Cuente el inventario con su tienda Shopify abierta: cómo hacerlo

Sí, puede contar mientras siguen entrando pedidos, si aplica el recuento como un cambio y no como un total. Digamos que Shopify mostraba 12 cuando contó una línea y usted encontró 10. Aplíquelo como “menos 2”. Cada venta o entrega que llegue antes de terminar se conserva. Escriba “10” en cambio y las borra.

El resto de este artículo muestra por qué, con cifras que puede rehacer.

Un recuento es una foto, y el estante se mueve después del disparo#

Un recuento registra un instante. Cuenta un estante a las 10:00. Un cliente compra dos a las 10:40. Pulsa aplicar a la mañana siguiente. El estante ha cambiado desde su recuento, y su recuento no.

La propia guía de Shopify para contar con POS Quick Count recomienda contar cuando la tienda está cerrada o tranquila. También dice que enviar un recuento ajusta el inventario para que coincida con lo contado, y que si una venta cae entre el conteo y el envío, “puede que quiera volver a contar ese artículo o hacer un ajuste manual”. Es un consejo honesto para una tienda con puertas y horario.

Una tienda online no tiene hora de cierre. Los pedidos llegan a las 3 de la madrugada. Para estas tiendas, “contar cuando nadie compra” no es un plan.

Dos formas de aplicar un recuento#

Sobrescribir. La herramienta toma su cifra contada y la escribe como nuevo total. Sencillo, y correcto solo si nada se movió entre su recuento y la escritura.

Cambio. La herramienta recuerda lo que Shopify mostraba en el momento en que contó esa línea. Esa es la base. Al aplicar, lee la cantidad que Shopify tiene ahora, retira solo la corrección del recuento y deja todo lo demás intacto.

cantidad a escribir = en directo ahora - cantidad al contar + contado

Léalo de izquierda a derecha. Empiece por lo que Shopify tiene en este segundo. Reste la cantidad que Shopify tenía cuando contó. Sume lo que contó. La diferencia entre esas dos últimas cifras es la corrección que halló su recuento. Todo lo que ocurrió entretanto ya está dentro de “en directo ahora”, así que se conserva.

Ejemplo resuelto: contó 10, vendió 2, aplicó a la mañana siguiente#

Shopify mostraba 12 cuando contó la línea. Usted encontró 10, así que el recuento dice menos 2. Esa tarde se venden dos unidades y los pedidos se envían. A la mañana siguiente Shopify muestra 10 y el estante tiene 8.

Ahora los dos métodos lado a lado.

Sobrescribir escribe 10. Shopify ahora dice 10 y el estante tiene 8. Shopify está 2 por encima y nada lo señala.

Cambio escribe esto:

10 - 12 + 10 = 8

Shopify dice 8. El estante tiene 8. Correcto.

El mismo recuento, con una entrega#

Hágalo más difícil. Cinco unidades llegan después de su recuento y se registran en Shopify. La base sigue siendo 12, usted sigue contando 10 y siguen vendiéndose dos unidades.

En directo ahora: 12 - 2 + 5 = 15
Método de cambio:  15 - 12 + 10 = 13
Estante:           10 - 2 + 5 = 13

El método de cambio da 13 y el estante tiene 13. Sobrescribir escribe 10, lo que deja a Shopify 3 por debajo.

Cuando el resultado quedaría por debajo de cero#

Supongamos que la base era 12 y usted contó solo 1, así que faltan 11. Después se venden seis. En directo ahora es 12 menos 6, es decir, 6.

6 - 12 + 1 = -5

No se pueden tener menos 5 unidades. Salieron del estante más unidades de las que su recuento decía que había, así que algo falla: un error de conteo, o ventas que se enviaron desde otro sitio. Una buena herramienta escribe 0 y le dice que mire esa línea. No lea un cero forzado como un resultado limpio.

¿De quién es la culpa de la diferencia? Las recepciones, devoluciones y traspasos también rompen los recuentos#

A las ventas se les echa la culpa, pero cualquier cambio en la cantidad después de su recuento tiene el mismo efecto. Una entrega registrada en Shopify, una devolución puesta en el estante, un traspaso recibido de otra ubicación, una edición manual. El método de cambio los conserva todos, porque forman parte de “en directo ahora”.

No puede conservar un movimiento que nadie registró. Este es el patrón que sale mal. Una entrega de 5 está en el suelo de la sección que cuenta, aún sellada en su caja, y nadie la ha registrado en Shopify. Abre la caja, coloca las unidades y las cuenta. Su recuento incluye 5 que Shopify nunca ha visto. Más tarde alguien registra la entrega y Shopify suma 5 otra vez. Ahora la línea está 5 por encima.

