Conte o estoque com a sua loja Shopify aberta: como fazer

Sim, você pode contar enquanto os pedidos continuam chegando, se aplicar a contagem como uma mudança e não como um total. Digamos que a Shopify mostrava 12 quando você contou uma linha e você encontrou 10. Aplique isso como “menos 2”. Toda venda ou entrega que chegar antes de você terminar fica. Escreva “10” no lugar e você as apaga.

O resto deste artigo mostra por quê, com números que você pode refazer.

Uma contagem é uma foto, e a prateleira se mexe depois do clique#

Uma contagem registra um instante. Você conta uma prateleira às 10:00. Um cliente compra duas às 10:40. Você aperta aplicar na manhã seguinte. A prateleira mudou desde a sua contagem, e a sua contagem não.

O próprio guia da Shopify para contar com o POS Quick Count recomenda contar quando a loja está fechada ou tranquila. Diz também que enviar uma contagem ajusta o estoque para bater com o que você contou, e que, se uma venda cair entre a contagem e o envio, você “pode querer recontar aquele item ou fazer um ajuste manual”. É um conselho honesto para uma loja com portas e horário de funcionamento.

Uma loja online não tem hora de fechar. Pedidos chegam às 3 da manhã. Para essas lojas, “conte quando ninguém compra” não é um plano.

Duas formas de aplicar uma contagem#

Sobrescrever. A ferramenta pega o seu número contado e o grava como o novo total. Simples, e certo só se nada se mexeu entre a sua contagem e a gravação.

Mudança. A ferramenta lembra o que a Shopify mostrava no momento em que você contou aquela linha. Essa é a linha de base. Ao aplicar, ela lê a quantidade que a Shopify tem agora, retira só a correção da contagem e deixa tudo o mais em paz.

quantidade a gravar = ao vivo agora - quantidade quando contou + contado

Leia da esquerda para a direita. Comece pelo que a Shopify tem neste segundo. Subtraia a quantidade que a Shopify tinha quando você contou. Some o que você contou. A diferença entre esses dois últimos números é a correção que a sua contagem encontrou. Tudo o que aconteceu nesse meio-tempo já está dentro de “ao vivo agora”, então fica.

Exemplo resolvido: contou 10, vendeu 2, aplicou na manhã seguinte#

A Shopify mostrava 12 quando você contou a linha. Você encontrou 10, então a contagem diz menos 2. Naquela noite duas unidades são vendidas e os pedidos são enviados. Na manhã seguinte a Shopify mostra 10 e a prateleira tem 8.

Agora os dois métodos lado a lado.

Sobrescrever grava 10. A Shopify agora diz 10 e a prateleira tem 8. A Shopify está 2 acima, e nada avisa.

Mudança grava isto:

10 - 12 + 10 = 8

A Shopify diz 8. A prateleira tem 8. Correto.

A mesma contagem, com uma entrega#

Torne mais difícil. Cinco unidades chegam depois da sua contagem e são registradas na Shopify. A linha de base continua 12, você continua tendo contado 10 e duas unidades continuam vendidas.

Ao vivo agora:   12 - 2 + 5 = 15
Método de mudança: 15 - 12 + 10 = 13
Prateleira:      10 - 2 + 5 = 13

O método de mudança dá 13 e a prateleira tem 13. Sobrescrever grava 10, o que deixa a Shopify 3 abaixo.

Quando o resultado ficaria abaixo de zero#

Suponha que a linha de base era 12 e você contou apenas 1, então faltam 11. Depois seis são vendidas. Ao vivo agora é 12 menos 6, ou seja, 6.

6 - 12 + 1 = -5

Você não pode ter menos 5 unidades. Mais saíram da prateleira do que a sua contagem dizia haver, então algo está errado: uma contagem errada, ou vendas enviadas de outro lugar. Uma boa ferramenta grava 0 e manda você olhar aquela linha. Não leia um zero forçado como um resultado limpo.

De quem é a culpa da diferença? Recebimentos, devoluções e transferências também quebram contagens#

As vendas levam a culpa, mas qualquer mudança na quantidade depois da sua contagem tem o mesmo efeito. Uma entrega registrada na Shopify, uma devolução colocada na prateleira, uma transferência recebida de outro local, uma edição manual. O método de mudança mantém todas, porque fazem parte de “ao vivo agora”.

Ele não consegue manter um movimento que ninguém registrou. Este é o padrão que dá errado. Uma entrega de 5 está no chão da seção que você conta, ainda lacrada na caixa, e ninguém a registrou na Shopify. Você abre a caixa, guarda as unidades e as conta. Sua contagem inclui 5 que a Shopify nunca viu. Depois alguém registra a entrega e a Shopify soma 5 de novo. Agora a linha está 5 acima.

