdido nunca foi ajustado#

A Shopify fica alta demais. A caneca rachada vai para a caixa e a Shopify ainda a conta como vendável. A Shopify tem um lugar para isso: o estoque indisponível é retido por motivos como dano.

Verificação: olhe a sua caixa de danificados e a pilha de devoluções. Cada unidade ali que a Shopify não mostra como indisponível faz parte da diferença.

4. O estoque foi levado a outro local sem uma transferência#

Em uma direção em cada local, e as duas se cancelam. Você leva 10 unidades do estoque dos fundos para o salão de vendas. A Shopify continua mostrando-as nos fundos.

Verificação: some as contagens dos dois locais para o produto. Se os fundos estão 10 abaixo e o salão 10 acima, o total está certo e só os lugares estão errados.

-10 + 10 = 0

5. Alguém editou a quantidade à mão#

Em qualquer direção. Uma pessoa digita 40 onde queria 4, ou edita o estoque para um relatório parecer certo. Algumas edições são honestas e ainda assim erradas.

Verificação: abra o histórico de ajustes da variante. O registro de alterações da Shopify diz que a tabela das páginas de produto e variante cobre 180 dias. Procure números redondos e mudanças sem pedido ou entrega por trás.

6. Um app ou canal de venda está gravando quantidades#

Em qualquer direção. Tudo o que tem permissão para gravar estoque pode sobrescrever os seus números ou ficar atrás deles: um conector de marketplace, um app de armazém, uma segunda loja.

Verificação: faça uma lista de todos os apps instalados que mexem no estoque. Depois procure no histórico mudanças que chegam em um padrão, como toda noite no mesmo horário. Um padrão significa uma máquina.

7. Um kit não descontou as suas peças#

A Shopify fica alta demais nas peças. Um kit vende como um produto. Se as peças saem do estoque depende de como o kit foi montado. Se é um produto separado com quantidade própria, as peças nunca se mexem.

Verificação: compare as vendas com a movimentação. Digamos que você vendeu 20 kits de 3 canecas.

20 kits x 3 canecas = 60 canecas deveriam ter saído do estoque.

Se a quantidade de canecas caiu 5, o kit não está descontando dela.

8. Um código de barras aponta para a coisa errada, ou para nada#

Em qualquer direção. Duas variantes podem ter o mesmo código de barras, então cada escaneamento cai na primeira. Outra armadilha é um código que só parece um código de barras.

Digamos que uma loja numerou seus produtos 10000001, 10000002 e assim por diante, e os imprimiu como códigos de barras de oito dígitos. Oito dígitos parecem EAN-8. O EAN-8 tem um dígito verificador como último dígito. Para testar um, pondere os primeiros sete dígitos por 3, 1, 3, 1, 3, 1, 3, some e pegue o número que leva a soma ao próximo múltiplo de dez.

1 0 0 0 0 0 0   x   3 1 3 1 3 1 3
3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3
Dígito verificador = 10 - 3 = 7

Um código real que começa com 1000000 terminaria em 7. Estes terminam em 1, então um leitor que confere o dígito os trata como leituras erradas, e a prateleira e o sistema nunca são pareados.

Verificação: exporte as suas variantes para uma planilha e ordene a coluna de códigos de barras. Os duplicados ficam lado a lado. Depois escaneie três produtos da prateleira e veja o que aparece. Se os seus produtos ainda não têm códigos de barras reais, a nossa página sobre etiquetas de código de barras explica como criá-los.

9. Uma contagem foi aplicada como total#

Em qualquer direção. Se uma contagem grava o seu número contado como a nova quantidade, qualquer venda ou entrega depois da contagem é apagada. Você conta 10 onde a Shopify dizia 12, vende 2 e aplica na manhã seguinte. A ferramenta grava 10. A prateleira tem 8, e a Shopify fica 2 acima.

Verificação: ache a sua última contagem no histórico. Olhe o horário da contagem e o horário em que foi aplicada. Qualquer pedido entre esses dois horários pode ter sido apagado. Nosso artigo sobre contar enquanto a loja continua vendendo mostra como aplicar uma contagem para que esses pedidos sobrevivam.

