Fórmula de acurácia de estoque: quatro formas de pontuar uma contagem

A acurácia de estoque é a parcela dos seus registros de estoque que batia com a prateleira, e não existe uma fórmula única para ela. Uma contagem de 200 variantes pontua 86%, 97,9%, 98,4% ou 99,7%, dependendo do método. Use o acerto por linha para julgar seus hábitos e o valor ponderado para julgar o dinheiro. Nunca confie sozinha em uma razão dos totais.

A contagem que vamos pontuar#

Depois de uma contagem, você tem dois números para cada linha: o que a Shopify dizia e o que você contou. As fórmulas abaixo usam todas uma mesma contagem, para você ver o quanto elas divergem.

Digamos que você contou 200 variantes. O estoque “contábil” é a quantidade que os seus registros dizem ter, que aqui é o número da Shopify. Uma falta é uma linha em que você contou menos unidades do que o contábil. Uma sobra é uma linha em que contou mais.

Mais dois fatos sobre a contagem. O total contábil das 200 linhas é de 4.310 unidades, no valor de $58.900 ao custo. Se você valorar cada uma das 28 linhas erradas ao custo e somá-las como valores positivos, obtém $1.240. O que você contou fisicamente é o total contábil, menos as faltas, mais as sobras:

4.310 - 41 + 27 = 4.296 unidades

Método 1: acerto por linha#

Conte as linhas que bateram e divida pelas linhas que você contou.

Acerto por linha = linhas que bateram / linhas contadas = 172 / 200 = 0,86 = 86%

É a pontuação mais rígida e a mais fácil de explicar. Catorze linhas em cada 100 estavam erradas. Ela responde a uma pergunta: com que frequência um registro está certo?

Ela não liga para o tamanho do erro. Uma linha errada por 1 unidade e uma errada por 100 unidades contam igual. Também é dura com linhas pequenas. Uma linha com 2 unidades no contábil e 1 na prateleira é um erro completo, exatamente como uma linha com 400 no contábil e 300 na prateleira.

Método 2: razão dos totais, e por que ela engana#

Some todas as unidades contadas, some todas as unidades do contábil e divida.

Razão dos totais = total contado / total contábil = 4.296 / 4.310 = 0,9967 = 99,7%

Isso parece excelente. No entanto, 28 de 200 linhas estavam erradas. As sobras cancelam as faltas, então a diferença líquida é só:

-41 + 27 = -14 unidades

Catorze unidades parecem pouco diante de 4.310. Uma versão pequena mostra a falha mais rápido. A linha A tem 10 no contábil e 7 na prateleira. A linha B tem 5 no contábil e 8 na prateleira.

Total contábil = 10 + 5 = 15
Total contado = 7 + 8 = 15
Razão dos totais = 15 / 15 = 100%
Acerto por linha = 0 de 2 linhas = 0%

As duas linhas estão erradas e a pontuação é perfeita.

Veja como isso acontece na prática. Uma equipe pontua a contagem pela razão dos totais, vê 99,7% e pula a recontagem. Vinte das linhas erradas são faltas, o que significa que a Shopify está oferecendo estoque que não está na prateleira. Isso vira pedidos vendidos a mais. Qualquer tela que mostre só uma diferença líquida tem a mesma falha, então confira o que a sua soma.

Métodos 3 e 4: contar cada erro, em unidades e em dinheiro#

A solução é tratar uma sobra e uma falta como o mesmo tipo de erro. Some as duas como números positivos.

Unidades erradas = 41 + 27 = 68
Taxa de erro = 68 / 4.310 = 0,0158 = 1,58%
Acurácia por unidades = 100% - 1,58% = 98,4%

As unidades tratam todos os itens do mesmo jeito, e os seus itens não são iguais. O método 4 pondera cada erro pelo que ele custa. Pegue os $1.240 do ponto de partida e divida pelo valor contábil.

Taxa de erro = 1.240 / 58.900 = 0,0211 = 2,11%
Acurácia por valor = 100% - 2,11% = 97,9%

A diferença importa quando os preços diferem. Digamos que a linha A é um item de $0,50 com 30 unidades de diferença, e a linha B é um item de $300 com 1 unidade de diferença.

Linha A: 30 x 0,50 = $15
Linha B: 1 x 300 = $300
300 / 15 = 20

Em unidades, A parece 30 vezes pior. Em dinheiro, B é 20 vezes pior. O valor diz qual erro perseguir primeiro.

Uma contagem, quatro respostas#

A contagem não mudou. Só mudou a pergunta. Uma pontuação sem o nome do método não diz nada, então escreva o nome ao lado do número todas as vezes.

Qual fórmula usar#

Para os seus próprios hábitos, use o acerto por linha. É a única pontuação que cai quando uma única linha está errada, então mostra se o seu recebimento, as devoluções e a rotina de ajustes funcionam. Quando você corrigir a forma de registrar as entregas, é este o número que deve subir.

