Formula dell'accuratezza dell'inventario: quattro modi per valutare un conteggio

L'accuratezza dell'inventario è la quota dei tuoi record di scorta che corrispondevano allo scaffale, e non esiste una formula unica per misurarla. Un conteggio di 200 varianti vale 86%, 97,9%, 98,4% o 99,7%, a seconda del metodo. Usa la corrispondenza per riga per giudicare le tue abitudini e il valore ponderato per giudicare il denaro. Non fidarti mai di un rapporto tra i totali da solo.

Il conteggio che valuteremo#

Dopo un inventario hai due numeri per ogni riga: ciò che diceva Shopify e ciò che hai contato. Le formule qui sotto usano tutte lo stesso conteggio, così vedi quanto divergono.

Diciamo che hai contato 200 varianti. La scorta “contabile” è la quantità che i tuoi record dicono di avere, che qui è il numero di Shopify. Un ammanco è una riga in cui hai contato meno unità di quelle contabili. Un'eccedenza è una riga in cui ne hai contate di più.

Altri due fatti sul conteggio. Il totale contabile delle 200 righe è di 4.310 unità, per un valore di $58.900 al costo. Se valuti al costo ciascuna delle 28 righe sbagliate e le sommi come importi positivi, ottieni $1.240. Ciò che hai contato fisicamente è il totale contabile, meno gli ammanchi, più le eccedenze:

4.310 - 41 + 27 = 4.296 unità

Metodo 1: corrispondenza per riga#

Conta le righe che corrispondevano e dividi per le righe contate.

Corrispondenza per riga = righe corrispondenti / righe contate = 172 / 200 = 0,86 = 86%

È il punteggio più severo e il più facile da spiegare. Quattordici righe ogni 100 erano sbagliate. Risponde a una sola domanda: con che frequenza un record è giusto?

Non gli importa di quanto sbaglia. Una riga sbagliata di 1 unità e una sbagliata di 100 unità contano uguale. È anche dura con le righe piccole. Una riga con 2 unità a sistema e 1 sullo scaffale è un errore pieno, esattamente come una riga con 400 a sistema e 300 sullo scaffale.

Metodo 2: rapporto tra i totali, e perché inganna#

Somma tutte le unità contate, somma tutte le unità contabili e dividi.

Rapporto tra i totali = totale contato / totale contabile = 4.296 / 4.310 = 0,9967 = 99,7%

Sembra eccellente. Eppure 28 righe su 200 erano sbagliate. Le eccedenze annullano gli ammanchi, quindi la differenza netta è solo:

-41 + 27 = -14 unità

Quattordici unità sembrano poche rispetto a 4.310. Una versione piccola mostra il difetto più in fretta. La riga A ha 10 a sistema e 7 sullo scaffale. La riga B ha 5 a sistema e 8 sullo scaffale.

Totale contabile = 10 + 5 = 15
Totale contato = 7 + 8 = 15
Rapporto tra i totali = 15 / 15 = 100%
Corrispondenza per riga = 0 su 2 righe = 0%

Entrambe le righe sono sbagliate e il punteggio è perfetto.

Ecco come va nella pratica. Un team valuta il conteggio con il rapporto tra i totali, vede 99,7% e salta il riconteggio. Venti delle righe sbagliate sono ammanchi, il che significa che Shopify sta offrendo scorte che non sono sullo scaffale. Diventano ordini venduti in eccesso. Qualsiasi schermata che mostra solo una differenza netta ha lo stesso difetto, quindi controlla cosa somma la tua.

Metodi 3 e 4: contare ogni errore, in unità e in denaro#

La soluzione è trattare un'eccedenza e un ammanco come lo stesso tipo di errore. Somma entrambi come numeri positivi.

Unità sbagliate = 41 + 27 = 68
Tasso di errore = 68 / 4.310 = 0,0158 = 1,58%
Accuratezza per unità = 100% - 1,58% = 98,4%

Le unità trattano tutti gli articoli allo stesso modo, e i tuoi articoli non sono uguali. Il metodo 4 pesa ogni errore per quanto costa. Prendi i $1.240 dell'impostazione e dividili per il valore contabile.

Tasso di errore = 1.240 / 58.900 = 0,0211 = 2,11%
Accuratezza per valore = 100% - 2,11% = 97,9%

La differenza conta quando i prezzi differiscono. Diciamo che la riga A è un articolo da $0,50 con 30 unità di scarto, e la riga B è un articolo da $300 con 1 unità di scarto.

Riga A: 30 x 0,50 = $15
Riga B: 1 x 300 = $300
300 / 15 = 20

In unità, A sembra 30 volte peggio. In denaro, B è 20 volte peggio. Il valore ti dice quale errore inseguire per primo.

Un conteggio, quattro risposte#

Il conteggio non è cambiato. È cambiata solo la domanda. Un punteggio senza il nome del suo metodo non ti dice nulla, quindi scrivi il nome accanto al numero ogni volta.

Quale formula usare#

Per le tue abitudini, usa la corrispondenza per riga. È l'unico punteggio che scende quando una sola riga è sbagliata, quindi mostra se funzionano la tua ricezione, i resi e la routine delle rettifiche. Quando correggi il modo di registrare le consegne, è questo il numero che deve salire.