Dos hábitos lo arreglan. Registre o aparte cada entrega antes de contar la sección. O mantenga las cajas selladas y fuera de la sección hasta que se aplique el recuento.

Otra trampa está en la palabra “cantidad”. El centro de ayuda de Shopify dice que la cantidad disponible deja fuera las unidades comprometidas, que son unidades de pedidos que aún no ha preparado (estados de inventario). Esas unidades pueden seguir físicamente en su edificio, empaquetadas en una caja junto a la puerta. Una herramienta que compara contra el disponible espera que esas unidades empaquetadas se dejen fuera de su recuento. Pregunte qué cifra usa la suya antes del primer escaneo.

Cuente por secciones para que cada una sea corta#

Un recuento largo es un recuento arriesgado. Cada hora que una línea sigue abierta, puede moverse más bajo ella. Así que corte el catálogo en piezas que pueda terminar.

Elija el corte que coincida con cómo ya piensa en el stock. Por colección, por proveedor, por etiqueta, por estante o por casillero. Una tienda de ropa puede contar una colección al día. Una tienda que compra a tres proveedores puede contar la mercancía de un proveedor cada vez. Nuestra guía de recuento explica cómo elegir secciones, y la página de recuentos cíclicos cubre un calendario rotativo.

Empiece por los productos de venta más rápida, porque son los que más se mueven en una hora. Aplíquelos también primero.

Un recuento pequeño tiene un segundo beneficio. Cuando discrepa de Shopify, la lista de sospechosos es corta.

Reglas para un recuento que sigue abierto un día o más#

Algunos recuentos pasan de una sola sesión, sobre todo con miles de variantes. Estas reglas mantienen honesto un recuento largo.

1. Cuente una sección por sesión y termine cada línea en esa sesión. Si vuelve a una línea horas después y cambia la cifra, está mezclando dos momentos.
2. Registre las entregas antes de contar su sección. Vea el patrón de arriba.
3. Empaquete y envíe, o aparte, los pedidos de los artículos de la sección. Así el estante y la cifra disponible significan lo mismo.
4. Aplique el mismo día si puede. Un recuento aplicado a las 17:00 ha tenido horas para desviarse. Uno aplicado tres días después ha tenido días.
5. No elimine un recuento casi terminado por miedo a aplicarlo. Un equipo pasa un día contando, encuentra aterrador el paso de aplicar y solo ve dos salidas, aplicar o eliminar. El día se pierde. Guarde en cambio el recuento sin cambiar Shopify. En Binly eso es Marcar como revisado, y Reabrir lo devuelve a contar más tarde.
6. Escriba la hora de inicio y de fin en el recuento. Cuando investigue una diferencia, la primera pregunta es qué pasó entre esas horas.

Después de aplicar, revise algunas líneas en Shopify#

Un recuento solo está terminado cuando Shopify muestra la cifra correcta. Elija cinco líneas, incluidas dos con diferencias grandes, y ábralas en Shopify.

No espere que Shopify sea igual a su cifra contada. Debería ser igual a su cifra contada más lo que se haya movido desde entonces. En el primer ejemplo contó 10 y Shopify muestra 8, lo cual es correcto, porque se vendieron dos unidades. Binly ejecuta esta comprobación por sí mismo tras aplicar y dice “Comprobado en Shopify” con cuántas líneas cambiadas coinciden ahora. Una mirada manual a cinco líneas sigue valiendo la pena la primera vez que confíe en un método nuevo.

Lo que ninguna herramienta puede arreglar#

El método de cambio repara la sincronía. No repara un recuento que estaba mal cuando lo hizo, una unidad que salió del edificio sin registro ni una caja que cambió de sección mientras usted caminaba. Cada una de estas cosas puede dejar una diferencia tras un recuento cuidadoso, y nuestra guía sobre por qué el inventario de Shopify no coincide con el estante repasa cada una.

Dos límites, dichos con claridad. Primero, volver a contar una línea tarde puede anular la protección. Digamos que la base era 12 y contó 10 a las 10:00. Se venden dos unidades, así que en directo hay 10. A las 15:00 vuelve a contar, encuentra 8 y escribe 8. La herramienta lo mide contra la base de las 10:00.

10 - 12 + 8 = 6

El estante tiene 8, así que Shopify está 2 por debajo. Los 8 que escribió ya contienen las dos ventas, y la fórmula las resta una segunda vez. Si debe volver a contar una línea después de ventas, escriba una nota en el recuento y compruebe esa línea en Shopify después.

Segundo, el stock en tránsito es invisible para un recuento. Las unidades en un camión no están ni en su sección ni en su estante, así que nada de lo que escanee puede contarlas.

Mañana elija una sección, cuéntela de principio a fin de una sola vez, aplíquela y abra cinco de sus líneas en Shopify. Así sabrá cómo se comporta su propia tienda.