Le stock Shopify ne correspond pas au rayon ? 9 causes et vérifications

Shopify et votre rayon divergent pour l'une de trois raisons. Du stock a bougé sans enregistrement. Une fiche est tombée au mauvais endroit. Ou un comptage a été appliqué de la mauvaise façon. Voici neuf causes concrètes dans ces trois cas, une vérification pour chacune et une routine de 15 minutes pour un produit.

Lisez d'abord les chiffres. Beaucoup d'écarts apparents sont deux chiffres différents mis côte à côte.

D'abord bien lire les chiffres#

Shopify répartit la quantité d'un emplacement en états. Sa page du centre d'aide sur les états du stock les définit ainsi :

• Disponible est ce que vous pouvez encore vendre.
• Engagé est réservé aux commandes que vous n'avez pas encore traitées, plus les commandes brouillon et les transferts marqués prêts à expédier.
• Indisponible est retenu pour des raisons comme les dommages, le contrôle qualité ou le stock de sécurité.
• En stock est chaque unité de l'emplacement : engagé plus indisponible plus disponible.
• En route vient d'un transfert ou d'un bon de commande. Il ne peut pas être vendu avant d'être réceptionné.

Voici l'exemple. Disons qu'un produit affiche 14 disponibles, 3 engagés et 2 indisponibles dans votre boutique.

En stock = 3 + 2 + 14 = 19

Physiquement, vous avez 14 unités sur l'étagère, 3 commandes emballées qui attendent au poste d'emballage et 2 unités ébréchées dans le bac des produits abîmés. Ce à quoi vous comparez décide si les chiffres concordent.

Des écrans et des outils différents peuvent afficher des états différents, il est donc facile de comparer la mauvaise paire. Avant de chercher une cause, notez quel état vous comparez et ce que vous avez compté.

Dans quel sens va l'écart ?#

L'écart, c'est compté moins Shopify. Un écart de moins 6 signifie que l'étagère a 6 de moins que ce que dit Shopify. Le signe restreint la recherche.

Neuf causes, avec une vérification pour chacune#

1. Une livraison n'a pas été enregistrée, ou l'a été de travers#

Shopify finit trop bas. Un carton est ouvert, rangé et vendu, et personne ne l'a ajouté dans Shopify. Ou quelqu'un a enregistré des cartons comme des unités : 4 cartons de 12 saisis comme 4.

4 cartons x 12 unités = 48 unités arrivées. 4 ont été enregistrées. Écart = 48 - 4 = 44.

Vérification : prenez vos trois derniers bons de livraison. Pour chacun, trouvez l'augmentation correspondante dans l'historique de stock de la variante à cette date. Une augmentation absente, ou bien trop petite, est votre réponse.

2. Un retour n'a jamais été remis en stock#

Shopify encore trop bas. Quand vous remboursez une commande, l'écran de remboursement de Shopify propose une option de remise en stock. D'après la page d'aide Shopify sur les remboursements, elle est cochée par défaut et disponible seulement quand vous suivez le stock des articles. Il est facile de la décocher en attendant d'inspecter la marchandise, et l'unité ne revient alors jamais sur le papier. Un échange traité hors de Shopify ne remet jamais rien en stock.

Vérification : listez les remboursements du mois dernier. Pour chaque unité retournée remise sur l'étagère, cherchez une augmentation correspondante dans l'historique.

3. Un stock abîmé ou perdu n'a jamais été ajusté#

Shopify trop haut. La tasse fêlée va dans le bac et Shopify la compte toujours comme vendable. Shopify a un endroit pour cela : le stock indisponible est retenu pour des raisons comme les dommages.

Vérification : regardez dans votre bac des produits abîmés et votre pile de retours. Chaque unité qui s'y trouve et que Shopify n'affiche pas comme indisponible fait partie de l'écart.

4. Du stock a été déplacé vers un autre emplacement sans transfert#

Dans un sens ou l'autre à chaque emplacement, et les deux s'annulent. Vous portez 10 unités de la réserve vers la surface de vente. Shopify les montre toujours dans la réserve.

Vérification : additionnez les comptages des deux emplacements pour le produit. Si la réserve est 10 en dessous et la surface de vente 10 au-dessus, le total est bon et seuls les lieux sont faux.