Uma verificação de 15 minutos em um produto#

Escolha o produto que mais irrita você. Depois:

1. Dois minutos. Abra a variante. Anote em estoque, disponível, comprometido e indisponível de um local.
2. Três minutos. Conte as unidades do prédio: prateleira, pedidos embalados, caixa de danificados. Combine o que você conta com o estado certo, como na tabela acima.
3. Dois minutos. Calcule a diferença: contado menos em estoque.
4. Quatro minutos. Abra o histórico de ajustes. Para cada entrada desde a última contagem, ache o evento por trás: uma nota, um reembolso, um pedido. Marque as entradas sem evento.
5. Dois minutos. Confira os outros locais do produto e verifique o código de barras dele em busca de duplicados.
6. Dois minutos. Anote a diferença, o que você explicou e o que sobrou.

São 2 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 = 15 minutos.

Veja como pode terminar. A Shopify mostra 30 em estoque e você conta 24.

Diferença = 24 - 30 = -6

O histórico parece normal. A caixa de danificados tem 4 unidades que ninguém ajustou, o que explica 4 das 6. Sobram duas.

6 - 4 = 2 unidades sem explicação

Não force uma resposta para as duas últimas. Anote, ajuste e conte a linha de novo na semana seguinte. Se errar de novo, você tem um padrão a perseguir. Se não, era ruído.

Algumas diferenças são de tempo, não perda#

Uma diferença nem sempre é uma perda. Você conta às 10:40 e um pedido entra às 10:41. Uma transferência está em um caminhão, então as unidades não estão em nenhuma prateleira. A Shopify as trata como a caminho no destino, e unidades a caminho não podem ser vendidas até serem recebidas. Uma sincronização atrasa minutos.

Como distinguir tempo de perda? Conte a mesma linha de novo no dia seguinte. Uma diferença que fechou ou se moveu era tempo. Uma diferença que fica parada é estoque.

Então pule as diferenças de uma ou duas unidades em um dia movimentado. Persiga as que se repetem.

Três hábitos que seguram o desvio#

Registre cada entrega no dia em que chega, antes de as unidades irem para uma prateleira. Só esse hábito elimina a maior causa da lista.

Mantenha uma única caixa para devoluções e uma única para mercadoria danificada, e esvazie as duas na Shopify no fim de cada dia.

Escreva um motivo ao lado de cada edição manual, mesmo que seja só uma linha em uma nota compartilhada.

O que contar primeiro e quando contar de novo#

Conte o estoque dos fundos antes do salão de vendas, porque é lá que as entregas esperam antes de alguém registrá-las. Depois conte os seus campeões de venda e então os produtos com as maiores diferenças na última verificação.

Conte uma linha de novo quando a diferença se repetir, quando ficar negativa ou depois de uma transferência. Nosso guia de contagem de estoque na Shopify tem a rotina completa, e o plano para contar por fatias está no artigo sobre um cronograma de contagem cíclica.

Escolha um produto hoje, faça a verificação de 15 minutos e guarde a nota. Agora você tem um primeiro número para comparar no mês que vem.

Perguntas frequentes#

Por que a Shopify mostra um estoque diferente do que tenho na prateleira?

O estoque se moveu sem registro, um registro caiu no lugar errado ou uma contagem foi aplicada do jeito errado. Compare primeiro coisas comparáveis: o número em estoque da Shopify inclui unidades de pedidos não atendidos e unidades reservadas como indisponíveis. Depois percorra as causas abaixo, começando por recebimento e devoluções.

Qual é a diferença entre disponível e em estoque na Shopify?

Em estoque é cada unidade de um local. A central de ajuda da Shopify o define como comprometido mais indisponível mais disponível. Disponível é a parte que você ainda pode vender, que deixa de fora as unidades de pedidos não atendidos e as unidades reservadas.

Por que o meu número de estoque inclui unidades que eu já vendi?

Unidades de pedidos que você ainda não atendeu são comprometidas, e unidades comprometidas fazem parte do estoque. Estão vendidas mas ainda no seu prédio, então um número construído a partir do estoque as conta. Disponível as deixa de fora.

Até quando atrás posso ver mudanças de estoque na Shopify?

O registro de alterações da Shopify diz que a tabela de histórico de ajustes de estoque das páginas de produto e variante cobre 180 dias. Ela foi ampliada de 90 dias em 8 de novembro de 2024. Para uma diferença mais antiga, você precisa dos seus próprios registros, como as notas de entrega dos fornecedores.