Compter le stock pendant que votre boutique Shopify est ouverte : comment faire

Oui, vous pouvez compter pendant que les commandes continuent d'arriver, si vous appliquez le comptage comme une variation et non comme un total. Disons que Shopify affichait 12 quand vous avez compté une ligne, et que vous avez trouvé 10. Appliquez cela comme « moins 2 ». Toute vente ou livraison qui arrive avant que vous ayez fini est conservée. Écrivez « 10 » à la place et vous les effacez.

Le reste de cet article montre pourquoi, avec des chiffres que vous pouvez refaire.

Un comptage est une photo, et l'étagère bouge après le déclic#

Un inventaire enregistre un instant. Vous comptez une étagère à 10 h 00. Un client en achète deux à 10 h 40. Vous appuyez sur appliquer le lendemain matin. L'étagère a changé depuis votre comptage, pas votre comptage.

Le guide de Shopify lui-même sur le comptage avec POS Quick Count recommande de compter quand la boutique est fermée ou calme. Il dit aussi que valider un comptage ajuste le stock pour qu'il corresponde à ce que vous avez compté, et que si une vente tombe entre le comptage et la validation, vous « voudrez peut-être recompter cet article ou faire un ajustement manuel ». C'est un conseil honnête pour une boutique avec des portes et des horaires.

Une boutique en ligne n'a pas d'heure de fermeture. Les commandes arrivent à 3 h du matin. Pour ces boutiques, « compter quand personne n'achète » n'est pas un plan.

Deux façons d'appliquer un comptage#

Écraser. L'outil prend votre chiffre compté et l'écrit comme nouveau total. Simple, et juste seulement si rien n'a bougé entre votre comptage et l'écriture.

Variation. L'outil retient ce que Shopify affichait au moment où vous avez compté cette ligne. C'est la base. À l'application, il lit la quantité que Shopify détient maintenant, retire seulement la correction du comptage et laisse tout le reste intact.

quantité à écrire = en direct maintenant - quantité au comptage + compté

Lisez de gauche à droite. Partez de ce que Shopify détient à cet instant. Soustrayez la quantité que Shopify détenait quand vous avez compté. Ajoutez ce que vous avez compté. L'écart entre ces deux derniers chiffres est la correction que votre comptage a trouvée. Tout ce qui s'est passé entre-temps est déjà dans « en direct maintenant », donc cela reste.

Exemple chiffré : compté 10, vendu 2, appliqué le lendemain matin#

Shopify affichait 12 quand vous avez compté la ligne. Vous avez trouvé 10, le comptage dit donc moins 2. Ce soir-là, deux unités se vendent et les commandes partent. Le lendemain matin Shopify affiche 10 et l'étagère contient 8.

Voyons maintenant les deux méthodes côte à côte.

Écraser écrit 10. Shopify dit maintenant 10 et l'étagère contient 8. Shopify est 2 trop haut, et rien ne le signale.

Variation écrit ceci :

10 - 12 + 10 = 8

Shopify dit 8. L'étagère contient 8. Correct.

Même comptage, avec une livraison#

Compliquons. Cinq unités arrivent après votre comptage et sont enregistrées dans Shopify. La base est toujours 12, vous avez toujours compté 10, et deux unités se sont toujours vendues.

En direct maintenant : 12 - 2 + 5 = 15
Méthode par variation : 15 - 12 + 10 = 13
Étagère :              10 - 2 + 5 = 13

La méthode par variation donne 13 et l'étagère contient 13. Écraser écrit 10, ce qui laisse Shopify 3 trop bas.

Quand le résultat passerait sous zéro#

Supposons que la base était 12 et que vous n'avez compté que 1, donc 11 manquent. Puis six se vendent. En direct maintenant, c'est 12 moins 6, soit 6.

6 - 12 + 1 = -5

Vous ne pouvez pas détenir moins 5 unités. Plus d'unités ont quitté l'étagère que ce que votre comptage disait y avoir, donc quelque chose cloche : une erreur de comptage, ou des ventes expédiées d'ailleurs. Un bon outil écrit 0 et vous dit de regarder cette ligne. Ne lisez pas un zéro plafonné comme un résultat propre.

À qui la faute de l'écart ? Les réceptions, retours et transferts faussent aussi les comptages#

On accuse les ventes, mais tout changement de la quantité après votre comptage a le même effet. Une livraison enregistrée dans Shopify, un retour remis sur l'étagère, un transfert reçu d'un autre emplacement, une modification manuelle. La méthode par variation les conserve tous, car ils font partie de « en direct maintenant ».

Elle ne peut pas conserver un mouvement que personne n'a enregistré. Voici le schéma qui tourne mal. Une livraison de 5 est posée au sol dans la section que vous comptez, encore scellée dans son carton, et personne ne l'a enregistrée dans Shopify. Vous ouvrez le carton, rangez les unités et les comptez. Votre comptage inclut 5 que Shopify n'a jamais vues. Plus tard, quelqu'un enregistre la livraison et Shopify ajoute 5 de nouveau. La ligne est maintenant 5 trop haute.

