Contare le scorte mentre il tuo negozio Shopify è aperto: come fare

Sì, puoi contare mentre gli ordini continuano ad arrivare, se applichi il conteggio come variazione e non come totale. Diciamo che Shopify mostrava 12 quando hai contato una riga, e hai trovato 10. Applicalo come “meno 2”. Ogni vendita o consegna che arriva prima che finisci resta. Scrivi invece “10” e le cancelli.

Il resto di questo articolo mostra perché, con numeri che puoi rifare.

Un conteggio è una foto, e lo scaffale si muove dopo lo scatto#

Un inventario registra un momento. Conti uno scaffale alle 10:00. Un cliente ne compra due alle 10:40. Premi applica la mattina dopo. Lo scaffale è cambiato dal tuo conteggio, il tuo conteggio no.

La guida di Shopify stessa sul conteggio con POS Quick Count consiglia di contare quando il negozio è chiuso o tranquillo. Dice anche che inviare un conteggio rettifica le scorte perché corrispondano a ciò che hai contato, e che se una vendita cade tra il conteggio e l'invio, “potresti voler ricontare quell'articolo o fare una rettifica manuale”. È un consiglio onesto per un negozio con porte e orari di apertura.

Un negozio online non ha orario di chiusura. Gli ordini arrivano alle 3 di notte. Per questi negozi, “conta quando nessuno compra” non è un piano.

Due modi di applicare un conteggio#

Sovrascrittura. Lo strumento prende il tuo numero contato e lo scrive come nuovo totale. Semplice, e giusto solo se nulla si è mosso tra il tuo conteggio e la scrittura.

Variazione. Lo strumento ricorda ciò che Shopify mostrava nel momento in cui hai contato quella riga. Questa è la base. Quando applichi, legge la quantità che Shopify ha adesso, toglie solo la correzione del conteggio e lascia tutto il resto in pace.

quantità da scrivere = in diretta adesso - quantità al conteggio + contato

Leggila da sinistra a destra. Parti da ciò che Shopify ha in questo secondo. Sottrai la quantità che Shopify aveva quando hai contato. Aggiungi ciò che hai contato. La differenza tra questi ultimi due numeri è la correzione che il tuo conteggio ha trovato. Tutto ciò che è successo nel frattempo è già dentro “in diretta adesso”, quindi resta.

Esempio svolto: contati 10, venduti 2, applicato la mattina dopo#

Shopify mostrava 12 quando hai contato la riga. Hai trovato 10, quindi il conteggio dice meno 2. Quella sera due unità si vendono e gli ordini partono. La mattina dopo Shopify mostra 10 e lo scaffale ne ha 8.

Ora i due metodi affiancati.

La sovrascrittura scrive 10. Shopify ora dice 10 e lo scaffale ne ha 8. Shopify è 2 sopra, e nulla lo segnala.

La variazione scrive questo:

10 - 12 + 10 = 8

Shopify dice 8. Lo scaffale ne ha 8. Giusto.

Lo stesso conteggio, con una consegna#

Rendilo più difficile. Cinque unità arrivano dopo il tuo conteggio e vengono registrate in Shopify. La base è ancora 12, hai ancora contato 10 e due unità si sono ancora vendute.

In diretta adesso: 12 - 2 + 5 = 15
Metodo variazione:  15 - 12 + 10 = 13
Scaffale:           10 - 2 + 5 = 13

Il metodo variazione dà 13 e lo scaffale ne ha 13. La sovrascrittura scrive 10, il che lascia Shopify 3 sotto.

Quando il risultato scenderebbe sotto zero#

Supponi che la base fosse 12 e tu abbia contato solo 1, quindi ne mancano 11. Poi se ne vendono sei. In diretta adesso è 12 meno 6, cioè 6.

6 - 12 + 1 = -5

Non puoi avere meno 5 unità. Ne sono uscite dallo scaffale più di quante il tuo conteggio dicesse che c'erano, quindi qualcosa non va: un errore di conteggio, o vendite spedite da un altro posto. Un buon strumento scrive 0 e ti dice di guardare quella riga. Non leggere uno zero forzato come un risultato pulito.

Di chi è la colpa della differenza? Ricezioni, resi e trasferimenti rompono i conteggi#

Le vendite si prendono la colpa, ma qualsiasi cambiamento della quantità dopo il tuo conteggio ha lo stesso effetto. Una consegna registrata in Shopify, un reso rimesso sullo scaffale, un trasferimento ricevuto da un'altra sede, una modifica manuale. Il metodo variazione li mantiene tutti, perché fanno parte di “in diretta adesso”.

Non può mantenere un movimento che nessuno ha registrato. Ecco lo schema che va storto. Una consegna da 5 sta sul pavimento della sezione che stai contando, ancora sigillata nella sua scatola, e nessuno l'ha registrata in Shopify. Apri la scatola, sistemi le unità e le conti. Il tuo conteggio include 5 che Shopify non ha mai visto. Più tardi qualcuno registra la consegna e Shopify aggiunge di nuovo 5. Ora la riga è 5 sopra.