Dois hábitos resolvem isso. Registre ou separe cada entrega antes de contar a seção. Ou mantenha as caixas lacradas e fora da seção até a contagem ser aplicada.

Mais uma armadilha está na palavra “quantidade”. A central de ajuda da Shopify diz que a quantidade disponível deixa de fora as unidades comprometidas, que são unidades de pedidos que você ainda não atendeu (estados de estoque). Essas unidades podem ainda estar fisicamente no seu prédio, embaladas em uma caixa junto à porta. Uma ferramenta que compara com o disponível espera que essas unidades embaladas fiquem de fora da sua contagem. Pergunte qual número a sua usa antes do primeiro escaneamento.

Conte por seções para que cada uma seja curta#

Uma contagem longa é uma contagem arriscada. A cada hora em que uma linha fica aberta, mais coisas podem se mover embaixo dela. Então corte o catálogo em pedaços que você consiga terminar.

Escolha o corte que combine com o jeito como você já pensa o estoque. Por coleção, por fornecedor, por etiqueta, por prateleira ou compartimento. Uma loja de roupas pode contar uma coleção por dia. Uma loja que compra de três fornecedores pode contar a mercadoria de um fornecedor por vez. Nosso guia de contagem de estoque explica como escolher seções, e a página sobre contagens cíclicas cobre um cronograma rotativo.

Comece pelos itens de venda mais rápida, porque são os que mais se movem em uma hora. Aplique-os primeiro também.

Uma contagem pequena tem um segundo benefício. Quando ela diverge da Shopify, a lista de suspeitos é curta.

Regras para uma contagem que fica aberta por um dia ou mais#

Algumas contagens passam de uma sessão, principalmente com milhares de variantes. Estas regras mantêm honesta uma contagem longa.

1. Conte uma seção por sessão e termine cada linha nessa sessão. Se você voltar a uma linha horas depois e mudar o número, está misturando dois momentos.
2. Registre as entregas antes de contar a seção delas. Veja o padrão acima.
3. Embale e envie, ou separe, os pedidos dos itens da seção. Assim a prateleira e o número disponível significam a mesma coisa.
4. Aplique no mesmo dia, se puder. Uma contagem aplicada às 17:00 teve horas para desviar. Uma aplicada três dias depois teve dias.
5. Não exclua uma contagem quase terminada por medo de aplicá-la. Uma equipe passa um dia contando, acha assustadora a etapa de aplicar e só vê duas saídas, aplicar ou excluir. O dia se perde. Em vez disso, salve a contagem sem alterar a Shopify. No Binly isso é Marcar como revisada, e Reabrir a devolve para contar depois.
6. Escreva o horário de início e de fim na contagem. Quando você investiga uma diferença, a primeira pergunta é o que aconteceu entre esses horários.

Depois de aplicar, confira algumas linhas na Shopify#

Uma contagem só está concluída quando a Shopify mostra o número certo. Escolha cinco linhas, incluindo duas com grandes diferenças, e abra-as na Shopify.

Não espere que a Shopify seja igual ao seu número contado. Ela deve ser igual ao seu número contado mais o que se moveu desde então. No primeiro exemplo você contou 10 e a Shopify mostra 8, o que está certo, porque duas unidades foram vendidas. O Binly faz essa verificação sozinho depois de aplicar e diz “Conferido na Shopify” com quantas linhas alteradas agora batem. Uma olhada manual em cinco linhas ainda vale a pena na primeira vez em que você confia em um método novo.

O que nenhuma ferramenta consegue consertar#

O método de mudança conserta o tempo. Não conserta uma contagem que estava errada quando você a fez, uma unidade que saiu do prédio sem registro, nem uma caixa que mudou de seção enquanto você andava. Cada uma delas pode deixar uma diferença depois de uma contagem cuidadosa, e o nosso guia sobre por que o estoque da Shopify não bate com a prateleira passa por cada uma.

Dois limites, ditos com clareza. Primeiro, recontar uma linha tarde pode anular a proteção. Digamos que a linha de base era 12 e você contou 10 às 10:00. Duas unidades são vendidas, então o ao vivo é 10. Às 15:00 você conta de novo, encontra 8 e digita 8. A ferramenta mede isso contra a linha de base das 10:00.

10 - 12 + 8 = 6

A prateleira tem 8, então a Shopify fica 2 abaixo. Os 8 que você digitou já contêm as duas vendas, e a fórmula as tira uma segunda vez. Se você precisa recontar uma linha depois de vendas, escreva uma nota na contagem e confira essa linha na Shopify depois.

Segundo, estoque em trânsito é invisível para uma contagem. Unidades em um caminhão não estão nem na sua seção nem na sua prateleira, então nada que você escaneie consegue contá-las.

Amanhã, escolha uma seção, conte-a do começo ao fim em uma sessão, aplique e abra cinco das linhas dela na Shopify. Assim você sabe como a sua própria loja se comporta.