Para o que os erros custam, use o valor ponderado. Ele responde à pergunta que o dono de uma loja realmente faz numa terça-feira: quanto dinheiro está nos livros e não está na prateleira?

A acurácia por unidades fica entre as duas. Se todos os itens custam mais ou menos o mesmo, ela basta, e você pode dispensar o valor.

A razão dos totais tem um único uso. Se der baixa, algo grande sumiu, como um palete inteiro. Nunca a use para declarar boa uma contagem.

Uma condição inverte isso. Se a maioria das suas linhas tem de 1 a 3 unidades, o acerto por linha oscila com uma única unidade e vai parecer pior do que o estoque merece. Apoie-se aí em unidades ou valor.

Que meta definir#

Não citamos um valor de referência. Não temos uma fonte neutra sobre o que uma loja Shopify do seu tamanho deveria alcançar, e um número emprestado de outro lugar pode não servir às suas prateleiras.

Use o seu próprio histórico. Trate a primeira pontuação como a linha de base. Depois escreva uma meta que nomeie o método e o escopo. Digamos que a primeira pontuação seja 86% de acerto por linha no estoque dos fundos. Uma meta de 92% de acerto por linha no mesmo estoque na próxima contagem é algo que você pode conferir. “Ser mais preciso” não é.

Conte o mesmo escopo todas as vezes. Nosso guia de cronogramas de contagem cíclica mostra como dividir um catálogo para que cada fatia volte em uma data fixa, e o nosso guia de contagem de estoque cobre a contagem em si.

Duas armadilhas que fingem uma boa pontuação#

Um escopo diferente a cada vez. Conte a prateleira arrumada perto da porta e a sua pontuação sobe. Conte as linhas de que você já desconfia e ela cai. Nenhuma das duas diz nada sobre os seus hábitos. Compare coisas comparáveis.

Um número contábil desatualizado. Digamos que uma contagem começa às 9:00 e a Shopify mostra 12 para uma linha. Às 10:00 duas unidades são vendidas e a Shopify mostra 10. Às 11:00 você conta a linha e encontra 10.

Contra o número das 9:00: 10 - 12 = -2, uma falta falsa
Contra o número das 11:00: 10 - 10 = 0, um acerto

Compare cada linha com o que a Shopify dizia quando você contou aquela linha. Nosso artigo sobre contar enquanto a loja continua vendendo cobre isso por completo.

De onde vêm os números em uma contagem da Shopify#

De uma contagem concluída você precisa de quatro coisas: linhas contadas, linhas erradas, unidades em falta e em sobra, e o valor da diferença. Tire-as da própria contagem, não da memória. Confira se a sua ferramenta dá a diferença de cada linha e não só um total líquido.

Em uma planilha, duas fórmulas cobrem quase tudo. Coloque a coluna Diferença em D2 a D201:

Unidades em falta:  =SUMIF(D2:D201, "<0")
Unidades em sobra:  =SUMIF(D2:D201, ">0")

A primeira é negativa, então tire o sinal de menos quando somar as duas. Um limite vale para toda pontuação aqui: uma pontuação descreve as linhas que você contou, não a loja toda. Se você contou metade do catálogo, pontuou metade do catálogo.

Pontue a sua última contagem das quatro formas. Se os quatro números ficarem próximos, os seus erros são pequenos e bem distribuídos. Se o acerto por linha ficar muito abaixo dos outros três, você tem muitos erros pequenos, e a nossa página sobre por que a Shopify não bate com a prateleira é o lugar para começar a procurá-los.

Perguntas frequentes#

Como calcular a acurácia de estoque?

Escolha um método e anote. O mais rígido é o acerto por linha: linhas que bateram com a quantidade contábil divididas pelas linhas contadas. Se 172 de 200 linhas bateram, a acurácia é 172 / 200 = 86%. Métodos baseados em unidades ou dinheiro dão pontuações mais altas para a mesma contagem, então nunca compare a pontuação de um método com a de outro.

Qual é um bom percentual de acurácia de estoque?

Não citamos um valor de referência, porque não temos uma fonte neutra sobre o que uma loja como a sua deveria alcançar. Defina a sua própria meta a partir de duas contagens das mesmas prateleiras. Escreva com o método, por exemplo 92% de acerto por linha no estoque dos fundos.

Por que a acurácia de estoque pode mostrar 100 por cento quando há SKUs errados?

Uma razão dos totais deixa as sobras cancelarem as faltas. Duas linhas podem estar erradas por 3 unidades cada, uma a mais e outra a menos, e o total geral ainda bate. Pontue no nível da linha, ou some cada diferença como número positivo, para ver os erros.

Devo medir a acurácia de estoque por SKU ou por valor?

Meça as duas, por motivos diferentes. Por SKU (acerto por linha) mostra se os seus hábitos de recebimento, devoluções e ajustes funcionam. Por valor mostra quanto dinheiro os erros representam. Um item barato com 30 unidades de diferença e um item caro com 1 unidade de diferença parecem muito diferentes em cada uma.