Due abitudini lo risolvono. Registra o metti da parte ogni consegna prima di contare la sezione. Oppure tieni le scatole sigillate e fuori dalla sezione finché il conteggio non è applicato.

Un'altra trappola sta nella parola “quantità”. Il centro assistenza di Shopify dice che la quantità disponibile esclude le unità impegnate, che sono unità di ordini che non hai ancora evaso (stati delle scorte). Quelle unità possono essere ancora fisicamente nel tuo edificio, imballate in una scatola vicino alla porta. Uno strumento che confronta con il disponibile si aspetta che quelle unità imballate siano escluse dal tuo conteggio. Chiedi quale numero usa il tuo prima della prima scansione.

Conta per sezioni così ognuna è breve#

Un conteggio lungo è un conteggio rischioso. Ogni ora in cui una riga resta aperta, più cose possono muoversi sotto di lei. Quindi taglia il catalogo in pezzi che puoi finire.

Scegli il taglio che corrisponde a come già pensi alle scorte. Per collezione, per fornitore, per tag, per scaffale o contenitore. Un negozio di abbigliamento può contare una collezione al giorno. Un negozio che compra da tre fornitori può contare la merce di un fornitore alla volta. La nostra guida all'inventario spiega come scegliere le sezioni, e la pagina sugli inventari ciclici copre un calendario a rotazione.

Inizia dai prodotti che si vendono più in fretta, perché sono quelli che si muovono di più in un'ora. Applicali per primi anche.

Un piccolo conteggio ha un secondo vantaggio. Quando diverge da Shopify, l'elenco dei sospetti è breve.

Regole per un conteggio che resta aperto un giorno o più#

Alcuni conteggi superano una seduta, soprattutto con migliaia di varianti. Queste regole tengono onesto un conteggio lungo.

1. Conta una sezione per seduta e finisci ogni riga in quella seduta. Se torni a una riga ore dopo e cambi il numero, stai mescolando due momenti.
2. Registra le consegne prima di contare la loro sezione. Vedi lo schema qui sopra.
3. Imballa e spedisci, o metti da parte, gli ordini per gli articoli della sezione. Allora lo scaffale e il numero disponibile significano la stessa cosa.
4. Applica lo stesso giorno se puoi. Un conteggio applicato alle 17:00 ha avuto ore per derivare. Uno applicato tre giorni dopo ha avuto giorni.
5. Non eliminare un conteggio quasi finito per paura di applicarlo. Un team passa un giorno a contare, trova spaventoso il passaggio di applicazione e vede solo due uscite, applicare o eliminare. La giornata è persa. Salva invece il conteggio senza cambiare Shopify. In Binly è Segna come rivisto, e Riapri lo rimette in conteggio più tardi.
6. Scrivi l'ora di inizio e di fine sul conteggio. Quando indaghi su una differenza, la prima domanda è cosa è successo tra quelle ore.

Dopo aver applicato, controlla alcune righe in Shopify#

Un conteggio è finito solo quando Shopify mostra il numero giusto. Scegli cinque righe, comprese due con grandi differenze, e aprile in Shopify.

Non aspettarti che Shopify sia uguale al tuo numero contato. Dovrebbe essere uguale al tuo numero contato più qualsiasi cosa si sia mossa da allora. Nel primo esempio hai contato 10 e Shopify mostra 8, il che è giusto, perché due unità si sono vendute. Binly esegue da solo questo controllo dopo che applichi e dice “Verificato in Shopify” con quante righe modificate ora corrispondono. Uno sguardo manuale a cinque righe vale ancora la pena la prima volta che ti fidi di un nuovo metodo.

Cosa nessuno strumento può correggere#

Il metodo variazione ripara la tempistica. Non ripara un conteggio che era sbagliato quando l'hai fatto, un'unità uscita dall'edificio senza registrazione, o una scatola spostata tra sezioni mentre camminavi. Ognuna di queste può lasciare una differenza dopo un conteggio accurato, e la nostra guida su perché le scorte di Shopify non corrispondono allo scaffale le passa in rassegna una per una.

Due limiti, detti chiaramente. Primo, ricontare una riga in ritardo può annullare la protezione. Diciamo che la base era 12 e hai contato 10 alle 10:00. Due unità si vendono, quindi in diretta è 10. Alle 15:00 riconti, trovi 8 e digiti 8. Lo strumento lo misura rispetto alla base delle 10:00.

10 - 12 + 8 = 6

Lo scaffale ne ha 8, quindi Shopify è 2 sotto. Gli 8 che hai digitato contengono già le due vendite, e la formula le toglie una seconda volta. Se devi ricontare una riga dopo delle vendite, scrivi una nota sul conteggio e controlla quella riga in Shopify dopo.

Secondo, la merce in transito è invisibile a un conteggio. Le unità su un camion non sono né nella tua sezione né sul tuo scaffale, quindi nulla di ciò che scansioni può tenerne conto.

Domani scegli una sezione, contala dall'inizio alla fine in una seduta, applicala e apri cinque delle sue righe in Shopify. Così sai come si comporta il tuo negozio.