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La exactitud del inventario es la proporción de sus registros de stock que coincidieron con el estante, y no existe una única fórmula para ella. Un recuento de 200 variantes puntúa 86 %, 97,9 %, 98,4 % o 99,7 %, según el método. Use la coincidencia por línea para juzgar sus hábitos y el valor ponderado para juzgar el dinero. No se fíe nunca de una razón de totales por sí sola.
El recuento que vamos a puntuar#
Después de un recuento tiene dos números para cada línea: lo que decía Shopify y lo que contó. Las fórmulas de abajo usan todas un mismo recuento, para que vea cuánto discrepan.
Digamos que contó 200 variantes. El stock “en libros” es la cantidad que dicen sus registros, que aquí es la cifra de Shopify. Un faltante es una línea donde contó menos unidades que en libros. Un sobrante es una línea donde contó más.
| Resultado | Líneas | Unidades |
|---|---|---|
| Coinciden exactamente | 172 | 0 |
| Faltantes | 20 | 41 |
| Sobrantes | 8 | 27 |
Dos datos más sobre el recuento. El total en libros de las 200 líneas es de 4.310 unidades, por un valor de $58.900 al costo. Si valora cada una de las 28 líneas erróneas al costo y las suma como cantidades positivas, obtiene $1.240. Lo que contó físicamente es el total en libros, menos los faltantes, más los sobrantes:
4.310 - 41 + 27 = 4.296 unidadesMétodo 1: coincidencia por línea#
Cuente las líneas que coincidieron y divida entre las líneas que contó.
Coincidencia por línea = líneas coincidentes / líneas contadas = 172 / 200 = 0,86 = 86 %Es la puntuación más estricta y la más fácil de explicar. Catorce líneas de cada 100 estaban mal. Responde a una pregunta: ¿con qué frecuencia es correcto un registro?
No le importa cuánto se equivoca. Una línea desviada 1 unidad y una desviada 100 unidades cuentan igual. Además es dura con las líneas pequeñas. Una línea con 2 unidades en libros y 1 en el estante es un fallo completo, igual que una línea con 400 en libros y 300 en el estante.
Método 2: razón de totales, y por qué engaña#
Sume todas las unidades contadas, sume todas las unidades en libros y divida.
Razón de totales = total contado / total en libros = 4.296 / 4.310 = 0,9967 = 99,7 %Eso parece excelente. Sin embargo, 28 de 200 líneas estaban mal. Los sobrantes cancelan los faltantes, así que la diferencia neta es solo:
-41 + 27 = -14 unidadesCatorce unidades parecen pocas frente a 4.310. Una versión pequeña muestra el defecto más rápido. La línea A tiene 10 en libros y 7 en el estante. La línea B tiene 5 en libros y 8 en el estante.
Total en libros = 10 + 5 = 15
Total contado = 7 + 8 = 15
Razón de totales = 15 / 15 = 100 %
Coincidencia por línea = 0 de 2 líneas = 0 %Las dos líneas están mal y la puntuación es perfecta.
Así sucede en la práctica. Un equipo puntúa su recuento por razón de totales, ve 99,7 % y se salta el reconteo. Veinte de las líneas erróneas son faltantes, lo que significa que Shopify ofrece stock que no está en el estante. Eso se convierte en pedidos vendidos de más. Cualquier pantalla que solo muestre una diferencia neta tiene el mismo defecto, así que compruebe qué suma la suya.
Métodos 3 y 4: contar cada error, en unidades y en dinero#
La solución es tratar un sobrante y un faltante como el mismo tipo de error. Sume ambos como números positivos.
Unidades erróneas = 41 + 27 = 68
Tasa de error = 68 / 4.310 = 0,0158 = 1,58 %
Exactitud por unidades = 100 % - 1,58 % = 98,4 %Las unidades tratan todos los artículos por igual, y sus artículos no son iguales. El método 4 pondera cada error por lo que cuesta. Tome los $1.240 del planteamiento y divídalos entre el valor en libros.
Tasa de error = 1.240 / 58.900 = 0,0211 = 2,11 %
Exactitud por valor = 100 % - 2,11 % = 97,9 %La diferencia importa cuando los precios difieren. Digamos que la línea A es un artículo de $0,50 con 30 unidades de desvío y la línea B es un artículo de $300 con 1 unidad de desvío.
Línea A: 30 x 0,50 = $15
Línea B: 1 x 300 = $300
300 / 15 = 20En unidades, A parece 30 veces peor. En dinero, B es 20 veces peor. El valor le dice qué error perseguir primero.
Un recuento, cuatro respuestas#
| Método | Cálculo | Puntuación | Responde |
|---|---|---|---|
| Coincidencia por línea | 172 / 200 | 86.0% | ¿Con qué frecuencia es correcta una línea? |
| Razón de totales | 4,296 / 4,310 | 99.7% | ¿Está cerca el total general? |
| Exactitud por unidades | 100% - 68 / 4,310 | 98.4% | ¿Cuántas unidades están mal? |
| Exactitud por valor | 100% - 1,240 / 58,900 | 97.9% | ¿Cuánto dinero está mal? |
El recuento no cambió. Solo cambió la pregunta. Una puntuación sin el nombre de su método no le dice nada, así que escriba el nombre junto al número cada vez.