-10 + 10 = 0

5. Quelqu'un a modifié la quantité à la main#

Dans un sens ou l'autre. Une personne tape 40 en voulant dire 4, ou modifie la quantité en stock pour qu'un rapport ait l'air juste. Certaines modifications sont honnêtes et pourtant fausses.

Vérification : ouvrez l'historique d'ajustements de la variante. Le journal des modifications de Shopify indique que le tableau des pages produit et variante couvre 180 jours. Cherchez les nombres ronds et les changements sans commande ni livraison derrière.

6. Une application ou un canal de vente écrit des quantités#

Dans un sens ou l'autre. Tout ce qui a l'autorisation d'écrire du stock peut écraser vos chiffres ou prendre du retard sur eux : un connecteur de place de marché, une application d'entrepôt, une seconde boutique.

Vérification : dressez la liste de toutes les applications installées qui touchent au stock. Puis cherchez dans l'historique des changements qui arrivent selon un schéma, comme chaque nuit à la même heure. Un schéma veut dire une machine.

7. Un lot n'a pas décompté ses composants#

Shopify trop haut sur les composants. Un lot se vend comme un produit. Que les composants quittent le stock dépend de la façon dont le lot a été construit. S'il s'agit d'un produit distinct avec sa propre quantité, les composants ne bougent jamais.

Vérification : comparez les ventes avec les mouvements. Disons que vous avez vendu 20 lots de 3 tasses.

20 lots x 3 tasses = 60 tasses auraient dû quitter le stock.

Si la quantité de tasses a baissé de 5, le lot ne puise pas dedans.

8. Un code-barres pointe vers la mauvaise chose, ou vers rien#

Dans un sens ou l'autre. Deux variantes peuvent porter le même code-barres, si bien que chaque scan tombe sur la première. Autre piège : un code qui ressemble seulement à un code-barres.

Disons qu'une boutique a numéroté ses produits 10000001, 10000002 et ainsi de suite, et les a imprimés comme des codes-barres à huit chiffres. Huit chiffres ressemblent à de l'EAN-8. L'EAN-8 a une clé de contrôle en dernier chiffre. Pour en tester une, pondérez les sept premiers chiffres par 3, 1, 3, 1, 3, 1, 3, additionnez-les et prenez le nombre qui amène la somme au multiple de dix suivant.

1 0 0 0 0 0 0   x   3 1 3 1 3 1 3
3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 3
Clé de contrôle = 10 - 3 = 7

Un vrai code commençant par 1000000 finirait par 7. Ceux-ci finissent par 1, si bien qu'un scanner qui vérifie la clé les traite comme des lectures erronées, et l'étagère et le système ne sont jamais rapprochés.

Vérification : exportez vos variantes dans un tableur et triez la colonne des codes-barres. Les doublons se retrouvent côte à côte. Puis scannez trois produits de l'étagère et regardez ce qui s'affiche. Si vos produits n'ont pas encore de vrais codes-barres, notre page sur les étiquettes de codes-barres explique comment en créer.

9. Un comptage a été appliqué comme un total#

Dans un sens ou l'autre. Si un comptage écrit votre chiffre compté comme nouvelle quantité, toute vente ou livraison survenue après le comptage est effacée. Vous comptez 10 là où Shopify disait 12, vous vendez 2, vous appliquez le lendemain matin. L'outil écrit 10. L'étagère contient 8, et Shopify est 2 trop haut.

Vérification : retrouvez votre dernier comptage dans l'historique. Regardez l'heure du comptage et l'heure d'application. Toute commande entre ces deux heures peut avoir été effacée. Notre article sur compter pendant que la boutique continue de vendre montre comment appliquer un comptage pour que ces commandes survivent.

Une vérification de 15 minutes sur un produit#

Choisissez le produit qui vous agace le plus. Puis :

1. Deux minutes. Ouvrez la variante. Notez en stock, disponible, engagé et indisponible pour un emplacement.
2. Trois minutes. Comptez les unités du bâtiment : étagère, commandes emballées, bac des produits abîmés. Associez ce que vous comptez à l'état correct, comme dans le tableau ci-dessus.
3. Deux minutes. Calculez l'écart : compté moins en stock.
4. Quatre minutes. Ouvrez l'historique d'ajustements. Pour chaque entrée depuis votre dernier comptage, trouvez l'événement derrière : un bon de livraison, un remboursement, une commande. Marquez les entrées sans événement.
5. Deux minutes. Vérifiez les autres emplacements du produit, et vérifiez son code-barres pour détecter les doublons.
6. Deux minutes. Notez l'écart, ce que vous avez expliqué et ce qui reste.