Per quanto costano gli errori, usa il valore ponderato. Risponde alla domanda che un titolare si pone davvero di martedì: quanto denaro c'è nei libri che non è sullo scaffale?

L'accuratezza per unità sta nel mezzo. Se tutti gli articoli costano più o meno uguale, basta, e puoi saltare il valore.

Il rapporto tra i totali ha un solo uso. Se esce basso, è sparito qualcosa di grosso, come un intero bancale. Non usarlo mai per dichiarare buono un conteggio.

Una condizione lo ribalta. Se la maggior parte delle tue righe contiene da 1 a 3 unità, la corrispondenza per riga oscilla su una sola unità e sembrerà peggiore di quanto meriti il magazzino. Appoggiati lì a unità o valore.

Che obiettivo fissare#

Non citiamo un valore di riferimento. Non abbiamo una fonte neutrale su cosa dovrebbe raggiungere un negozio Shopify della tua dimensione, e un numero preso a prestito altrove potrebbe non adattarsi ai tuoi scaffali.

Usa invece la tua storia. Considera il primo punteggio come base. Poi scrivi un obiettivo che nomini il metodo e l'ambito. Diciamo che il tuo primo punteggio è 86% di corrispondenza per riga sul retrobottega. Un obiettivo di 92% di corrispondenza per riga sullo stesso retrobottega al prossimo conteggio è qualcosa che puoi verificare. “Essere più precisi” no.

Conta lo stesso ambito ogni volta. La nostra guida ai calendari di inventario ciclico mostra come dividere un catalogo perché ogni porzione torni a una data fissa, e la nostra guida all'inventario copre il conteggio in sé.

Due trappole che simulano un buon punteggio#

Un ambito diverso ogni volta. Conta lo scaffale ordinato vicino alla porta e il tuo punteggio sale. Conta le righe di cui già sospetti e scende. Nessuno dei due dice nulla sulle tue abitudini. Confronta cose confrontabili.

Un numero contabile vecchio. Diciamo che un conteggio inizia alle 9:00 e Shopify mostra 12 per una riga. Alle 10:00 si vendono due unità e Shopify mostra 10. Alle 11:00 conti la riga e trovi 10.

Rispetto al numero delle 9:00: 10 - 12 = -2, un falso ammanco
Rispetto al numero delle 11:00: 10 - 10 = 0, una corrispondenza

Confronta ogni riga con ciò che diceva Shopify quando hai contato quella riga. Il nostro articolo su contare mentre il negozio continua a vendere lo tratta per intero.

Da dove vengono i numeri in un conteggio Shopify#

Da un conteggio finito ti servono quattro cose: righe contate, righe sbagliate, unità in ammanco e in eccedenza, e il valore della differenza. Prendile dal conteggio stesso, non dalla memoria. Verifica che il tuo strumento dia la differenza di ogni riga e non solo un totale netto.

In un foglio di calcolo, due formule coprono quasi tutto. Metti la colonna Differenza in D2 fino a D201:

Unità in ammanco:  =SUMIF(D2:D201, "<0")
Unità in eccedenza: =SUMIF(D2:D201, ">0")

La prima è negativa, quindi togli il segno meno quando sommi le due. Un limite vale per ogni punteggio qui: un punteggio descrive le righe che hai contato, non tutto il negozio. Se hai contato metà del catalogo, hai valutato metà del catalogo.

Valuta il tuo ultimo conteggio in tutti e quattro i modi. Se i quattro numeri sono vicini, i tuoi errori sono piccoli e distribuiti in modo uniforme. Se la corrispondenza per riga è molto sotto gli altri tre, hai molti errori piccoli, e la nostra pagina su perché Shopify non corrisponde allo scaffale è il posto da cui iniziare a cercarli.

Domande frequenti#

Come si calcola l'accuratezza dell'inventario?

Scegli un metodo e scrivilo. Il più severo è la corrispondenza per riga: le righe che corrispondevano alla quantità contabile divise per le righe contate. Se 172 righe su 200 corrispondevano, l'accuratezza è 172 / 200 = 86%. I metodi basati su unità o denaro danno punteggi più alti per lo stesso conteggio, quindi non confrontare mai il punteggio di un metodo con quello di un altro.

Qual è una buona percentuale di accuratezza dell'inventario?

Non citiamo un valore di riferimento, perché non abbiamo una fonte neutrale su cosa dovrebbe raggiungere un negozio come il tuo. Fissa il tuo obiettivo da due conteggi degli stessi scaffali. Scrivilo con il metodo, per esempio 92% di corrispondenza per riga sul retrobottega.

Perché l'accuratezza dell'inventario può mostrare 100 per cento quando ci sono SKU sbagliati?

Un rapporto tra i totali lascia che le eccedenze annullino gli ammanchi. Due righe possono essere ciascuna sbagliata di 3 unità, una in più e una in meno, e il totale generale corrisponde comunque. Valuta a livello di riga, o somma ogni differenza come numero positivo, per vedere gli errori.

Devo misurare l'accuratezza dell'inventario per SKU o per valore?

Misura entrambi, per motivi diversi. Per SKU (corrispondenza per riga) mostra se funzionano le tue abitudini di ricezione, resi e rettifiche. Per valore mostra quanto denaro rappresentano gli errori. Un articolo economico con 30 unità di scarto e uno costoso con 1 unità di scarto sembrano molto diversi in ciascuno.