Deux habitudes corrigent cela. Enregistrez ou mettez de côté chaque livraison avant de compter la section. Ou gardez les cartons scellés et hors de la section jusqu'à l'application du comptage.

Un autre piège se cache dans le mot « quantité ». Le centre d'aide de Shopify indique que la quantité disponible exclut les unités engagées, c'est-à-dire les unités des commandes que vous n'avez pas encore traitées (états du stock). Ces unités peuvent encore être physiquement dans votre bâtiment, emballées dans un carton près de la porte. Un outil qui compare au disponible s'attend à ce que ces unités emballées soient exclues de votre comptage. Demandez quel chiffre utilise le vôtre avant le premier scan.

Compter par sections pour que chacune soit courte#

Un long comptage est un comptage risqué. Chaque heure où une ligne reste ouverte, davantage de choses peuvent bouger sous elle. Découpez donc le catalogue en morceaux que vous pouvez terminer.

Choisissez le découpage qui correspond à votre façon de penser le stock. Par collection, par fournisseur, par tag, par étagère ou par casier. Une boutique de vêtements peut compter une collection par jour. Une boutique qui achète auprès de trois fournisseurs peut compter la marchandise d'un fournisseur à la fois. Notre guide de l'inventaire explique comment choisir les sections, et la page sur les inventaires tournants couvre un calendrier tournant.

Commencez par les produits qui se vendent le plus vite, car ce sont ceux qui bougent le plus en une heure. Appliquez-les aussi en premier.

Un petit comptage a un second avantage. Quand il diverge de Shopify, la liste des suspects est courte.

Règles pour un comptage qui reste ouvert un jour ou plus#

Certains comptages dépassent une séance, surtout avec des milliers de variantes. Ces règles gardent un long comptage honnête.

1. Comptez une section par séance et terminez chaque ligne dans cette séance. Si vous revenez à une ligne des heures plus tard et changez le chiffre, vous mélangez deux instants.
2. Enregistrez les livraisons avant de compter leur section. Voir le schéma ci-dessus.
3. Emballez et expédiez, ou mettez de côté, les commandes des articles de la section. Ainsi l'étagère et le chiffre disponible veulent dire la même chose.
4. Appliquez le jour même si vous le pouvez. Un comptage appliqué à 17 h a eu des heures pour dériver. Un comptage appliqué trois jours plus tard a eu des jours.
5. Ne supprimez pas un comptage presque terminé par peur de l'appliquer. Une équipe passe une journée à compter, trouve l'étape d'application effrayante et ne voit que deux issues, appliquer ou supprimer. La journée est perdue. Enregistrez plutôt le comptage sans modifier Shopify. Dans Binly, c'est Marquer comme vérifié, et Rouvrir le remet en comptage plus tard.
6. Écrivez l'heure de début et de fin sur le comptage. Quand vous enquêtez sur un écart, la première question est de savoir ce qui s'est passé entre ces heures.

Après l'application, vérifier quelques lignes dans Shopify#

Un comptage n'est terminé que lorsque Shopify affiche le bon chiffre. Choisissez cinq lignes, dont deux avec de gros écarts, et ouvrez-les dans Shopify.

N'attendez pas que Shopify soit égal à votre chiffre compté. Il doit être égal à votre chiffre compté plus tout ce qui a bougé depuis. Dans le premier exemple vous avez compté 10 et Shopify affiche 8, ce qui est juste, puisque deux unités se sont vendues. Binly exécute lui-même cette vérification après l'application et indique « Vérifié dans Shopify » avec le nombre de lignes modifiées qui concordent désormais. Un coup d'œil manuel sur cinq lignes vaut encore la peine la première fois que vous faites confiance à une nouvelle méthode.

Ce qu'aucun outil ne peut corriger#

La méthode par variation répare le décalage. Elle ne répare pas un comptage faux au moment où vous l'avez fait, une unité sortie du bâtiment sans enregistrement, ni un carton qui a changé de section pendant que vous marchiez. Chacun de ces cas peut laisser un écart après un comptage soigné, et notre guide sur pourquoi le stock Shopify ne correspond pas au rayon les passe en revue.

Deux limites, dites clairement. D'abord, recompter une ligne tard peut annuler la protection. Disons que la base était 12 et que vous avez compté 10 à 10 h 00. Deux unités se vendent, le direct est donc 10. À 15 h vous recomptez, trouvez 8 et tapez 8. L'outil le mesure par rapport à la base de 10 h 00.

10 - 12 + 8 = 6

L'étagère contient 8, Shopify est donc 2 trop bas. Les 8 que vous avez tapés contiennent déjà les deux ventes, et la formule les retire une seconde fois. Si vous devez recompter une ligne après des ventes, écrivez une note sur le comptage et vérifiez cette ligne dans Shopify ensuite.

Ensuite, le stock en transit est invisible pour un comptage. Les unités dans un camion ne sont ni dans votre section ni sur votre étagère, rien de ce que vous scannez ne peut donc les prendre en compte.

Demain, choisissez une section, comptez-la du début à la fin en une séance, appliquez-la et ouvrez cinq de ses lignes dans Shopify. Vous saurez alors comment se comporte votre propre boutique.