Cela fait 2 + 3 + 2 + 4 + 2 + 2 = 15 minutes.

Voici comment cela peut finir. Shopify affiche 30 en stock et vous comptez 24.

Écart = 24 - 30 = -6

L'historique a l'air normal. Le bac des produits abîmés contient 4 unités que personne n'a ajustées, ce qui explique 4 des 6. Il en reste deux.

6 - 4 = 2 unités inexpliquées

Ne forcez pas de réponse pour les deux dernières. Notez-les, ajustez et recomptez la ligne la semaine suivante. Si elle diverge encore, vous avez un schéma à poursuivre. Sinon, c'était du bruit.

Certains écarts sont du décalage, pas de la perte#

Un écart n'est pas toujours une perte. Vous comptez à 10 h 40 et une commande arrive à 10 h 41. Un transfert est dans un camion, les unités ne sont donc sur aucune étagère. Shopify les traite comme en route à la destination, et les unités en route ne peuvent pas être vendues avant d'être réceptionnées. Une synchronisation a quelques minutes de retard.

Comment distinguer le décalage de la perte ? Recomptez la même ligne le lendemain. Un écart qui s'est refermé ou déplacé était du décalage. Un écart qui ne bouge pas, c'est du stock.

Ignorez donc les écarts d'une ou deux unités un jour chargé. Poursuivez ceux qui se répètent.

Trois habitudes qui freinent la dérive#

Enregistrez chaque livraison le jour de son arrivée, avant que les unités n'aillent sur une étagère. Cette seule habitude supprime la plus grosse cause de la liste.

Gardez un seul bac pour les retours et un seul bac pour la marchandise abîmée, et videz les deux dans Shopify à la fin de chaque journée.

Écrivez une raison à côté de chaque modification manuelle, même si ce n'est qu'une ligne dans une note partagée.

Quoi compter en premier, et quand recompter#

Comptez la réserve avant la surface de vente, car c'est là que les livraisons attendent avant que quelqu'un ne les enregistre. Comptez ensuite vos meilleures ventes, puis les produits aux plus gros écarts de votre dernière vérification.

Recomptez une ligne quand son écart se répète, quand il devient négatif ou après un transfert. Notre guide du comptage de stock dans Shopify contient la routine complète, et le plan pour compter par tranches se trouve dans l'article sur un calendrier d'inventaire tournant.

Choisissez un produit aujourd'hui, faites la vérification de 15 minutes et gardez la note. Vous avez maintenant un premier chiffre avec lequel comparer le mois prochain.

Questions fréquentes#

Pourquoi Shopify affiche-t-il un stock différent de celui de mon étagère ?

Du stock a bougé sans enregistrement, une fiche est tombée au mauvais endroit ou un comptage a été appliqué de la mauvaise façon. Comparez d'abord ce qui est comparable : le chiffre « en stock » de Shopify inclut les unités des commandes non traitées et les unités mises de côté comme indisponibles. Passez ensuite en revue les causes ci-dessous, en commençant par la réception et les retours.

Quelle est la différence entre disponible et en stock dans Shopify ?

En stock, c'est chaque unité d'un emplacement. Le centre d'aide de Shopify le définit comme engagé plus indisponible plus disponible. Disponible est la part que vous pouvez encore vendre, qui exclut les unités des commandes non traitées et les unités mises de côté.

Pourquoi mon chiffre de stock inclut-il des unités déjà vendues ?

Les unités des commandes que vous n'avez pas encore traitées sont engagées, et les unités engagées font partie du stock. Elles sont vendues mais encore dans votre bâtiment, si bien qu'un chiffre construit à partir du stock les compte. Disponible les exclut.

Jusqu'où puis-je remonter dans les modifications de stock dans Shopify ?

Le journal des modifications de Shopify indique que le tableau d'historique des ajustements de stock des pages produit et variante couvre 180 jours. Il a été étendu depuis 90 jours le 8 novembre 2024. Pour un écart plus ancien, il vous faut vos propres archives, comme les bons de livraison des fournisseurs.