Qué fórmula usar#
Para sus propios hábitos, use la coincidencia por línea. Es la única puntuación que baja cuando una sola línea está mal, así que muestra si funcionan su recepción, sus devoluciones y su rutina de ajustes. Cuando arregle la forma de registrar las entregas, este es el número que debería subir.
Para lo que cuestan los fallos, use el valor ponderado. Responde a la pregunta que de verdad se hace el dueño de una tienda un martes: ¿cuánto dinero hay en libros que no está en el estante?
La exactitud por unidades queda entre ambas. Si todos los artículos cuestan más o menos lo mismo, basta con ella y puede prescindir del valor.
La razón de totales tiene un solo uso. Si sale baja, algo grande desapareció, como un palé entero. No la use nunca para declarar bueno un recuento.
Una condición lo invierte. Si la mayoría de sus líneas tienen de 1 a 3 unidades, la coincidencia por línea oscila con una sola unidad y se verá peor de lo que merece el stock. Apóyese ahí en unidades o valor.
Qué objetivo fijar#
No citamos un valor de referencia. No tenemos una fuente neutral sobre lo que debería alcanzar una tienda Shopify de su tamaño, y una cifra prestada de otro sitio puede no encajar con sus estantes.
Use en su lugar su propio historial. Trate su primera puntuación como la línea base. Después escriba un objetivo que nombre el método y el alcance. Digamos que su primera puntuación es 86 % de coincidencia por línea en la trastienda. Un objetivo de 92 % de coincidencia por línea en la misma trastienda en el próximo recuento es algo que puede comprobar. “Ser más exacto” no.
Cuente el mismo alcance cada vez. Nuestra guía de calendarios de recuento cíclico muestra cómo dividir un catálogo para que cada porción vuelva en una fecha fija, y nuestra guía de recuento cubre el recuento en sí.
Dos trampas que fingen una buena puntuación#
Un alcance distinto cada vez. Cuente el estante ordenado junto a la puerta y su puntuación sube. Cuente las líneas de las que ya sospecha y baja. Ninguna dice nada de sus hábitos. Compare lo comparable.
Una cifra en libros desactualizada. Digamos que un recuento empieza a las 9:00 y Shopify muestra 12 para una línea. A las 10:00 se venden dos unidades y Shopify muestra 10. A las 11:00 cuenta la línea y encuentra 10.
Contra la cifra de las 9:00: 10 - 12 = -2, un falso faltante
Contra la cifra de las 11:00: 10 - 10 = 0, una coincidenciaCompare cada línea con lo que decía Shopify cuando contó esa línea. Nuestro artículo sobre contar mientras la tienda sigue vendiendo lo cubre por completo.
De dónde salen las cifras en un recuento de Shopify#
De un recuento terminado necesita cuatro cosas: líneas contadas, líneas erróneas, unidades faltantes y sobrantes, y el valor de la diferencia. Sáquelas del propio recuento, no de la memoria. Compruebe que su herramienta da la diferencia de cada línea y no solo un total neto.
En una hoja de cálculo, dos fórmulas cubren casi todo. Ponga la columna Diferencia en D2 a D201:
Unidades faltantes: =SUMIF(D2:D201, "<0")
Unidades sobrantes: =SUMIF(D2:D201, ">0")La primera es negativa, así que quite el signo menos cuando sume las dos. Un límite se aplica a toda puntuación de aquí: una puntuación describe las líneas que contó, no toda la tienda. Si contó la mitad del catálogo, puntuó la mitad del catálogo.
Puntúe su último recuento de las cuatro maneras. Si los cuatro números quedan cerca, sus errores son pequeños y están repartidos por igual. Si la coincidencia por línea queda muy por debajo de las otras tres, tiene muchos fallos pequeños, y nuestra página sobre por qué Shopify no coincide con el estante es el lugar para empezar a buscarlos.
Preguntas frecuentes#
¿Cómo se calcula la exactitud del inventario?
Elija un método y anótelo. El más estricto es la coincidencia por línea: líneas que coincidieron con la cantidad en libros divididas entre líneas contadas. Si 172 de 200 líneas coincidieron, la exactitud es 172 / 200 = 86 %. Los métodos basados en unidades o dinero dan puntuaciones más altas para el mismo recuento, así que nunca compare la puntuación de un método con la de otro.
¿Cuál es un buen porcentaje de exactitud del inventario?
No citamos un valor de referencia, porque no tenemos una fuente neutral sobre lo que debería alcanzar una tienda como la suya. Fije su propio objetivo a partir de dos recuentos de los mismos estantes. Escríbalo con el método, por ejemplo 92 % de coincidencia por línea en la trastienda.
¿Por qué la exactitud del inventario puede mostrar 100 por ciento cuando hay SKU erróneos?
Una razón de totales deja que los sobrantes cancelen los faltantes. Dos líneas pueden estar desviadas 3 unidades cada una, una de más y otra de menos, y el total general sigue coincidiendo. Puntúe a nivel de línea, o sume cada diferencia como número positivo, para ver los errores.
¿Debo medir la exactitud del inventario por SKU o por valor?
Mida ambas, por motivos distintos. Por SKU (coincidencia por línea) muestra si funcionan sus hábitos de recepción, devoluciones y ajustes. Por valor muestra cuánto dinero representan los fallos. Un artículo barato desviado 30 unidades y uno caro desviado 1 unidad se ven muy distintos en cada una.
